2026年工藝品制造公司質(zhì)量記錄保存管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司質(zhì)量記錄保存管理工作，保障質(zhì)量記錄的完整性、真實性、可追溯性，滿足產(chǎn)品質(zhì)量溯源、合規(guī)檢查、客戶維權(quán)、事故調(diào)查等需求，結(jié)合工藝品制造行業(yè)特性（含特種工藝加工記錄、易碎品質(zhì)量檢測記錄、貴金屬材質(zhì)溯源記錄、易燃易爆化學(xué)品使用記錄等場景），依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《檔案法》《標(biāo)準(zhǔn)化法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司質(zhì)量管理體系要求，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有質(zhì)量記錄的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、銷毀全流程管理，覆蓋產(chǎn)品研發(fā)、原材料采購、生產(chǎn)加工、成品檢驗、倉儲物流、售后反饋等全業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的質(zhì)量記錄，涉及貴金屬工藝品、易燃易爆化學(xué)品加工品、易碎工藝基材制品等所有品類的質(zhì)量記錄保存工作均須遵守本制度。第三條質(zhì)量記錄保存遵循“全程留痕、分類保存、合規(guī)留存、安全可控”的原則，確保所有質(zhì)量活動均有記錄可查，不同類型記錄按特性分類保存，保存期限符合法規(guī)及行業(yè)要求，記錄存儲過程中防丟失、防篡改、防泄露。第四條公司成立質(zhì)量記錄保存管理小組，由分管質(zhì)量工作的公司領(lǐng)導(dǎo)任組長，質(zhì)量部負(fù)責(zé)人為副組長，生產(chǎn)部、采購部、倉儲部、行政部（檔案管理）負(fù)責(zé)人為成員，統(tǒng)籌制定記錄保存標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督保存流程執(zhí)行、審核記錄銷毀申請、優(yōu)化存儲安全措施。質(zhì)量部為質(zhì)量記錄保存工作的歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)記錄收集、分類歸檔、日常管理、到期銷毀等工作，行政部協(xié)助做好物理檔案存儲場地管理。第二章管控范圍與核心原則第五條質(zhì)量記錄保存管控范圍：（一）記錄類型范圍：采購環(huán)節(jié)的原材料質(zhì)量檢驗記錄、供應(yīng)商資質(zhì)證明；生產(chǎn)環(huán)節(jié)的工藝參數(shù)執(zhí)行記錄、工序檢驗記錄；成品環(huán)節(jié)的出廠檢測記錄、質(zhì)量合格證；售后環(huán)節(jié)的客戶質(zhì)量反饋記錄、問題整改記錄；培訓(xùn)環(huán)節(jié)的質(zhì)量培訓(xùn)簽到記錄、考核記錄等所有與質(zhì)量相關(guān)的書面及電子記錄；（二）品類范圍：貴金屬工藝品、易碎工藝基材（陶瓷、玻璃）制品、易燃易爆化學(xué)品加工制品、特種定制工藝品、普通工藝制品等所有品類生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄；（三）載體范圍：紙質(zhì)版質(zhì)量記錄、電子版質(zhì)量記錄（含系統(tǒng)臺賬、掃描件、電子表格等），兩類載體的記錄均納入統(tǒng)一管控。