2026年工藝品制造公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司會(huì)計(jì)檔案管理工作，保障會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和可追溯，維護(hù)公司會(huì)計(jì)信息管理秩序，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定，結(jié)合工藝品制造行業(yè)財(cái)務(wù)核算特點(diǎn)（定制訂單核算、渠道費(fèi)用結(jié)算、返利核算等），制定本制度。第二條本制度適用于公司所有會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、查閱、移交、銷毀等全流程管理，涵蓋紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案，涉及財(cái)務(wù)部、檔案管理室、各業(yè)務(wù)部門（銷售部、渠道部、生產(chǎn)部等）的協(xié)同配合。第三條會(huì)計(jì)檔案管理遵循“統(tǒng)一管理、分類歸檔、安全保密、按期保管”的原則，堅(jiān)持紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理、實(shí)體安全與信息保密相結(jié)合、合規(guī)保管與便捷利用相結(jié)合，確保會(huì)計(jì)檔案管理符合財(cái)務(wù)法規(guī)要求及公司經(jīng)營管理需要。第四條財(cái)務(wù)部為會(huì)計(jì)檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷及日常管理；檔案管理室負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的集中保管、查閱登記、到期銷毀審批；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)配合財(cái)務(wù)部收集與本部門相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證附件（如訂單合同、費(fèi)用報(bào)銷憑證、出入庫單等），確保附件真實(shí)完整。第二章組織職責(zé)第五條財(cái)務(wù)部職責(zé)：建立會(huì)計(jì)檔案管理臺(tái)賬，完整記錄檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限、存放位置、借閱情況等信息；按會(huì)計(jì)核算周期收集整理會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成立卷歸檔；指定專人擔(dān)任會(huì)計(jì)檔案專員，負(fù)責(zé)檔案的日常整理、移交及查閱對(duì)接；對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份、加密管理，確保電子檔案不丟失、不篡改；配合檔案管理室開展檔案保管環(huán)境檢查、到期檔案銷毀初審；解答各部門關(guān)于會(huì)計(jì)檔案查閱、使用的合規(guī)性問題；每年組織一次會(huì)計(jì)檔案管理培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)人員檔案規(guī)范意識(shí)。第六條檔案管理室職責(zé)：提供符合保管要求的檔案存放環(huán)境（防潮、防火、防蟲、防盜、防磁）；接收財(cái)務(wù)部移交的會(huì)計(jì)檔案，核對(duì)檔案數(shù)量、立卷規(guī)范度并辦理移交手續(xù)；建立檔案保管清冊(cè)，記錄檔案入庫、出庫、借閱、銷毀等全流程；嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批流程，登記查閱人員、查閱事由、查閱內(nèi)容及歸還時(shí)間；定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等問題及時(shí)處理；按規(guī)定流程組織到期會(huì)計(jì)檔案的銷毀評(píng)審及實(shí)施工作。第七條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)：在業(yè)務(wù)辦理完成后5個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)原始憑證附件（如銷售訂單、采購合同、費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)、渠道返利結(jié)算單、生產(chǎn)領(lǐng)料單等）提交財(cái)務(wù)部；確保提交的附件真實(shí)、完整、合規(guī)，無涂改、缺失關(guān)鍵信息等情況；需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，按流程提交申請(qǐng)，配合財(cái)務(wù)部及檔案管理室核實(shí)查閱用途；涉及外部審計(jì)、稅務(wù)檢查需調(diào)取檔案時(shí)，指定專人對(duì)接并協(xié)助提供相關(guān)資料。第八條會(huì)計(jì)檔案專員職責(zé)：經(jīng)財(cái)務(wù)檔案管理專項(xiàng)培訓(xùn)合格后上崗，負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)憑證的整理、裝訂、編號(hào)；按檔案分類標(biāo)準(zhǔn)完成立卷，標(biāo)注檔案名稱、形成年度、保管期限；辦理會(huì)計(jì)檔案向檔案管理室的移交手續(xù)，留存移交記錄；登記檔案查閱臺(tái)賬，跟蹤查閱檔案的歸還情況；定期檢查電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞萸闆r，更新備份介質(zhì)；協(xié)助完成到期檔案的清點(diǎn)、初審工作。第三章會(huì)計(jì)檔案范圍與歸檔標(biāo)準(zhǔn)第九條會(huì)計(jì)檔案覆蓋范圍：1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證（發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、出入庫單、合同附件等）、記賬憑證、匯總憑證及其他會(huì)計(jì)憑證；2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會(huì)計(jì)賬簿；3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、附注及其他附表）；4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞萁橘|(zhì)、財(cái)務(wù)軟件操作日志等。第十條會(huì)計(jì)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)：1.紙質(zhì)檔案：憑證裝訂整齊，編號(hào)連續(xù)，附件齊全且與記賬憑證內(nèi)容一致；賬簿按年度裝訂，扉頁填寫完整（單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、記賬人員等）；財(cái)務(wù)報(bào)告加蓋公司公章，相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字齊全；所有紙質(zhì)檔案使用無酸紙裝訂，標(biāo)注清晰的檔案編號(hào)、保管期限；2.電子檔案：電子憑證、賬簿、報(bào)表等以符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的格式存儲(chǔ)（PDF、OFD等），且與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完全一致；電子檔案進(jìn)行雙重備份（本地服務(wù)器+外接存儲(chǔ)介質(zhì)），備份介質(zhì)標(biāo)注檔案年度、備份時(shí)間；電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)財(cái)務(wù)人員查閱、修改；3.