2026年工藝品制造公司采購合同履約跟蹤管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司采購合同履約跟蹤管理工作，確保采購物資按合同約定及時、足額、保質(zhì)交付，防范供應商違約導致的生產(chǎn)斷供、成本增加、質(zhì)量風險等問題，保障公司生產(chǎn)運營秩序穩(wěn)定，結(jié)合工藝品制造行業(yè)采購特點（含特種材質(zhì)定制采購、易碎品配送、易燃易爆化學品合規(guī)交付、貴金屬溯源采購等場景），依據(jù)《中華人民共和國民法典》《政府采購法實施條例》《合同違法行為監(jiān)督處理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司采購管理制度，制定本制度。第二條本制度適用于本公司所有采購合同的履約跟蹤管理，覆蓋原材料、輔料、設備、辦公用品等各類采購合同，涉及特種材質(zhì)、易燃易爆化學品、易碎工藝基材、貴金屬原料等重點品類采購合同須執(zhí)行專項跟蹤標準，公司采購部、倉儲部、生產(chǎn)部、財務部、法務部開展采購合同履約相關(guān)工作均須遵守本制度。第三條采購合同履約跟蹤遵循“全程跟蹤、節(jié)點管控、提前預警、及時處置”的原則，確保從合同簽訂到物資驗收、款項支付全流程可監(jiān)控，關(guān)鍵履約節(jié)點無遺漏，潛在違約風險提前識別，違約事件快速處置，最大限度降低合同履約風險。第四條公司成立采購合同履約跟蹤管理小組，由分管采購工作的公司領(lǐng)導任組長，采購部負責人為副組長，倉儲部、生產(chǎn)部、財務部、法務部負責人為成員，統(tǒng)籌審批履約跟蹤方案、監(jiān)督跟蹤流程執(zhí)行、審核違約處置結(jié)果、調(diào)整跟蹤管理標準。采購部為采購合同履約跟蹤工作的歸口管理部門，具體負責合同履約跟蹤、供應商溝通、異常情況上報、履約檔案歸檔等日常工作。第二章管控范圍與核心原則第五條履約跟蹤管控范圍：（一）合同范圍：公司與供應商簽訂的所有書面采購合同（含框架協(xié)議、補充協(xié)議），包括原材料采購合同、設備采購合同、化學品采購合同、貴金屬采購合同等；（二）環(huán)節(jié)范圍：合同簽訂后的訂單下達、生產(chǎn)備貨、物流配送、到貨驗收、質(zhì)量核驗、發(fā)票開具、款項支付等全履約環(huán)節(jié)；（三）人員范圍：采購部合同跟蹤專員、供應商對接人員、倉儲部驗收人員、生產(chǎn)部物料使用人員、財務部付款審核人員、法務部違約處理人員等所有參與履約跟蹤的人員。第六條核心管控原則細化：（一）全流程覆蓋原則：從合同生效之日起至款項結(jié)清、質(zhì)保期滿止，對合同履約全周期進行跟蹤，不得遺漏備貨、物流、驗收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)；（二）差異化跟蹤原則：按采購物資重要程度分級跟蹤，核心生產(chǎn)用特種材質(zhì)、貴金屬等采購合同實行每日跟蹤，普通輔料采購合同實行每周跟蹤，非生產(chǎn)用辦公用品采購合同實行每月跟蹤；（三）風險預警原則：建立履約風險預警閾值，供應商備貨延遲超過24小時、物流信息停滯超過48小時、到貨驗收不合格率超過5%的，立即啟動風險預警并上報；（四）憑證留痕原則：履約跟蹤過程中的溝通記錄、物流單據(jù)、驗收報告、質(zhì)量檢測結(jié)果等均須留存書面或電子憑證，確保履約情況可追溯、可核查。第三章履約跟蹤范圍與內(nèi)容第七條履約跟蹤核心內(nèi)容：（一）備貨進度跟蹤：采購部在訂單下達后1個工作日內(nèi)與供應商確認備貨計劃，按合同約定的備貨周期，每日核實備貨進度，重點跟蹤特種材質(zhì)、定制化工藝基材的生產(chǎn)備貨情況，確認是否按計劃完成；（二）物流配送跟蹤：供應商發(fā)貨后，立即獲取物流單號及配送計劃，實時跟蹤物流軌跡，易碎品、化學品須確認配送車輛是否符合運輸規(guī)范，貴金屬須確認運輸安保措施是否到位，物流異常（如延遲、中轉(zhuǎn)停滯）須立即與供應商及物流公司溝通；（三）到貨驗收跟蹤：倉儲部在物資到貨后2小時內(nèi)完成數(shù)量驗收，特種材質(zhì)、化學品須同步完成質(zhì)量初檢，驗收結(jié)果即時反饋至采購部，驗收不合格的須注明問題類型及數(shù)量；（四）款項支付跟蹤：財務部根據(jù)合同約定的付款條件，核對驗收報告、質(zhì)量證明、合規(guī)發(fā)票等憑證，確認符合付款條件后按流程付款，付款后跟蹤供應商是否確認到賬，質(zhì)保金須在質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題后支付。第八條重點品類專項跟蹤要求：（一）易燃易爆化學品采購合同：額外跟蹤供應商是否具備合規(guī)運輸資質(zhì)、配送車輛是否有危險品運輸標識、到貨時是否附帶安全技術(shù)說明書及檢測報告；（二）易碎工藝基材（陶瓷、玻璃）采購合同：額外跟蹤供應商包裝防護措施是否符合約定、物流配送是否采用減震運輸方式、到貨破損率是否控制在合同約定范圍內(nèi)；（三）貴金屬采購合同：額外跟蹤供應商是否按約定提供材質(zhì)溯源證明、重量檢測報告，到貨后是否按雙人復核制度完成重量及純度核驗。