一、適用范圍與場景本標準流程適用于各類企業(yè)內(nèi)部的行政類文件管理，涵蓋公司日常運營中形成的各類制度、會議紀要、合同協(xié)議、證照資質(zhì)、請示報告、外來函件等行政文件。無論是新建企業(yè)搭建文件管理體系，還是成熟企業(yè)優(yōu)化現(xiàn)有歸檔流程，均可參照此標準實現(xiàn)行政文件的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，保證文件查找便捷、利用高效、留存合規(guī)。二、標準流程操作步驟（一）文件形成與收集責任主體：文件形成部門（如行政部、人力資源部、財務(wù)部等）為文件收集第一責任人，部門指定專人（如行政專員*敏）負責本部門文件的初步整理。收集范圍：內(nèi)部文件：包括但不限于公司制度、會議紀要、工作計劃/總結(jié)、請示批復(fù)、內(nèi)部通知等；外部文件：包括/行業(yè)協(xié)會函件、合作單位合同、客戶/供應(yīng)商往來函件等；特殊文件：涉密文件需單獨標注密級，電子文件需同步收集原始格式及PDF掃描件（如適用）。收集要求：紙質(zhì)文件需字跡清晰、內(nèi)容完整，無缺頁、污損；電子文件需命名規(guī)范（格式：“部門-文件類型-名稱-日期”，如“行政部-制度-考勤管理規(guī)定-20240101”），存儲于指定服務(wù)器文件夾；重要文件（如合同、證照）需在文件形成后3個工作日內(nèi)完成初步收集。（二）文件分類與整理分類標準：采用“年度+部門+問題分類”三級分類法，保證邏輯清晰、層級分明。一級分類：按年度劃分（如“2024年”）；二級分類：按部門劃分（如“行政部”“人力資源部”）；三級分類：按文件類型劃分（如“制度類”“會議類”“合同類”“證照類”“其他”）。整理操作：紙質(zhì)文件：按三級分類順序排序，逐份編寫頁碼（如“1-5”），去除金屬夾、回形針等易銹蝕裝訂物，使用牛皮紙文件夾或檔案盒封裝，盒面標注“年度-部門-文件類型”（如“2024-行政部-制度類”）；電子文件：按三級分類建立文件夾層級（如“2024年/行政部/制度類”），將文件按形成時間排序，同一文件夾內(nèi)文件名不得重復(fù)，重要電子文件需刻錄光盤備份（一式兩份，一份存檔，一份異地保存）。（三）文件歸檔與移交歸檔時間：年度常規(guī)文件：次年3月31日前完成上一年度文件歸檔；專項文件（如項目合同、重大活動文件）：在項目結(jié)束后或活動完結(jié)后15個工作日內(nèi)完成歸檔。移交流程：形成部門整理完畢后，填寫《行政文件歸檔清單》（見表1），經(jīng)部門經(jīng)理*強審核簽字；將紙質(zhì)文件（含檔案盒）及電子文件（含備份光盤）一同移交至公司檔案管理部門（或綜合管理部），檔案管理員*莉核對文件完整性、分類準確性及清單一致性；雙方在《文件移交登記表》（見表2）簽字確認，各執(zhí)一份留存。（四）文件保管與維護保管場所：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案室，需配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案存儲服務(wù)器需定期殺毒（每月一次），重要服務(wù)器需配備UPS不間斷電源，保證數(shù)據(jù)安全。保管期限：根據(jù)文件價值劃分保管期限，如：永久保存：公司章程、年度經(jīng)營報告、重大合同、證照原件等；長期保存（10-30年）：制度文件、會議紀要、重要往來函件等；短期保存（3-10年）：日常通知、臨時性報告等。維護措施：每季度檢查一次檔案室環(huán)境及檔案存放狀況，發(fā)覺問題及時處理；電子檔案每半年進行一次數(shù)據(jù)備份，并驗證備份數(shù)據(jù)的可讀性；過期檔案需經(jīng)鑒定后按程序銷毀，不得隨意丟棄。（五）文件利用與借閱借閱權(quán)限：普通文件：公司員工因工作需要可申請借閱，需經(jīng)本部門負責人審批；涉密文件：需經(jīng)分管副總*總審批，借閱范圍僅限工作必需內(nèi)容，且不得帶離檔案室。借閱流程：借閱人填寫《行政文件借閱登記表》（見表3），注明文件名稱、編號、借閱用途、歸還時間；檔案管理員*莉核對審批手續(xù)后，提供紙質(zhì)文件復(fù)印件（原件不外借）或電子文件查閱權(quán)限；借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還，如需續(xù)借需提前2個工作日申請。（六）文件鑒定與銷毀鑒定組織：由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合行政部、法務(wù)部（如適用）組成鑒定小組，每三年對到期檔案進行一次價值鑒定。銷毀流程：鑒定小組對到期檔案進行審核，確定銷毀范圍，填寫《文件銷毀審批表》（見表4），經(jīng)行政總監(jiān)*總審批；紙質(zhì)檔案采用碎紙機銷毀（涉密文件需送指定機構(gòu)銷毀），銷毀時需有2人以上監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字；電子檔案刪除后，需對存儲介質(zhì)進行格式化或物理銷毀，保證數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。三、常用管理表格模板表1：《企業(yè)行政文件歸檔清單》文件編號文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)密級存放位置（檔案盒號）備注表2：《文件移交登記表》移交日期移交部門移交人接收部門接收人文件總份數(shù)檔案盒數(shù)量備注表3：《行政文件借閱登記表》借閱日期借閱人所在部門文件名稱文件編號借閱用途歸還日期審批人經(jīng)辦人表4：《文件銷毀審批表》申請部門申請日期文件名稱文件編號銷毀原因保管期限銷毀份數(shù)鑒定小組意見審批人四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項分類一致性：文件分類標準一旦確定，不得隨意更改，確需調(diào)整需經(jīng)檔案管理部門備案，保證歷史文件與新增文件分類邏輯統(tǒng)一。電子文件安全：電子文件傳輸需加密存儲，禁止通過個人QQ等非指定渠道傳輸涉密或重要文件，定期更新服務(wù)器殺毒軟件版本。借閱權(quán)限管控：嚴禁非授權(quán)人員借閱涉密文件，借閱過程中檔案管理員需全程監(jiān)督，防止文件涂改、復(fù)制或丟失。檔案室管理：