合同管理全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)一、適用范圍與核心目標(biāo)本手冊(cè)適用于企業(yè)各類(lèi)對(duì)外合同的規(guī)范化管理，包括但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等，旨在通過(guò)全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作，實(shí)現(xiàn)合同管理的“權(quán)責(zé)清晰、流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)可控、效率提升”，保證合同簽訂及履行過(guò)程中的合規(guī)性與安全性。二、全流程操作指南（一）合同立項(xiàng)與需求確認(rèn)操作目標(biāo)：明確合同需求背景、必要性與可行性，避免盲目簽訂合同。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、需求發(fā)起人操作步驟：需求提報(bào)：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃或業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，注明項(xiàng)目名稱(chēng)、合作方初步信息、合同金額預(yù)估、核心需求（如服務(wù)內(nèi)容、交付標(biāo)準(zhǔn)、合作期限等）、立項(xiàng)理由及預(yù)期效益。部門(mén)初審：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查需求是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃、預(yù)算是否在部門(mén)可控范圍內(nèi)?？绮块T(mén)會(huì)簽：涉及預(yù)算的需提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核資金來(lái)源；涉及技術(shù)/服務(wù)的需提交技術(shù)部門(mén)評(píng)估可行性；重大合同（如金額超過(guò)萬(wàn)元或合作期限超過(guò)1年）需提交分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。立項(xiàng)確認(rèn)：審批通過(guò)后，正式立項(xiàng)，明確合同談判負(fù)責(zé)人及對(duì)接人，啟動(dòng)后續(xù)合同起草工作。（二）合同起草與內(nèi)部審核操作目標(biāo)：保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)對(duì)等、內(nèi)容完整，規(guī)避法律與商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任主體：法務(wù)專(zhuān)員、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)*操作步驟：模板選用：優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》）；無(wú)模板時(shí)，參考行業(yè)通用范本，但需經(jīng)法務(wù)專(zhuān)員*審核框架合規(guī)性。內(nèi)容起草：基礎(chǔ)信息：合同雙方全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等（需與合作方提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照等資質(zhì)文件核對(duì)一致）；核心條款：合作內(nèi)容（具體、可量化，如“交付3臺(tái)型號(hào)為的設(shè)備，符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”）、權(quán)利義務(wù)（雙方履約時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式）、費(fèi)用與支付（金額、幣種、賬戶(hù)信息、支付條件，如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付合同總額的90%”）、違約責(zé)任（明確違約情形及賠償標(biāo)準(zhǔn)，如“逾期交付每日按合同總額的0.5%支付違約金”）、爭(zhēng)議解決（約定訴訟/仲裁地點(diǎn)及機(jī)構(gòu)，優(yōu)先選擇公司所在地法院）；附件：根據(jù)需求添加技術(shù)參數(shù)、服務(wù)方案、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等附件。內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門(mén)審核：核查合作內(nèi)容是否符合立項(xiàng)需求、技術(shù)參數(shù)是否準(zhǔn)確、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否可執(zhí)行；財(cái)務(wù)部門(mén)審核：核查金額是否與預(yù)算一致、支付條款是否符合財(cái)務(wù)制度、稅費(fèi)承擔(dān)是否合理；法務(wù)部門(mén)審核：重點(diǎn)審核條款合法性（如是否存在無(wú)效格式條款）、權(quán)責(zé)對(duì)等性、違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否有效。修改定稿：根據(jù)各部門(mén)審核意見(jiàn)修改合同，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)專(zhuān)員最終確認(rèn)后，形成《合同審批稿》。