采購申請流程通用模板一、采購申請的適用場景與范圍日常運(yùn)營物資采購：如辦公文具、清潔用品、勞保防護(hù)等日常消耗性物資；生產(chǎn)相關(guān)采購：如原材料、輔料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備配件等直接用于生產(chǎn)的物資；固定資產(chǎn)采購：如電腦、打印機(jī)、辦公家具、生產(chǎn)機(jī)械等使用期限超過1年的資產(chǎn)；服務(wù)類采購：如設(shè)備維修、技術(shù)咨詢、市場調(diào)研、會議服務(wù)等非實(shí)物采購；市場活動與項(xiàng)目采購：如展會物料、項(xiàng)目外包服務(wù)、活動策劃等臨時性或項(xiàng)目性采購。無論采購類型或金額大小，均可通過本流程規(guī)范申請、審批與執(zhí)行，保證采購活動的合規(guī)性與效率。二、采購申請全流程操作指南（一）需求提出與申請單填寫需求發(fā)起：由需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部等）根據(jù)實(shí)際工作需要提出采購需求，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望到貨時間。填寫申請表：需求部門負(fù)責(zé)人指定專人（如申請人*）填寫《通用采購申請表》（模板見第三部分），保證以下信息完整準(zhǔn)確：基本信息：申請部門、申請人*、聯(lián)系方式、申請日期；采購詳情：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如適用）、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途說明（需與部門工作目標(biāo)掛鉤）；預(yù)算信息：對應(yīng)預(yù)算科目、預(yù)算編號、已使用預(yù)算金額、本次申請預(yù)算金額；附件清單：如技術(shù)圖紙、報(bào)價(jià)單（至少3家供應(yīng)商比價(jià)，若緊急采購可附說明）、需求審批單等。內(nèi)部初審：申請人核對信息無誤后，提交至需求部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核需求合理性、規(guī)格明確性及預(yù)算匹配性。（二）部門審核與跨部門協(xié)同部門負(fù)責(zé)人審批：需求部門負(fù)責(zé)人*對初審?fù)ㄟ^的申請進(jìn)行審批，確認(rèn)需求符合部門工作計(jì)劃，并在《通用采購申請表》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字。采購部門審核：審批通過后，申請表流轉(zhuǎn)至采購部門（如采購部），由采購專員*進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查：采購物品/服務(wù)是否屬于公司集中采購目錄（若有）；規(guī)格參數(shù)是否清晰，便于供應(yīng)商準(zhǔn)確報(bào)價(jià)；是否存在更優(yōu)替代方案（如性價(jià)比更高的同類產(chǎn)品）；預(yù)算是否在部門可控范圍內(nèi)。審核通過后，采購專員*在“采購部門意見”欄簽字；若需調(diào)整，反饋給需求部門修改后重新提交。財(cái)務(wù)與預(yù)算審核（如需）：對于單次采購金額超過部門審批權(quán)限（如超過5000元）或涉及新增預(yù)算的申請，需同步提交財(cái)務(wù)部門*審核，重點(diǎn)確認(rèn)預(yù)算科目準(zhǔn)確性、資金來源合規(guī)性，并在“財(cái)務(wù)部門意見”欄簽字。（三）領(lǐng)導(dǎo)審批與采購授權(quán)分級審批：根據(jù)采購金額及重要性，由對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（示例，具體權(quán)限需結(jié)合公司制度調(diào)整）：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門審批；5000元＜金額≤20000元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門+分管副總*審批；金額＞20000元：需提交總經(jīng)理*審批。審批人需在“領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄明確簽署“同意”“不同意”或“需補(bǔ)充說明”，并簽字確認(rèn)。緊急采購處理：若因生產(chǎn)急需、市場變化等特殊情況需緊急采購，可啟動緊急流程：需求部門負(fù)責(zé)人電話請示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先由采購部門*執(zhí)行采購，事后1個工作日內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)，并注明“緊急采購”原因。（四）采購執(zhí)行與過程跟蹤供應(yīng)商選擇：采購部門*根據(jù)審批通過的申請，通過以下方式確定供應(yīng)商：集中采購：從公司合格供應(yīng)商庫中選?。环羌胁少彛航M織至少3家供應(yīng)商比價(jià)（或詢價(jià)、招標(biāo)），填寫《供應(yīng)商比價(jià)表》作為附件；單一來源采購：若僅能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品），需附《單一來源采購說明》，經(jīng)總經(jīng)理*審批。