機關(guān)公文格式標準化培訓教材一、公文格式標準化的重要意義機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導、履行職能、處理公務(wù)的法定文書，其格式標準化是確保公文法定效力、提升行政效能、保障政令暢通的核心基礎(chǔ)。規(guī)范公文格式需嚴格遵循《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____），兼顧實用性與嚴肅性，確保公文在擬制、傳遞、歸檔全流程中要素完整、格式合規(guī)。二、公文格式核心要素規(guī)范（一）版頭部分：公文“臉面”的規(guī)范表達版頭是公文首頁紅色分隔線以上的識別區(qū)域，需嚴格遵循以下規(guī)范：1.份號：涉密公文必須標注份號（6位3號阿拉伯數(shù)字），頂格編排在版心左上角第一行，用于區(qū)分公文印制份數(shù)，確保涉密公文可追溯。2.密級和保密期限：涉密公文標注“絕密”“機密”“秘密”及保密期限（如“機密★1年”），用3號黑體字頂格編排在版心左上角第二行，期限數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。3.緊急程度：標注“特急”“加急”時，用3號黑體字頂格編排在版心左上角；若同時標注份號、密級和期限，需按“份號→密級和期限→緊急程度”順序分行排列。4.發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱/規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如“XX省人民政府文件”），字體為紅色小標宋體字，居中排布，上邊緣距版心上邊緣35mm。聯(lián)合行文可并用聯(lián)合機關(guān)名稱（主辦機關(guān)在前）或單獨用主辦機關(guān)名稱。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成（如“X政發(fā)〔2023〕5號”）。年份用六角括號“〔〕”括入，順序號不加“第”字、不編虛位（如“5號”而非“05號”），聯(lián)合行文用主辦機關(guān)發(fā)文字號。編排于發(fā)文機關(guān)標志下空二行，居中；上行文（請示、報告）居左空一字，與最后一個簽發(fā)人姓名同列。6.簽發(fā)人：上行文必須標注簽發(fā)人姓名，由“簽發(fā)人”（3號仿宋體字）加全角冒號和姓名（3號楷體字）組成，居右空一字。多個簽發(fā)人按發(fā)文機關(guān)順序均勻編排，每行排兩個姓名，回行與上一行第一個姓名對齊。（二）主體部分：公文“軀干”的內(nèi)容承載主體是公文首頁紅色分隔線（不含）以下、版記（不含）以上的核心區(qū)域，規(guī)范要點如下：1.標題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種組成（如“XX市人民政府關(guān)于加強城市綠化管理的通知”），除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點。字體為2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行，可分多行居中（梯形或菱形排列，避免“孤行”“斷詞”）。2.主送機關(guān)：編排于標題下空一行，居左頂格，回行仍頂格，最后一個機關(guān)后標全角冒號。若主送機關(guān)過多導致首頁無正文，需移至版記，標注為“主送”（原“抄送”改為“主送”），主送機關(guān)置于抄送機關(guān)上一行，之間不加分隔線。3.正文：首頁必須顯示正文，字體為3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一、”（黑體）、“（一）”（楷體）、“1.”（仿宋）、“（1）”（仿宋）標注。4.附件說明：正文下空一行左空二字編排“附件”，后標全角冒號和附件名稱（如“附件：1.XX市城市綠化管理辦法”）。多個附件用阿拉伯數(shù)字標順序號，名稱后不加標點，回行與上一行首字對齊。5.發(fā)文機關(guān)署名與成文日期：署全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文署聯(lián)合機關(guān)名稱（主辦機關(guān)在前）；成文日期署會議通過或負責人簽發(fā)日期（聯(lián)合行文署最后簽發(fā)日期），用阿拉伯數(shù)字標全（如“2023年10月15日”，月、日不編虛位），一般右空四字編排。6.印章：有署名的公文需加蓋紅色印章，不得出現(xiàn)空白印章。聯(lián)合行文時，各機關(guān)署名按順序排列，印章一一對應、端正居中下壓署名，最后一個印章下壓署名和成文日期，印章間排列整齊、互不相交/相切，首排印章頂端距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。