（三）合同談判與修訂操作目標(biāo)：與合作方就合同條款達(dá)成一致，爭(zhēng)取公司利益最大化，保證條款可執(zhí)行。責(zé)任主體：談判負(fù)責(zé)人、法務(wù)專(zhuān)員、業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)接人*操作步驟：談判準(zhǔn)備：談判負(fù)責(zé)人*組織業(yè)務(wù)、法務(wù)人員召開(kāi)談判預(yù)備會(huì)，明確談判底線（如價(jià)格浮動(dòng)范圍、付款節(jié)點(diǎn)、違約金比例）、爭(zhēng)議點(diǎn)預(yù)案及分工。正式談判：逐條確認(rèn)合同條款，重點(diǎn)溝通核心條款（如合作內(nèi)容、費(fèi)用、違約責(zé)任），避免口頭承諾，所有修改需書(shū)面記錄；核實(shí)合作方履約能力（如要求提供近1年類(lèi)似項(xiàng)目業(yè)績(jī)、資信證明），必要時(shí)開(kāi)展盡職調(diào)查。修訂確認(rèn)：談判達(dá)成一致后，法務(wù)專(zhuān)員*根據(jù)談判結(jié)果修訂合同，形成《合同簽署稿》，與合作方最終確認(rèn)（加蓋合作方公章或合同專(zhuān)用章確認(rèn)）。（四）合同審批與簽署操作目標(biāo)：履行內(nèi)部審批程序，保證合同簽署權(quán)限合法、程序規(guī)范。責(zé)任主體：審批人、簽署人、行政專(zhuān)員*操作步驟：審批流程：一般合同：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人*→法務(wù)專(zhuān)員*→財(cái)務(wù)部門(mén)*→分管領(lǐng)導(dǎo)*；重大合同（如金額超萬(wàn)元、涉及核心業(yè)務(wù)或知識(shí)產(chǎn)權(quán)）：在上述基礎(chǔ)上增加總經(jīng)理*審批，必要時(shí)提交董事會(huì)審議。審批人需在《合同審批表》簽署明確意見(jiàn)（“同意”“修改后同意”“不同意”），并注明理由。用印管理：審批通過(guò)后，簽署人*（需為法定代表人或授權(quán)代表）與合作方共同簽署合同；行政專(zhuān)員*核對(duì)審批手續(xù)是否完備、合同文本是否與《合同簽署稿》一致，無(wú)誤后加蓋公司合同專(zhuān)用章（嚴(yán)禁以公章代替合同章）；簽署后的合同文本份數(shù)：合作方執(zhí)X份，公司執(zhí)X份（含原件至少2份，1份歸檔，1份交業(yè)務(wù)部門(mén)執(zhí)行）。（五）合同履行與監(jiān)控操作目標(biāo)：保證合同按約定履行，及時(shí)發(fā)覺(jué)并解決履約問(wèn)題，保障公司權(quán)益。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)專(zhuān)員*操作步驟：履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收日期、付款進(jìn)度），定期向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)（周/月度）。驗(yàn)收與確認(rèn)：合作方履行義務(wù)后（如交付貨物、提供服務(wù)），業(yè)務(wù)部門(mén)*按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)組織驗(yàn)收，形成書(shū)面《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，由雙方簽字蓋章確認(rèn)；涉及技術(shù)/質(zhì)量的驗(yàn)收，可邀請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)參與，保證驗(yàn)收結(jié)果客觀公正。付款管理：財(cái)務(wù)部門(mén)*根據(jù)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》及合同約定的支付條件辦理付款，核對(duì)發(fā)票（或費(fèi)用結(jié)算憑證）信息與合同一致，留存付款憑證。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：若發(fā)覺(jué)合作方可能違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門(mén)需及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，法務(wù)專(zhuān)員*介入評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)對(duì)方案（如發(fā)函催告、暫停付款）。（六）合同變更與解除操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更與解除流程，避免因程序不當(dāng)引發(fā)糾紛。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)專(zhuān)員、分管領(lǐng)導(dǎo)*操作步驟：變更申請(qǐng)：因不可抗力、政策變化或雙方協(xié)商一致需變更合同時(shí)由業(yè)務(wù)部門(mén)*提交《合同變更申請(qǐng)表》，注明變更內(nèi)容、原因及對(duì)合同金額、期限的影響。變更審批：參照原合同審批流程履行內(nèi)部審批，重大變更需經(jīng)合作方書(shū)面同意（簽訂《合同變更補(bǔ)充協(xié)議》）。