檔案中心檔案庫房管理規(guī)范檔案庫房是檔案信息資源保護(hù)的重要場所，其管理規(guī)范直接關(guān)系到檔案的完整、安全與有效利用。為保障檔案中心檔案庫房管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，特制定本規(guī)范。一、庫房選址與建設(shè)要求檔案庫房應(yīng)選擇在遠(yuǎn)離易燃易爆、污染源和震動源的地理位置。庫房建筑應(yīng)符合國家《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010）要求，具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等“七防”功能。庫房地面應(yīng)采用防潮、耐磨材料，樓板承重不應(yīng)低于500公斤/平方米。庫房門窗應(yīng)選用防盜、防火、隔音性能優(yōu)良的材料，采用雙層玻璃隔斷，門應(yīng)設(shè)置觀察窗和自動報警裝置。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置獨立的溫濕度調(diào)控系統(tǒng)，溫濕度控制范圍應(yīng)符合表1規(guī)定。表1檔案庫房溫濕度控制標(biāo)準(zhǔn)|檔案保管期限|溫度(℃)|相對濕度(%)||--|-|-||永久|14-24|45-60||短期(10年以下)|15-25|50-65|二、庫房內(nèi)部布局與設(shè)施配置庫房內(nèi)部應(yīng)劃分功能區(qū)，設(shè)置檔案存放區(qū)、整理加工區(qū)、數(shù)字化掃描區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)距離。檔案存放區(qū)應(yīng)采用密集架存放檔案，密集架應(yīng)選用符合GB/T11725標(biāo)準(zhǔn)的鋼制密集架，排架間距不應(yīng)小于1米，行間通道寬度不應(yīng)小于1.2米。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置溫濕度自動監(jiān)測系統(tǒng)，配備溫濕度記錄儀，每15分鐘記錄一次數(shù)據(jù)，并自動報警。檔案裝具應(yīng)選用紙質(zhì)檔案盒，尺寸應(yīng)符合DA/T7-2015《檔案紙質(zhì)載體修復(fù)技術(shù)規(guī)范》要求。庫房應(yīng)配備消防器材，包括滅火器、消防栓、煙感報警器、溫感報警器等，并定期檢查維護(hù)。檔案柜應(yīng)設(shè)置防鼠擋板、防蟲網(wǎng)罩，檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。三、檔案入庫管理流程檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，核對移交清單與實物是否相符，檢查檔案是否完整、無破損、無霉變。入庫檔案應(yīng)按照保管期限、分類方案進(jìn)行排列，同一類檔案應(yīng)保持載體形態(tài)、記錄方式的一致性。檔案入庫時應(yīng)填寫《檔案入庫登記表》，記錄檔案名稱、數(shù)量、保管期限、入庫日期、移交單位等信息。檔案入庫后應(yīng)及時進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子目錄，并將數(shù)字化成果與紙質(zhì)檔案分開存放。重要檔案應(yīng)制作副本，異地備份存儲。檔案入庫后應(yīng)立即進(jìn)行溫濕度調(diào)控，確保環(huán)境條件符合要求。四、檔案存放安全管理檔案存放應(yīng)遵循“分類存放、密級區(qū)分、期限隔離”的原則，永久檔案應(yīng)單獨存放，不同保管期限檔案應(yīng)分區(qū)存放。檔案存放應(yīng)采用豎立式排列，檔案盒脊背文字應(yīng)朝外，便于識別。檔案存放應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g距，檔案盒與排架、檔案盒與檔案盒之間應(yīng)保持5-10厘米的空隙，便于空氣流通和查閱。檔案存放應(yīng)定期檢查，發(fā)現(xiàn)傾斜、倒置、受潮等情況應(yīng)及時調(diào)整。庫房門禁系統(tǒng)應(yīng)采用指紋、密碼雙重認(rèn)證方式，每日下班前應(yīng)檢查所有門窗是否關(guān)閉鎖好。重要檔案應(yīng)設(shè)置獨立的安全柜，采用電子鎖管理。五、溫濕度控制與管理庫房溫濕度控制應(yīng)遵循“恒溫恒濕、逐步調(diào)節(jié)”的原則，每日上班前應(yīng)檢查溫濕度調(diào)控設(shè)備運行情況，確保系統(tǒng)正常工作。溫濕度記錄儀應(yīng)放置在庫房內(nèi)中部、離地面1米的高度，定期校準(zhǔn)確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。當(dāng)溫濕度超過控制范圍時，應(yīng)立即啟動調(diào)控設(shè)備進(jìn)行調(diào)整，必要時可采取人工輔助措施。