合同文件審核及標準化管理工具模板引言合同文件是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務、防范法律風險的重要載體。為規(guī)范合同審核流程、提升審核效率、保證合同條款合規(guī)性與標準化程度，特制定本工具模板。本模板整合了合同接收、審核、修訂、歸檔等全流程管理工具，適用于企業(yè)法務、行政、業(yè)務部門及相關(guān)管理人員，助力實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化與風險可控化。一、適用場景與需求背景（一）日常合同審核場景企業(yè)業(yè)務部門在簽訂采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同等時，需通過標準化審核流程保證條款合法、權(quán)責清晰，避免因條款漏洞導致的經(jīng)濟損失或法律糾紛。（二）批量合同管理場景針對同一類型的多份合同（如年度框架協(xié)議下的多個訂單合同），需通過統(tǒng)一模板與審核要點，實現(xiàn)批量審核的效率提升與標準統(tǒng)一，減少重復勞動。（三）合同風險防控場景法務部門需對合同中的核心條款（如付款條件、違約責任、爭議解決等）進行重點審核，識別潛在風險點（如管轄約定不明、責任不對等），并提出風險防控建議。（四）合同歸檔與追溯場景為滿足審計、查詢或歷史數(shù)據(jù)復盤需求，需對已生效合同進行標準化歸檔，保證電子與紙質(zhì)檔案的完整性、可追溯性，避免檔案丟失或混亂。二、標準化操作流程詳解（一）合同接收與初步登記責任人：合同管理員（或行政助理）操作步驟：接收合同文件：通過郵件、OA系統(tǒng)或線下提交方式接收合同原件及電子版，核對合同類型（如采購、銷售、服務等）及完整性（是否包含雙方簽字蓋章頁、附件等）。錄入基本信息：在《合同基本信息表》中填寫合同編號（規(guī)則：年份+部門簡稱+合同類型序號，如“2024-采-001”）、合同名稱、甲方/乙方名稱、簽訂日期、合同金額、履行期限等核心信息，保證與合同原件一致。分配流轉(zhuǎn)編號：為合同分配唯一內(nèi)部流轉(zhuǎn)編號，便于后續(xù)審核流程跟蹤。輸出成果：編號后的合同文件、《合同基本信息表》（電子版）。（二）形式審核與完整性檢查責任人：合同管理員*操作步驟：檢查合同要素：對照《合同形式審核清單》，逐項審核合同是否包含必備要素：雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）、合同標的描述、價款及支付方式、履行期限與地點、違約責任、爭議解決方式、簽字蓋章頁（需法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章）。核對附件完整性：檢查合同中提及的附件（如技術(shù)協(xié)議、驗收標準、對方資質(zhì)證明等）是否齊全，附件內(nèi)容是否與主合同一致。標記缺失項：對缺失要素或附件的合同，在《合同形式審核清單》中標注“不合格”，并反饋至業(yè)務經(jīng)辦人*補充；要素齊全則標注“合格”，進入下一環(huán)節(jié)。輸出成果：《合同形式審核清單》（審核結(jié)果及處理意見）。（三）專業(yè)條款審核責任人：法務專員（或業(yè)務部門負責人，根據(jù)合同類型確定）操作步驟：核心條款審核：針對合同專業(yè)條款，對照《合同專業(yè)審核意見表》逐項審核：標的條款：標的物描述是否清晰、準確，是否存在歧義；價款支付條款：支付金額、時間、方式是否明確，是否與公司財務制度匹配；履行條款：履行期限、地點、方式是否可執(zhí)行，是否存在履約障礙；風險條款：違約責任是否對等、合理，不可抗力條款是否覆蓋主要風險，爭議解決方式是否符合公司偏好（如優(yōu)先約定公司所在地法院管轄）。標記風險點：對存在風險的條款（如“乙方違約需承擔無限賠償責任”“爭議由對方所在地法院管轄”），在審核表中標注“風險”，并提出具體修改建議（如“建議修改為‘乙方違約賠償不超過合同總金額的20%’”“建議改為‘由甲方所在地法院管轄’”）。出具審核意見：完成審核后，在《合同專業(yè)審核意見表》中填寫“通過”“修改后通過”或“不通過”，并簽字確認。輸出成果：《合同專業(yè)審核意見表》（含審核意見及修改建議）。（四）修訂反饋與確認責任人：業(yè)務經(jīng)辦人、法務專員操作步驟：接收審核意見：業(yè)務經(jīng)辦人收到《合同專業(yè)審核意見表》后，針對“修改后通過”的條款，與法務專員溝通修改方案，保證修改內(nèi)容符合業(yè)務需求且風險可控。修訂合同文件：根據(jù)審核意見修訂合同，使用修訂模式標注修改內(nèi)容（如紅色字體下劃線），并保留修訂前版本對比。確認修訂結(jié)果：法務專員*對修訂后的合同進行復核，確認風險點已消除或有效控制后，在《合同修訂記錄表》中簽字確認；若未通過，需重新修訂直至達標。輸出成果：修訂版合同文件、《合同修訂記錄表》（含修訂內(nèi)容、修訂人、確認人信息）。（五）標準化歸檔管理責任人：檔案管理員*操作步驟：最終文件確認：接收經(jīng)業(yè)務部門與法務確認的最終版合同，核對簽字蓋章頁是否完整（公章清晰、簽字可辨認）。