機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化應(yīng)用操作手冊(cè)引言隨著數(shù)字化政務(wù)建設(shè)的深入推進(jìn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已成為機(jī)關(guān)單位提升工作效率、規(guī)范管理流程、強(qiáng)化協(xié)同協(xié)作的核心工具。本手冊(cè)旨在為機(jī)關(guān)工作人員提供系統(tǒng)操作的詳細(xì)指引，涵蓋登錄管理、核心功能應(yīng)用、常見問題處置及安全規(guī)范等內(nèi)容，助力大家快速掌握系統(tǒng)使用方法，推動(dòng)政務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、高效化開展。一、系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)設(shè)置（一）系統(tǒng)登錄機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持網(wǎng)頁端與客戶端兩種登錄方式（具體入口由單位信息部門統(tǒng)一部署，可通過內(nèi)網(wǎng)門戶或指定桌面快捷方式訪問）。登錄時(shí)，需使用單位分配的賬號(hào)（通常為工號(hào)或姓名縮寫）及初始密碼（首次登錄后需立即修改）。若遇登錄失敗，可先檢查賬號(hào)密碼輸入是否正確（注意區(qū)分大小寫），或聯(lián)系單位信息中心重置密碼。（二）首次登錄設(shè)置1.密碼修改：登錄后，點(diǎn)擊右上角個(gè)人頭像（或姓名），選擇【賬號(hào)設(shè)置】-【密碼修改】，按要求輸入原密碼、新密碼（建議包含字母、數(shù)字、符號(hào)，長度≥8位），確認(rèn)后保存。2.個(gè)人信息完善：在【個(gè)人中心】填寫姓名、部門、聯(lián)系方式等信息，上傳電子簽名（若需公文簽批），確保信息準(zhǔn)確以便他人協(xié)同聯(lián)系。二、核心功能模塊操作指南（一）公文處理系統(tǒng)公文處理是辦公自動(dòng)化的核心環(huán)節(jié)，分為收文管理與發(fā)文管理兩部分，流程嚴(yán)格遵循機(jī)關(guān)公文處理規(guī)范。1.收文管理簽收與登記：系統(tǒng)自動(dòng)抓取外部來文（如上級(jí)單位、其他部門公文）或由機(jī)要人員手動(dòng)導(dǎo)入。收到待處理公文時(shí)，【待辦事項(xiàng)】會(huì)推送提醒，點(diǎn)擊進(jìn)入公文詳情頁，查看來文單位、文號(hào)、緊急程度等信息，確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊【簽收】，系統(tǒng)自動(dòng)生成收文編號(hào)并登記。擬辦與批辦：簽收后，點(diǎn)擊【擬辦】按鈕，在彈出的編輯框中填寫擬辦意見（如“請(qǐng)XX科室牽頭辦理，XX部門配合”），選擇擬辦對(duì)象（可指定部門或人員）后提交。擬辦意見提交后，公文流轉(zhuǎn)至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批辦，領(lǐng)導(dǎo)可在公文頁簽寫批辦意見，或直接轉(zhuǎn)發(fā)至承辦科室。傳閱與歸檔：承辦科室完成辦理后，點(diǎn)擊【辦結(jié)】并填寫辦理結(jié)果，公文流轉(zhuǎn)至檔案管理崗。檔案管理人員核對(duì)公文全流程記錄（收文單、擬辦意見、批辦意見、辦理結(jié)果等），確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊【歸檔】，公文將進(jìn)入電子檔案庫，可通過文號(hào)、關(guān)鍵詞等檢索查閱。2.發(fā)文管理擬稿與審核：承辦人員在【發(fā)文擬稿】模塊新建公文，選擇公文類型（如請(qǐng)示、通知、報(bào)告），按模板填寫標(biāo)題、主送單位、正文（支持Word格式導(dǎo)入、格式刷排版），添加附件（注意文件大小≤50M，格式為PDF/Word）。擬稿完成后，點(diǎn)擊【提交審核】，流轉(zhuǎn)至科室負(fù)責(zé)人（或指定審核人）。審核人可在線批注修改建議，或直接退回?cái)M稿人重新編輯。簽發(fā)與排版：審核通過后，公文流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)可在系統(tǒng)中查看公文全文，點(diǎn)擊【同意簽發(fā)】或【修改后簽發(fā)】。簽發(fā)完成后，由文印崗進(jìn)行排版（系統(tǒng)支持自動(dòng)生成紅頭、文號(hào)、頁碼，可預(yù)覽打印效果），確認(rèn)格式無誤后點(diǎn)擊【印發(fā)】，系統(tǒng)自動(dòng)生成正式公文并推送至收文單位。（二）信息發(fā)布與共享機(jī)關(guān)需對(duì)外發(fā)布的通知公告、工作動(dòng)態(tài)、政策解讀等內(nèi)容，通過【信息發(fā)布】模塊統(tǒng)一管理。預(yù)覽與發(fā)布：編輯完成后，點(diǎn)擊【預(yù)覽】查看效果，確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊【發(fā)布】。發(fā)布后的信息可在【已發(fā)布】列表中查看，如需修改或撤回，需聯(lián)系信息管理員操作（避免擅自刪除重要通知）。（三）協(xié)同辦公模塊為提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，系統(tǒng)提供日程管理、任務(wù)分配、即時(shí)通訊、會(huì)議管理等功能。1.