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置防潮層，地面以上30厘米應(yīng)采用防潮材料鋪設(shè)。庫房應(yīng)定期通風(fēng)換氣，通風(fēng)時間不宜超過30分鐘，應(yīng)在濕度較低時段進(jìn)行。檔案存放區(qū)應(yīng)避免陽光直射，窗簾應(yīng)保持關(guān)閉。六、庫房安全防護(hù)措施庫房應(yīng)設(shè)置視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對庫房內(nèi)外進(jìn)行全面監(jiān)控，錄像資料保存期不應(yīng)少于3個月。庫房應(yīng)設(shè)置入侵報警系統(tǒng)，連接公安聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控平臺，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)立即報警并報告上級部門。庫房應(yīng)配備應(yīng)急照明系統(tǒng)，照明亮度應(yīng)滿足日常巡查需求。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火，禁止存放易燃易爆物品。庫房鑰匙應(yīng)實行雙人管理，交接班時應(yīng)認(rèn)真記錄。定期組織消防演練，確保工作人員熟悉應(yīng)急預(yù)案。重要檔案應(yīng)采取加密存儲措施，設(shè)置多重訪問權(quán)限。七、檔案出庫與利用管理檔案出庫應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，查閱利用者應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可辦理借閱手續(xù)。檔案出庫時應(yīng)做好登記，記錄檔案編號、出庫時間、查閱人等信息。檔案出庫時應(yīng)由兩人以上護(hù)送，必要時應(yīng)由工作人員陪同。檔案出庫使用時間不宜超過3天，特殊情況需延長使用應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。檔案歸還時應(yīng)檢查是否有破損、涂改等情況，確認(rèn)無誤后方可辦理入庫手續(xù)。重要檔案出庫應(yīng)進(jìn)行影像記錄，記錄檔案出庫前后狀況。八、庫房日常維護(hù)與管理庫房應(yīng)建立日常巡查制度，每日上班前、下班后應(yīng)對庫房環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、檔案存放情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即處理。庫房應(yīng)定期進(jìn)行消毒除蟲，采用物理或生物方法，禁止使用有毒化學(xué)藥劑。庫房應(yīng)定期檢查密集架運行情況，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)立即維修。庫房應(yīng)建立檔案保管賬，詳細(xì)記錄檔案進(jìn)出庫情況，做到賬實相符。庫房應(yīng)定期編制檔案利用統(tǒng)計報表，分析利用情況，為檔案工作決策提供依據(jù)。庫房應(yīng)定期組織工作人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和應(yīng)急處置能力。九、應(yīng)急預(yù)案與處置措施庫房應(yīng)制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，明確報警、疏散、撲救等程序，定期組織演練。庫房應(yīng)制定水災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，設(shè)置防水門檻、擋水板，準(zhǔn)備吸水材料，確保檔案安全轉(zhuǎn)移。庫房應(yīng)制定盜竊應(yīng)急預(yù)案，完善監(jiān)控、報警系統(tǒng)，加強巡邏檢查。庫房應(yīng)制定自然災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，根據(jù)氣象預(yù)警提前做好防護(hù)措施。突發(fā)事件發(fā)生時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保人員安全，最大限度減少損失。應(yīng)急處置過程中應(yīng)詳細(xì)記錄事件經(jīng)過、處置措施、損失情況等，為后續(xù)處理提供依據(jù)。十、考核與監(jiān)督機制檔案庫房管理應(yīng)建立考核制度，定期對各項工作進(jìn)行評估，考核結(jié)果與績效掛鉤。檔案庫房應(yīng)接受上級主管部門的定期檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)限期整改。檔案庫房應(yīng)建立責(zé)任追究制度，對失職瀆職行為嚴(yán)肅