特定普發(fā)性公文、電報可免蓋印章。7.附注：標注印發(fā)傳達范圍等事項，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行（如“（此件發(fā)至縣團級）”）。8.附件：另面編排，版記之前、與正文一起裝訂。“附件”及順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件標題居中編排在版心第三行，格式同正文。若分開裝訂，需在附件左上角頂格編發(fā)文字號并標注“附件”及順序號。（三）版記部分：公文“收尾”的規(guī)范閉環(huán)版記是公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的區(qū)域，主要包括：1.抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需執(zhí)行/知曉公文的機關(guān)，用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱。如需移主送機關(guān)至版記，將“抄送”改為“主送”，主送機關(guān)置于抄送機關(guān)上一行，之間不加分隔線。2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)為印制主管部門，印發(fā)日期為印制日期，用4號仿宋體字編排。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字標全（如“2023年10月16日印發(fā)”），后加“印發(fā)”二字。版記中其他要素與印發(fā)機關(guān)、日期用細分隔線隔開。3.頁碼：用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線（距版心下邊緣7mm）。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字；版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁不編頁碼；附件與正文一起裝訂時，頁碼連續(xù)編排。三、公文排版與印制要求（一）紙張與排版規(guī)范公文用紙采用A4型（210mm×297mm），版面干凈無破損。排版時，每頁22行，每行28字，版心尺寸156mm×225mm（上白邊37mm、下白邊35mm，左白邊28mm、右白邊26mm），確保文字疏密得當、閱讀舒適。（二）印制與裝訂要求公文需雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過2mm；黑色油墨需達色譜BL100%，紅色油墨需達Y80%、M80%，保證字跡清晰。裝訂采用左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼誤差不超過4mm；騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，平訂釘鋸與書脊距離3mm~5mm，確保裝訂牢固。四、常見問題與規(guī)范示例（一）典型錯誤示例1.發(fā)文字號不規(guī)范：錯誤使用圓括號（如“X政發(fā)(2023)5號”）或方括號，未用六角括號；順序號編虛位（如“05號”）。規(guī)范示例：X政發(fā)〔2023〕5號2.成文日期格式錯誤：編虛位（如“2023年10月05日”）或用漢字（如“二〇二三年十月五日”）。規(guī)范示例：2023年10月5日3.附件說明標注混亂：多附件未標順序號（如“附件：XX辦法XX通知”），或順序號與附件內(nèi)容不符。規(guī)范示例：附件：1.XX市城市綠化管理辦法2.XX市綠化考核細則（二）規(guī)范公文片段示例標題：XX省人民政府關(guān)于印發(fā)《XX省優(yōu)化營商環(huán)境條例實施細則》的通知發(fā)文字號：X政發(fā)〔2023〕12號主送機關(guān)：各市、縣人民政府，省政府各部門、各直屬機構(gòu)：正文：為深入貫徹《XX省優(yōu)化營商環(huán)境條例》，進一步細化落實舉措，現(xiàn)將《XX省優(yōu)化營商環(huán)境條例實施細則》印發(fā)給你們，請結(jié)合實際認真貫徹執(zhí)行。一、總體要求（一）指導思想……附件說明：附件：XX省優(yōu)化營商環(huán)境條例實施細則發(fā)文機關(guān)署名：XX省人民政府成文日期：2023年9月20日（印章：端正居中，下壓“XX省人民政府”和“2023年9月20日”）五、公文格式審核與歸檔要求（一）審核要點擬制公文時，需重點審核格式要素的完整性（版頭、主體、版記要素是否齊全）、規(guī)范性（字體字號、排版、印章等是否合規(guī)）、合理性（標題結(jié)構(gòu)、層次序數(shù)、附件編排等是否清晰），確保格式無差錯、內(nèi)容無歧義。（二）歸檔要求公文歸檔需嚴格遵循《黨政機關(guān)公文處理工作條例》和