歸檔時(shí)間：月度會(huì)計(jì)憑證在次月15日前完成整理歸檔，年度賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告在次年3月底前完成立卷歸檔，電子檔案隨紙質(zhì)檔案同步歸檔。第四章歸檔與保管流程第十一條收集整理：財(cái)務(wù)部在會(huì)計(jì)核算完成后，由檔案專員對(duì)當(dāng)月憑證、賬簿等資料進(jìn)行分類、整理，剔除重復(fù)、無效單據(jù)，核對(duì)憑證編號(hào)連續(xù)性；對(duì)破損單據(jù)進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)折疊單據(jù)按統(tǒng)一規(guī)格整理，確保裝訂后整齊規(guī)范。第十二條立卷歸檔：檔案專員按“年度-類別-編號(hào)”的規(guī)則為檔案立卷，填寫檔案卷內(nèi)目錄，明確卷內(nèi)文件名稱、頁碼；紙質(zhì)檔案裝訂完成后，裝入檔案盒并標(biāo)注檔案信息，在財(cái)務(wù)部臨時(shí)保管1年后，移交至檔案管理室集中保管；電子檔案在完成校驗(yàn)后，存入指定服務(wù)器，并將備份介質(zhì)移交檔案管理室保管。第十三條保管要求：檔案管理室保持存放環(huán)境溫度14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁設(shè)備；紙質(zhì)檔案按保管期限分類存放，電子檔案?jìng)浞萁橘|(zhì)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、高溫環(huán)境；檔案保管期限嚴(yán)格按法規(guī)執(zhí)行：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿保管30年，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管，銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表保管10年，納稅申報(bào)表保管10年。第十四條日常檢查：財(cái)務(wù)部每季度檢查電子檔案?jìng)浞萦行?，檔案管理室每半年檢查紙質(zhì)檔案保管狀況，對(duì)破損、霉變的檔案及時(shí)修復(fù)，對(duì)過期備份介質(zhì)及時(shí)更新；檢查結(jié)果記錄在檔案管理臺(tái)賬中，發(fā)現(xiàn)重大問題立即上報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人。第五章查閱與移交管理第十五條內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部部門因業(yè)務(wù)需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，需提交書面申請(qǐng)，注明查閱事由、檔案名稱、查閱范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理室查閱；查閱時(shí)僅限在指定區(qū)域查看，嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取檔案，如需復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，需經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并登記復(fù)印份數(shù)。第十六條外部查閱：外部單位（審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)等）需查閱或調(diào)取會(huì)計(jì)檔案的，需提供單位介紹信、執(zhí)法證件等合法證明文件，經(jīng)公司管理層審批后，由財(cái)務(wù)部專人陪同查閱；查閱過程全程記錄，調(diào)取檔案需辦理交接手續(xù)，明確歸還時(shí)間。第十七條檔案移交：公司內(nèi)部移交會(huì)計(jì)檔案的，需填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，列明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、移交人、接收人、移交日期等，雙方簽字確認(rèn)；向外部單位移交檔案（如公司合并、分立）的，按法律法規(guī)及協(xié)議約定執(zhí)行，移交前完成檔案清點(diǎn)、核對(duì)，留存移交記錄副本。第六章銷毀管理第十八條銷毀條件：保管期滿且無未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案，可申請(qǐng)銷毀；未了事項(xiàng)包括未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、涉及訴訟案件、稅務(wù)稽查未完結(jié)等，此類檔案需延長(zhǎng)保管期限至事項(xiàng)完結(jié)。第十九條銷毀流程：財(cái)務(wù)部對(duì)到期檔案進(jìn)行初審，列出《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、形成年度、冊(cè)數(shù)、銷毀原因；清冊(cè)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、檔案管理室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司管理層審批；審批通過后，由財(cái)務(wù)部、檔案管理室及審計(jì)部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人核對(duì)檔案數(shù)量，確認(rèn)無誤后監(jiān)督銷毀過程；銷毀完成后，監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，銷毀清冊(cè)永久保存。第七章責(zé)任追究第二十條內(nèi)部人員責(zé)任：1.財(cái)務(wù)部人員未按規(guī)定整理、歸檔會(huì)計(jì)檔案，導(dǎo)致檔案缺失、混亂的，給予警告，扣減當(dāng)月績(jī)效5%-10%；2.檔案管理室人員未履行保管職責(zé)，導(dǎo)致檔案損毀、丟失、泄露的，給予通報(bào)批評(píng)，扣減當(dāng)月績(jī)效10%-15%，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)離崗位；3.業(yè)務(wù)部門提交虛假、缺失的原始憑證附件，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案失真的，扣減部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績(jī)效5%，相關(guān)經(jīng)辦人扣減當(dāng)月績(jī)效5%-10%；4.查閱人員涂改、勾畫、抽取會(huì)計(jì)檔案，或泄露檔案信息的，扣減季度績(jī)效10%，造成公司損失的依法追究賠償責(zé)任；5.未經(jīng)審批擅自銷毀會(huì)計(jì)檔案，或監(jiān)銷人未履行監(jiān)銷職責(zé)的，追究相關(guān)責(zé)任人管理責(zé)任，扣減年度績(jī)效20%，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)。第二十一條免責(zé)情形：因不可抗力（如自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊）導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