會議紀要撰寫及格式規(guī)范手冊一、手冊說明本手冊旨在規(guī)范會議紀要的撰寫流程、內(nèi)容要素及格式要求，保證會議信息準確傳遞、決議事項有效落實，為會議成果的記錄、追溯及執(zhí)行提供統(tǒng)一標準。適用于企業(yè)內(nèi)部各類工作會議（如例會、項目推進會、專題研討會、評審會等）的紀要編制與管理。二、適用范圍與典型場景（一）適用會議類型常規(guī)例會：部門周會、月度工作總結會等，用于同步進展、明確下一步計劃。專項會議：項目啟動會、需求評審會、風險分析會等，聚焦特定議題的討論與決策?？绮块T協(xié)調(diào)會：涉及多部門協(xié)作的議題會議，用于明確分工、解決資源沖突。決策會議：高層戰(zhàn)略會、預算審批會等，需記錄核心決策依據(jù)及結論。（二）核心應用場景會議結束后，向未參會人員傳遞會議核心信息；作為后續(xù)工作開展的依據(jù)，跟蹤決議事項的落實情況；存檔備查，為復盤、審計或追溯提供書面材料。三、會議紀要撰寫分步指南（一）會前準備：奠定記錄基礎明確會議信息提前獲取會議通知，記錄會議主題、時間（起止時刻）、地點（線下會議室/線上會議）、主持人、參會人員（主會人、列席人）、記錄人等基礎信息。若會議有議程，提前熟悉議題順序及各議題預計時長，避免記錄時遺漏關鍵環(huán)節(jié)。準備記錄工具根據(jù)會議性質(zhì)選擇記錄方式：電子文檔（Word、飛書文檔等）便于后續(xù)編輯，手寫記錄需保證字跡清晰，重要會議建議全程錄音（需提前征得主持人同意）。準備“會議紀要模板”（見第四章），提前填充已知的會議基礎信息，節(jié)省會后整理時間。梳理背景資料收集與會議議題相關的材料（如上次會議紀要、項目方案、數(shù)據(jù)報表等），提前熟悉背景，避免討論關鍵信息時因不熟悉而漏記。（二）會中記錄：保證信息完整區(qū)分“討論內(nèi)容”與“決議事項”討論內(nèi)容：客觀記錄各方觀點（如“*（研發(fā)部）提出：當前技術方案可能導致開發(fā)周期延長1周，建議優(yōu)化算法”），避免記錄主觀評價或情緒化表達。決議事項：重點標注會議達成的共識（如“會議決定：采用優(yōu)化后的技術方案，由*（技術部）負責3日內(nèi)提交詳細調(diào)整計劃”），需明確“結論+依據(jù)”。記錄關鍵要素：5W1H原則Who（責任人）：明確每項任務或決議的負責人，避免模糊表述（如“由*負責”而非“相關部門負責”）。What（事項內(nèi)容）：清晰描述任務目標或決議內(nèi)容（如“完成客戶需求文檔終稿”而非“處理需求文檔”）。When（時間節(jié)點）：明確截止日期或階段性時間（如“2023年10月20日前完成”而非“盡快完成”）。Where（涉及范圍）：說明任務或決議適用的部門、項目或場景（如“市場部全國推廣活動”）。Why（背景/目的）：簡要記錄決策原因（如“為滿足客戶合規(guī)要求”）。How（執(zhí)行方式）：關鍵任務的簡要執(zhí)行路徑（如“通過跨部門協(xié)作完成，每周五同步進度”）。簡化記錄技巧使用“符號縮寫”（如“▲”表示決議、“△”表示待辦、“→”表示下一步行動），快速抓取重點；對重復性表述或非核心討論可簡化，但需保證不影響邏輯連貫性；遇存疑內(nèi)容（如數(shù)據(jù)、術語），及時向主持人或發(fā)言人確認，避免事后模糊。（三）會后整理：形成規(guī)范紀要核對與補充信息會議結束后1個工作日內(nèi)，根據(jù)記錄內(nèi)容及錄音（如有）補充遺漏信息，重點核對決議事項的負責人、時間節(jié)點等關鍵要素是否準確。對于復雜議題，可向主持人或核心參會人核實表述，保證信息無歧義。結構化內(nèi)容組織按“會議基本信息—會議議程—各議題討論與決議—待辦事項—其他說明”的邏輯順序整理，保證條理清晰。