第六條核心管控原則細(xì)化：（一）全程留痕原則：從原材料入庫到成品交付及售后的全流程，每一個質(zhì)量關(guān)鍵節(jié)點均須形成可追溯的記錄，記錄內(nèi)容須包含操作人、操作時間、操作內(nèi)容、檢驗結(jié)果等核心信息，不得出現(xiàn)記錄斷檔；（二）分類保存原則：按記錄載體分為紙質(zhì)記錄和電子記錄，按記錄用途分為采購類、生產(chǎn)類、檢驗類、售后類，按記錄重要性分為一般記錄和核心記錄，采用差異化的保存方式和期限；（三）合規(guī)留存原則：質(zhì)量記錄保存期限不得低于法規(guī)及行業(yè)最低要求，其中涉及產(chǎn)品質(zhì)量維權(quán)的記錄保存期限不低于產(chǎn)品質(zhì)保期+2年，涉及易燃易爆化學(xué)品、貴金屬的核心記錄永久留存關(guān)鍵信息；（四）安全可控原則：紙質(zhì)記錄存儲于防潮、防火、防盜的專用檔案柜，電子記錄存儲于加密服務(wù)器并定期備份，記錄查閱、復(fù)制、借閱均須登記審批，防止記錄丟失、篡改或泄露。第三章質(zhì)量記錄分類與保存期限第七條質(zhì)量記錄分類及具體范圍：（一）采購類質(zhì)量記錄：原材料質(zhì)量檢驗報告、供應(yīng)商資質(zhì)文件、原材料溯源證明（貴金屬）、化學(xué)品安全技術(shù)說明書、采購驗收單等；（二）生產(chǎn)類質(zhì)量記錄：工藝參數(shù)執(zhí)行記錄表、工序自檢/互檢記錄、設(shè)備運行質(zhì)量記錄、易碎品加工防護記錄、化學(xué)品使用配比記錄等；（三）檢驗類質(zhì)量記錄：成品出廠檢測報告、抽樣檢驗記錄、不合格品處置記錄、貴金屬純度檢測記錄、易碎品破損率統(tǒng)計記錄等；（四）售后類質(zhì)量記錄：客戶質(zhì)量投訴記錄、售后維修記錄、質(zhì)量問題整改記錄、客戶滿意度調(diào)研記錄等；（五）管理類質(zhì)量記錄：質(zhì)量培訓(xùn)記錄、質(zhì)量考核記錄、質(zhì)量會議紀(jì)要、質(zhì)量事故調(diào)查記錄、供應(yīng)商質(zhì)量評級記錄等。第八條質(zhì)量記錄保存期限要求：（一）一般質(zhì)量記錄（如普通輔料采購驗收記錄、日常質(zhì)量培訓(xùn)簽到記錄）：保存期限不少于3年，到期經(jīng)審核后可按流程銷毀；（二）核心質(zhì)量記錄（如成品出廠檢測報告、貴金屬溯源記錄、化學(xué)品使用記錄）：保存期限不少于10年，其中貴金屬溯源核心信息、重大質(zhì)量事故調(diào)查記錄永久留存；（三）售后類質(zhì)量記錄：保存期限不少于產(chǎn)品質(zhì)保期結(jié)束后2年，無明確質(zhì)保期的工藝品保存不少于5年；（四）電子記錄備份：在原始存儲的基礎(chǔ)上，額外進行異地備份，備份文件保存期限與原始記錄一致，且備份頻率不低于每月1次。第四章質(zhì)量記錄保存流程管理第九條收集整理要求：（一）各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的收集，生產(chǎn)類記錄須在工序完成后1個工作日內(nèi)收集，檢驗類記錄須在檢測完成后當(dāng)日收集；（二）收集的記錄須核對完整性、真實性，確保記錄內(nèi)容填寫規(guī)范、簽字蓋章齊全，電子記錄須導(dǎo)出為不可編輯格式并留存原始文件；（三）每月月底前，各部門將整理完畢的質(zhì)量記錄移交質(zhì)量部歸檔，移交時填寫《質(zhì)量記錄移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。第十條標(biāo)識歸檔要求：（一）紙質(zhì)記錄按“年份-部門-記錄類型-序號”編制歸檔編號，粘貼統(tǒng)一標(biāo)識標(biāo)簽，按編號順序存放于專用檔案柜；（二）電子記錄按相同規(guī)則建立文件夾分類存儲，文件夾及文件命名與紙質(zhì)記錄編號一致，電子記錄須設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看；（三）質(zhì)量部建立《質(zhì)量記錄歸檔臺賬》，記錄每份記錄的編號、名稱、載體、保存期限、歸檔人、歸檔時間等信息，實現(xiàn)臺賬與實物一一對應(yīng)。