電子與紙質(zhì)歸檔：電子歸檔：將最終版合同掃描為PDF（含簽字蓋章頁），至公司合同管理系統(tǒng)，按“年份-合同類型-編號”分類存儲，并關(guān)聯(lián)《合同基本信息表》；紙質(zhì)歸檔：將合同原件按編號順序裝入檔案袋，標注合同名稱、編號、歸檔日期，存放至指定檔案柜。登記歸檔信息：在《合同歸檔登記表》中填寫歸檔編號、存放位置（電子路徑/檔案柜編號）、保管期限（根據(jù)合同類型確定，如采購合同一般為5年）、檔案密級（如公開/內(nèi)部/秘密）等信息。輸出成果：完整合同檔案（電子+紙質(zhì)）、《合同歸檔登記表》。（六）后續(xù)跟蹤與更新責任人：法務專員、業(yè)務部門負責人操作步驟：履行跟蹤：業(yè)務部門負責人*跟蹤合同履行情況（如交付進度、付款節(jié)點），在《合同履行跟蹤表》中記錄履行結(jié)果（如“已按期交付”“存在逾期交付，已發(fā)催告函”）。到期提醒：合同到期前30天，法務專員*通過OA系統(tǒng)向業(yè)務部門發(fā)送續(xù)簽或終止提醒，避免合同逾期未處理。標準更新：根據(jù)法律法規(guī)變化（如《民法典》相關(guān)司法解釋更新）或業(yè)務需求，每半年組織更新《合同審核要點清單》及標準合同模板，保證審核標準與時俱進。輸出成果：《合同履行跟蹤表》、《合同審核要點清單》更新版本。三、核心工具表格模板（一）《合同基本信息表》合同編號合同名稱甲方名稱乙方名稱合同類型（采購/銷售/服務等）簽訂日期合同金額（元）幣種履行期限項目負責人接收日期接收人備注2024-采-001辦公設備采購合同科技有限公司辦公設備有限公司采購2024-03-1550,000人民幣2024-04-01至2024-06-30*2024-03-16*含打印機5臺、電腦10臺（二）《合同形式審核清單》審核項目審核結(jié)果（合格/不合格）問題描述處理意見審核人審核日期雙方主體信息合格甲方名稱與營業(yè)執(zhí)照一致無*2024-03-16價款支付條款不合格未明確支付賬號補充乙方銀行賬號信息*2024-03-16簽字蓋章頁合格甲方公章清晰，乙方授權(quán)代表簽字無*2024-03-16（三）《合同專業(yè)審核意見表》審核條款審核意見（通過/修改后通過/不通過）修改建議審核人審核日期復核人違約責任條款修改后通過原條款“乙方逾期交貨，每日按合同總額1%支付違約金”過高，建議修改為“0.5%”*（法務）2024-03-18趙六*（法務負責人）爭議解決條款通過約定由甲方所在地法院管轄，符合公司偏好*（法務）2024-03-18趙六*（法務負責人）（四）《合同修訂記錄表》修訂版本號修訂日期修訂內(nèi)容（具體條款修改）修訂人確認人修訂原因備注V1.12024-03-19第四條“支付方式”補充“乙方賬號：銀行支行，賬號X”*（業(yè)務）*（法務）審核意見要求補充支付賬號修訂前版本：V1.0（五）《合同歸檔登記表》合同編號歸檔日期歸檔類型（電子/紙質(zhì)）存放位置（電子路徑/檔案柜編號）檔案密級保管期限借閱記錄（借閱人、日期、歸還日期）備注2024-采-0012024-03-20電子+紙質(zhì)電子：OA系統(tǒng)-2024-采購-001；紙質(zhì)：檔案柜-A-03-15內(nèi)部5年無含附件2份四、關(guān)鍵使用注意事項與風險提示（一）信息準確性保障合同接收時需嚴格核對雙方名稱、金額、日期等關(guān)鍵信息，保證與營業(yè)執(zhí)照、協(xié)議原件一致，避免因“一字之差”導致主體錯誤或金額爭議（如“科技有限公司”與“科技發(fā)展有限公司”為不同主體）。（二）審核標準統(tǒng)一化嚴格按照公司《合同管理辦法》及行業(yè)法規(guī)審核，不同類型合同采用差異化審核要點（如勞動合同側(cè)重勞動報酬、解約條件，采購合同側(cè)重質(zhì)量標準、驗收流程），避免“一刀切”導致遺漏風險。（三）保密與權(quán)限管理涉及商業(yè)秘密的合同（如技術(shù)秘密、客戶信息），需在合同管理系統(tǒng)設置加密權(quán)限，僅法務負責人、檔案管理員及業(yè)務負責人可查閱；紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，借閱需登記并限定借閱期限（不超過3個工作日）。（四）時間節(jié)點控制各環(huán)節(jié)審核時限需明確：形式審核不超過1個工作日，專業(yè)審核不超過2個工作日，修訂反饋不超過2個工作日，避免因流程拖延導致合同簽訂逾期（如錯過促銷節(jié)點或供應商報價有效期）。（五）版本管理規(guī)范合同修訂時必須保留歷史版本，標注最新版本號（如V1.0→V1.1→V2.0），避免使用“最終版”“最新版”等模糊表述，防止因版本混淆導致條款執(zhí)行爭議。（六）跨部門協(xié)作機制建立“業(yè)務部門發(fā)起-法務審核-行政歸檔”的閉環(huán)協(xié)作流程，明確各環(huán)節(jié)責任人及交接標準，避免責任推諉（如業(yè)務部門需對合同真實性負責，法務需對合規(guī)性負責）。（七）定期培訓與復盤每季度組織合同管理培訓，重點講解最新法規(guī)（如《數(shù)