議題較多時，可按重要性或關聯(lián)性分組，避免內(nèi)容混雜。語言精煉與校對刪除口語化表達（如“我覺得”“可能”）、重復內(nèi)容及與會議主題無關的信息，使用書面語（如“會議認為”“會議決定”）。通讀全文檢查錯別字、標點符號及數(shù)據(jù)準確性，保證語句通順、邏輯連貫。（四）審核與分發(fā)：保證落地執(zhí)行審核流程初稿完成后，提交主持人或會議指定負責人審核，重點確認決議事項的準確性及待辦責任的明確性。涉及多部門協(xié)作的會議，需請相關部門負責人會簽，避免責任推諉。規(guī)范分發(fā)審核通過后，于2個工作日內(nèi)將會議紀要分發(fā)給所有參會人員、相關領導及需執(zhí)行待辦事項的部門/人員。分發(fā)時注明“會議紀要—[會議主題]—[日期]”，并附上原始會議通知（如有需要），方便查閱背景信息。存檔管理電子版紀要按“年份—部門—會議類型”分類存檔（如“2023/綜合管理部/周會/20231018周會紀要”），保存期限不少于2年；涉密或重要決策會議紀要需加密存儲，僅限授權人員查閱。四、會議紀要標準模板會議紀要會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱[例：2023年第三季度產(chǎn)品規(guī)劃會]會議時間[YYYY年MM月DD日][上/下]午HH:MM-HH:MM會議地點|[線下：會議室/線上：騰訊會議會議號X]|主持人|*[姓名]（[部門]）|記錄人|*[姓名]（[部門]）|參會人員|主會人：[姓名]、[姓名>列席人：[姓名]（部門）、[姓名]（部門）等|缺席人員及原因|[姓名]（[原因，如“出差”]）、[姓名]（[原因，如“請假”]）|會議議程及討論決議序號議題名稱討論內(nèi)容摘要決議事項/結論1[議題一：項目進度匯報]（項目部）匯報：當前項目完成60%，延期風險點為供應鏈交付延遲；（采購部）說明：供應商已承諾10月15日前到貨。▲決議：項目組按原計劃推進，采購部每日跟進供應商進度，*（采購部）負責每日17點前同步信息至項目群。2[議題二：新功能需求評審]（產(chǎn)品部）提出：需增加用戶權限管理模塊；（技術部）評估：開發(fā)周期需2周，需增加2名開發(fā)資源。△待辦：（產(chǎn)品部）于10月20日前提交詳細需求文檔；（技術部）根據(jù)文檔評估資源需求，10月22日前反饋。待辦事項清單序號任務描述責任人協(xié)同部門/人截止時間產(chǎn)出物狀態(tài)（跟蹤中/已完成）1跟進供應商到貨進度*[姓名]項目部每日17:00前進度更新表跟蹤中2提交用戶權限管理需求文檔*[姓名]技術部2023-10-20需求文檔V1.0跟蹤中其他說明本次會議形成的決議及待辦事項納入周度工作跟蹤，未按時完成的需提交書面說明。附件：[《項目進度表》《新功能需求初稿》等，如有]分發(fā)范圍：主持人、全體參會人員、總經(jīng)理辦公室、存檔部門簽發(fā)人：*[姓名]（會議主持人/負責人）簽發(fā)日期：[YYYY年MM月DD日]五、撰寫要點與常見問題（一）核心撰寫要點客觀性：僅記錄事實與結論，不摻雜個人觀點或情緒，避免使用“我認為”“應該”等主觀表述。準確性：數(shù)據(jù)、人名、時間、決議內(nèi)容等關鍵信息需反復核對，保證與會議實際情況一致。簡潔性：用簡練語言概括核心內(nèi)容，避免冗長描述，重點突出“決議”和“待辦”。可執(zhí)行性：待辦事項需明確“責任人+時間節(jié)點+產(chǎn)出物”，避免“盡快”“適時”等模糊要求。（二）常見問題及規(guī)避方法問題類型典體表現(xiàn)規(guī)避方法信息遺漏未記錄關鍵決議或待辦事項會前熟悉議程，會中按5W1H原則記錄，會后及時補充核對責任不明確待辦事項未指定負責人或時間節(jié)點討論環(huán)節(jié)當場確認“誰來做、何時完成”，記