日程管理共享日程：部門負(fù)責(zé)人可創(chuàng)建“部門周例會(huì)”“項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)”等共享日程，設(shè)置“僅查看”或“可編輯”權(quán)限，方便團(tuán)隊(duì)成員同步工作安排。2.任務(wù)分配發(fā)起任務(wù)：在【任務(wù)管理】中點(diǎn)擊【新建任務(wù)】，填寫任務(wù)名稱、描述、截止時(shí)間、優(yōu)先級(jí)（高/中/低），指定負(fù)責(zé)人（可多選）、協(xié)作人（協(xié)助執(zhí)行的人員）。進(jìn)度更新：負(fù)責(zé)人需定期點(diǎn)擊【更新進(jìn)度】，填寫完成百分比、當(dāng)前進(jìn)展、遇到的問題；協(xié)作人可在任務(wù)下留言反饋支持情況。任務(wù)到期前，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒負(fù)責(zé)人，逾期未完成的任務(wù)將標(biāo)紅顯示，便于管理者跟蹤。3.即時(shí)通訊系統(tǒng)內(nèi)置即時(shí)通訊工具（類似企業(yè)微信），支持單聊、群聊、文件傳輸。使用時(shí)需注意：工作群僅限討論與業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容，禁止發(fā)布無關(guān)信息、謠言或敏感內(nèi)容；傳輸文件時(shí)，涉密文件需通過加密通道（由單位信息部門配置），普通文件大小≤200M；重要溝通記錄可點(diǎn)擊【收藏】或【導(dǎo)出】，便于后續(xù)查閱。4.會(huì)議管理預(yù)約會(huì)議：點(diǎn)擊【會(huì)議】-【新建會(huì)議】，填寫會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（線上/線下）、參會(huì)人員（可從通訊錄選擇），上傳會(huì)議材料（如議程、匯報(bào)PPT）。預(yù)約后，參會(huì)人員會(huì)收到日程提醒，可點(diǎn)擊【接受】或【拒絕】。會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，主持人（或指定記錄人）需在24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要編輯，上傳至?xí)h詳情頁，標(biāo)記“已閱”人員（如參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人），確保信息同步。（四）數(shù)據(jù)管理與查詢機(jī)關(guān)積累的公文、檔案、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可通過【數(shù)據(jù)中心】進(jìn)行檢索與分析。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)自動(dòng)生成公文處理效率報(bào)表（如“收文平均辦理時(shí)長”“發(fā)文按時(shí)辦結(jié)率”）、部門任務(wù)完成情況等統(tǒng)計(jì)圖表，可在【統(tǒng)計(jì)分析】中查看，也可導(dǎo)出為Excel/PDF格式供匯報(bào)使用。三、常見問題與解決方案在系統(tǒng)操作中，若遇到以下問題，可按對(duì)應(yīng)方法處置：1.登錄失?。簷z查賬號(hào)密碼是否正確（注意大小寫、空格）；確認(rèn)網(wǎng)絡(luò)連接正常（機(jī)關(guān)內(nèi)網(wǎng)需通過VPN或指定網(wǎng)關(guān)訪問）；若多次失敗，聯(lián)系信息中心重置密碼（重置后需10分鐘內(nèi)修改）。2.附件上傳失敗：檢查文件格式（僅支持PDF、Word、Excel，圖片為JPG/PNG）；壓縮大文件（單文件≤50M，總附件≤100M）；更換瀏覽器（推薦Chrome、Edge最新版本）。3.流程卡?。ㄈ绻臒o法流轉(zhuǎn)）：查看流程節(jié)點(diǎn)的“當(dāng)前處理人”，聯(lián)系對(duì)方確認(rèn)是否遺漏操作；若處理人離職或權(quán)限變更，聯(lián)系信息中心調(diào)整流程節(jié)點(diǎn)；緊急情況可提交【流程督辦】，由系統(tǒng)管理員介入處理。4.系統(tǒng)卡頓、響應(yīng)慢：清理瀏覽器緩存（Ctrl+Shift+Delete）；關(guān)閉多余網(wǎng)頁/程序，釋放內(nèi)存；聯(lián)系信息中心檢查服務(wù)器負(fù)載，高峰期可錯(cuò)峰操作。四、安全規(guī)范與系統(tǒng)維護(hù)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涉及政務(wù)數(shù)據(jù)安全，需嚴(yán)格遵守以下規(guī)范：（一）賬號(hào)安全個(gè)人賬號(hào)僅限本人使用，禁止轉(zhuǎn)借他人；每季度修改一次密碼，避免使用生日、手機(jī)號(hào)等易猜解組合；（二）數(shù)據(jù)安全定期備份重要數(shù)據(jù)（系統(tǒng)每月自動(dòng)備份，個(gè)人可在【數(shù)據(jù)中心】手動(dòng)導(dǎo)出關(guān)鍵文件）；發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常（如文件丟失、篡改），立即聯(lián)系信息中心核查。（三）系統(tǒng)維護(hù)信息中心會(huì)定期發(fā)布系統(tǒng)升級(jí)通知，升級(jí)期間可能暫停服務(wù)，需提前保存工作；若遇系統(tǒng)故障（如無法登錄、功能報(bào)錯(cuò)），