第四章跟蹤流程管理第九條日常跟蹤流程：（一）建立履約跟蹤臺賬：采購部為每份采購合同建立專屬履約跟蹤臺賬，記錄合同編號、物資名稱、數(shù)量、履約節(jié)點、計劃完成時間、實際完成時間、跟蹤人、異常情況等信息；（二）定期溝通核實：跟蹤專員按差異化跟蹤要求與供應商溝通，每日/每周/每月記錄溝通結(jié)果，重大履約節(jié)點（如備貨完成、發(fā)貨、到貨）須形成書面溝通記錄并由雙方確認；（三）信息同步反饋：跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)的履約偏差（如備貨延遲、物流慢于計劃），須在1個工作日內(nèi)同步至生產(chǎn)部、倉儲部，便于相關(guān)部門調(diào)整工作計劃；（四）臺賬更新歸檔：履約完成后，跟蹤專員在3個工作日內(nèi)完善臺賬信息，將合同文本、溝通記錄、驗收報告、付款憑證等整理歸檔，保存期限不少于3年。第十條跟蹤工具與記錄要求：（一）跟蹤工具：采用公司統(tǒng)一的采購管理系統(tǒng)記錄履約信息，輔以企業(yè)微信、郵件等工具留存溝通記錄，禁止僅通過口頭溝通跟蹤履約情況；（二）記錄規(guī)范：所有跟蹤記錄須注明時間、對象、核心內(nèi)容、處理結(jié)果，異常情況須詳細描述問題、原因及臨時處置措施，記錄內(nèi)容須真實、準確，嚴禁虛假填報。第五章異常處置與違約處理第十一條履約異常識別與分級：（一）輕微異常：備貨進度比計劃延遲1天內(nèi)、物流中轉(zhuǎn)延遲不影響到貨時間、到貨數(shù)量偏差在±1%以內(nèi)且不影響生產(chǎn)的；（二）一般異常：備貨延遲2-3天、物流延遲導致到貨時間延后、到貨驗收不合格率5%-10%、發(fā)票開具不及時的；（三）嚴重異常：備貨延遲超過3天、物流中斷、到貨驗收不合格率超過10%、供應商明確表示無法按合同履約、貴金屬/化學品交付不符合安全合規(guī)要求的。第十二條異常處置流程：（一）輕微異常：由采購部跟蹤專員與供應商溝通，要求立即整改，跟蹤整改結(jié)果并記錄至臺賬；（二）一般異常：采購部負責人牽頭與供應商協(xié)商處置方案（如加急備貨、更換物流、補發(fā)合格物資），明確整改期限，同步上報管理小組；（三）嚴重異常：立即上報管理小組，由法務部介入，按合同約定的違約條款與供應商交涉，采取暫停付款、要求賠償、解除合同、更換供應商等措施，確保公司損失最小化。第十三條違約處理要求：（一）供應商違約的，采購部須在3個工作日內(nèi)收集違約證據(jù)（合同、溝通記錄、驗收報告等），法務部依據(jù)合同條款及相關(guān)法規(guī)提出處理意見；（二）要求供應商承擔違約金、賠償金的，須在違約事實確認后7個工作日內(nèi)發(fā)出書面通知，跟蹤款項追回進度；（三）因供應商違約導致生產(chǎn)中斷的，采購部須緊急啟動備用供應商采購流程，最大限度縮短斷供時間。第六章職責分工第十四條采購合同履約跟蹤管理小組：審批年度履約跟蹤方案；每季度抽查履約跟蹤臺賬及異常處置記錄；審核嚴重違約事件的處理結(jié)果；協(xié)調(diào)解決跨部門履約跟蹤問題。第十五條采購部：負責采購合同履約全流程跟蹤；建立并更新履約跟蹤臺賬；與供應商日常溝通及異常交涉；上報履約異常情況；配合法務部處理違約事件。第十六條倉儲部：負責物資到貨數(shù)量驗收及外觀初檢；即時反饋驗收異常情況；留存驗收憑證并提交至采購部。第十七條生產(chǎn)部：負責到貨物資的使用質(zhì)量核驗；反饋材質(zhì)不合格、規(guī)格不符等問題；配合采購部評估違約對生產(chǎn)的影響。第十八條財務部：負責審核付款憑證的合規(guī)性；按合同約定及履約情況支付款項；暫停違約供應商的款項支付；跟蹤違約金/賠償金到賬情況。第十九條法務部：負責審核違約處理的法律依據(jù)；起草違約交涉函件；處理合同糾紛及訴訟事宜；提供履約風險的法律建議。第七章監(jiān)督與違規(guī)處理第二十條日常監(jiān)督：管理小組每月抽查履約跟蹤臺賬的完整性、記錄的真實性，每季度對重點品類采購合同的履約跟蹤情況進行復盤，發(fā)現(xiàn)跟蹤不到位、記錄不真實等問題責令限期整改。第二十一條違規(guī)處理：（一）輕微違規(guī)：跟蹤記錄不完整、溝通不及時但未造成影響的，給予相關(guān)責任人警告、通報批評，責令限期補充完善記錄；（二）一般違規(guī)：未按要求跟蹤導致履約異常未及時發(fā)現(xiàn)、虛假填報跟蹤記錄、異常處置拖延超過24小時的，扣除相關(guān)責任人當月20%-30%績效獎金，重新學習本制度并考核；（三）嚴重違規(guī)：因跟蹤失職導致供應商違約未及時處置，造成生產(chǎn)斷供、物資損失、合規(guī)風險的，解除相關(guān)責任人勞動合同，追究經(jīng)濟賠償責任，情節(jié)嚴重的移交相關(guān)部門處理。第八章附