第十一條查閱借閱要求：（一）內(nèi)部查閱：查閱人填寫《質(zhì)量記錄查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在質(zhì)量部指定地點查閱，嚴(yán)禁帶出查閱場地，嚴(yán)禁涂改、撕毀記錄；（二）外部查閱（如客戶、監(jiān)管部門）：須經(jīng)管理小組組長審批，質(zhì)量部全程陪同查閱，僅提供復(fù)印件或只讀電子文件，原件不予外借；（三）借閱管理：確需借閱紙質(zhì)記錄的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過7個工作日，歸還時核對記錄完整性，如有損壞按規(guī)定處理。第十二條銷毀處置要求：（一）到期記錄銷毀前，質(zhì)量部列出《質(zhì)量記錄銷毀清單》，注明記錄編號、名稱、數(shù)量、保存期限，提交管理小組審核；（二）審核通過后，紙質(zhì)記錄采用碎紙機銷毀，電子記錄采用專業(yè)軟件徹底刪除，銷毀過程須有2名及以上人員在場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)；（三）核心質(zhì)量記錄不得隨意銷毀，確因存儲壓力需處置的，須提取核心信息永久留存后，再按流程銷毀冗余部分。第五章特殊品類記錄專項管理第十三條重點品類記錄保存要求：（一）貴金屬工藝品質(zhì)量記錄：額外留存原材料采購溯源碼、純度檢測報告原件、加工環(huán)節(jié)每道工序的質(zhì)量記錄，電子記錄采用區(qū)塊鏈技術(shù)進行存證，確保不可篡改；（二）易燃易爆化學(xué)品加工記錄：額外留存化學(xué)品領(lǐng)用記錄、使用配比記錄、廢棄化學(xué)品處置記錄，所有記錄同步報安全管理部備案，保存期限不少于10年；（三）易碎工藝基材制品記錄：額外留存加工過程防護措施記錄、倉儲搬運記錄、破損品處置記錄，記錄中須明確破損原因及整改措施，保存期限不少于5年；（四）特種定制工藝品記錄：額外留存客戶需求確認(rèn)記錄、定制工藝參數(shù)記錄、成品驗收確認(rèn)記錄，保存期限不少于定制產(chǎn)品質(zhì)保期+3年。第六章存儲安全保障第十四條物理安全保障：（一）紙質(zhì)記錄存儲場地配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施，檔案柜加鎖管理，鑰匙由質(zhì)量部專人保管，非授權(quán)人員不得進入存儲場地；（二）定期檢查存儲場地環(huán)境，每月查看記錄是否有霉變、破損、丟失情況，發(fā)現(xiàn)問題立即采取補救措施并上報管理小組；（三）重要紙質(zhì)記錄掃描為電子檔備份，防止因自然災(zāi)害等不可抗力導(dǎo)致記錄滅失。第十五條電子安全保障：（一）電子記錄存儲服務(wù)器設(shè)置密碼+驗證碼雙重驗證，定期更新密碼，服務(wù)器接入公司內(nèi)網(wǎng)，禁止外網(wǎng)直接訪問；（二）每月對電子記錄進行一次全量備份，每季度進行一次異地備份（如存儲至公司備用服務(wù)器），備份文件同樣加密管理；（三）禁止將電子質(zhì)量記錄拷貝至私人設(shè)備，嚴(yán)禁通過即時通訊工具傳輸核心質(zhì)量記錄，防止信息泄露。第七章監(jiān)督與違規(guī)處理第十六條日常監(jiān)督：（一）質(zhì)量部每月抽查各部門質(zhì)量記錄的收集及時性、填寫規(guī)范性，每季度核查記錄歸檔及存儲情況，形成監(jiān)督報告上報管理小組；（二）行政部每半年檢查紙質(zhì)記錄存儲場地的安全狀況，技術(shù)部每半年檢測電子記錄服務(wù)器及備份的安全性；（三）管理小組每年對質(zhì)量記錄保存管理制度的執(zhí)行效果進行全面評估，優(yōu)化保存流程和安全措施。第十七條違規(guī)處理：（一）輕微違規(guī)：記錄填寫不規(guī)范、收集不及時但未造成記錄缺失的，給予相關(guān)責(zé)任人警告、通報批評，責(zé)令限期整改并補充完善記錄；（二）一般違規(guī)：丟失一般質(zhì)量記錄、擅自借閱記錄未歸還、電子記錄未按要求備份的，扣除相關(guān)責(zé)任人當(dāng)月20%-30%績效獎金，重新學(xué)習(xí)本制度并考核；（三）嚴(yán)重違規(guī)：故意篡改、銷毀核心質(zhì)量記錄，泄露質(zhì)量記錄導(dǎo)致公司經(jīng)濟損失或合規(guī)風(fēng)險，偽造質(zhì)量記錄的，解除相關(guān)責(zé)任人勞動合同，追究經(jīng)濟