解除程序：需解除合同時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)*書(shū)面通知合作方，說(shuō)明解除原因及依據(jù)（如對(duì)方違約達(dá)到約定解除條件）；雙方協(xié)商一致解除的，簽訂《合同解除協(xié)議》；因一方違約解除的，違約方需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任，留存違約證據(jù)（如催告函、驗(yàn)收不合格報(bào)告）；解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)完成未了結(jié)事項(xiàng)（如退貨、退款），財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)算已發(fā)生費(fèi)用。（七）合同歸檔與復(fù)盤(pán)操作目標(biāo)：保證合同資料完整可查，通過(guò)復(fù)盤(pán)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化后續(xù)管理。責(zé)任主體：行政專(zhuān)員、業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)專(zhuān)員*操作步驟：歸檔整理：合同履行完畢或解除后，行政專(zhuān)員*收集合同文本（含附件、審批表、變更/解除協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等全套資料），按“合同編號(hào)+合作方名稱(chēng)”分類(lèi)歸檔，電子版同步存儲(chǔ)至公司合同管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行期滿后5年。復(fù)盤(pán)總結(jié)：業(yè)務(wù)部門(mén)每季度組織合同復(fù)盤(pán)會(huì)，分析履約中的問(wèn)題（如驗(yàn)收延遲、付款爭(zhēng)議）、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及改進(jìn)措施，形成《合同管理復(fù)盤(pán)報(bào)告》提交法務(wù)部門(mén)，作為后續(xù)合同模板優(yōu)化和管理流程改進(jìn)的依據(jù)。三、關(guān)鍵工具模板（一）合同立項(xiàng)申請(qǐng)表項(xiàng)目名稱(chēng)合作方名稱(chēng)（全稱(chēng)）預(yù)估合同金額（萬(wàn)元）合作期限立項(xiàng)理由核心需求（可附頁(yè)）業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：________日期：______財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)簽字：________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：________日期：______（二）合同審批表合同名稱(chēng)合作方名稱(chēng)合同金額（萬(wàn)元）合同編號(hào)起草部門(mén)業(yè)務(wù)部門(mén)*起草人____________審批意見(jiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)審核簽字：________日期：______法務(wù)審核簽字：________日期：______財(cái)務(wù)審核簽字：________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：________日期：______總經(jīng)理審批（重大合同）簽字：________日期：______（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合作方名稱(chēng)履行階段（□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成）責(zé)任人*關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃實(shí)際進(jìn)展偏差說(shuō)明（如有）應(yīng)對(duì)措施交付/服務(wù)完成時(shí)間驗(yàn)收時(shí)間付款節(jié)點(diǎn)問(wèn)題記錄更新日期（四）合同變更申請(qǐng)表原合同編號(hào)原合同名稱(chēng)變更原因變更內(nèi)容（可附頁(yè)）對(duì)合同金額/期限影響業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)簽字：________日期：______法務(wù)意見(jiàn)簽字：________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：________日期：______合作方確認(rèn)（蓋章）四、風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)（一）立項(xiàng)階段需求不明確或與公司戰(zhàn)略不符的合同不得立項(xiàng)；預(yù)算未審批或資金來(lái)源不清晰的項(xiàng)目禁止啟動(dòng)合同流程。（二）起草與審核階段禁止使用“一切按對(duì)方要求執(zhí)行”“具體條款另行協(xié)商”等模糊表述；法務(wù)審核未通過(guò)的合同不得進(jìn)入談判環(huán)節(jié)；合同文本需與合作方提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)文件中的名稱(chēng)、信息保持一致，避免“假章”“假主體”風(fēng)險(xiǎn)。（三）談判與簽署階段談判過(guò)程需有書(shū)面記錄，重要修改需雙方書(shū)面確認(rèn)；禁止超越權(quán)限簽署合同（如法定代表人未授權(quán)，不得加蓋公章）；合同專(zhuān)用章專(zhuān)人保管，用印前需嚴(yán)格核對(duì)審批手續(xù)與文本一致性。（四）履行與變更階段驗(yàn)收環(huán)節(jié)需留存雙方簽字的書(shū)面報(bào)