合同/訂單簽訂：供應(yīng)商確定后，采購部門*根據(jù)采購金額簽訂采購合同（金額≥10000元）或下達(dá)采購訂單，明確物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并抄送需求部門與財(cái)務(wù)部門。進(jìn)度跟蹤：采購專員*負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，及時與供應(yīng)商溝通交付時間，提前1天通知需求部門做好收貨準(zhǔn)備。（五）驗(yàn)收確認(rèn)與入庫管理到貨驗(yàn)收：物品送達(dá)后，需求部門與采購部門共同組織驗(yàn)收（服務(wù)類采購由需求部門牽頭驗(yàn)收）：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀是否與訂單一致；檢查質(zhì)量合格證明、檢測報(bào)告（如適用），必要時進(jìn)行試用測試；固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)；驗(yàn)收合格后，需求部門驗(yàn)收人在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；若不合格，當(dāng)場拒收并書面說明原因，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠。入庫登記：對于需入庫管理的物資（如原材料、辦公用品），倉庫管理員*根據(jù)《采購驗(yàn)收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，并在系統(tǒng)中同步入庫信息。（六）付款結(jié)算與資料歸檔付款申請：采購部門根據(jù)驗(yàn)收單、發(fā)票（或收據(jù)）、采購合同/訂單等，填寫《付款申請單》，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)審批與付款：財(cái)務(wù)部門*核對單據(jù)一致性無誤后，按公司付款流程辦理付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等），付款后及時更新賬目。資料歸檔：采購申請表、審批單、比價(jià)表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料由采購部門*統(tǒng)一整理，按“申請單號+日期”歸檔保存，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)類保存不少于5年）。三、通用采購申請表模板基本信息申請單號（由采購部門按規(guī)則自動，如“CG-YYYYMMDD-X”）申請部門申請人*聯(lián)系方式申請日期年月日采購詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)（可另附頁說明，需加蓋部門公章）數(shù)量計(jì)量單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說明（需簡述采購目的及與工作的關(guān)聯(lián)性）預(yù)算科目預(yù)算編號已使用預(yù)算金額（元）本次申請預(yù)算金額（元）附件清單（請勾選并注明數(shù)量）□技術(shù)圖紙/需求說明書□供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（至少3份）□歷史采購記錄（如有）□其他：審批流程部門負(fù)責(zé)人*意見：簽字：日期：年月日采購部門*意見：簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部門*意見（如需）：簽字：日期：年月日分管副總*意見（如需）：簽字：日期：年月日總經(jīng)理*意見（如需）：簽字：日期：年月日備注（如緊急采購說明、特殊要求等）四、流程執(zhí)行中的關(guān)鍵要點(diǎn)預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購申請需在部門年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算或新增預(yù)算需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)財(cái)務(wù)部門與分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)起采購。審批時效管理：各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成（緊急采購除外），避免因?qū)徟舆t影響工作進(jìn)度；若需補(bǔ)充材料，審批人需明確告知申請人*。信息準(zhǔn)確性保障：申請人對申請信息的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，規(guī)格參數(shù)模糊、用途不明確的申請將被退回補(bǔ)充；采購部門有權(quán)要求需求部門提供更詳細(xì)的采購需求說明。合規(guī)性要求：嚴(yán)禁拆分采購金額規(guī)避審批流程，嚴(yán)禁向未經(jīng)審核的供應(yīng)商采購；供應(yīng)商選擇需遵循“公平、公正、公開”原則，禁止利益輸送。附件材料規(guī)范：報(bào)價(jià)單需注明供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、報(bào)價(jià)有效期、物品規(guī)格及單價(jià)，并加蓋供應(yīng)商公章（或電子公章）；技術(shù)參數(shù)需由需求部門