2026年橡膠制品公司通訊費(fèi)用核算管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司通訊費(fèi)用的核算、報銷、管控全流程管理，統(tǒng)一費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)，合理控制通訊成本，保障公司辦公、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的通訊需求，依據(jù)《企業(yè)財務(wù)通則》《企業(yè)費(fèi)用報銷管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司橡膠制品生產(chǎn)（含橡膠密封件、橡膠管材、橡膠配件等）、銷售外勤、跨部門協(xié)作等經(jīng)營實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有通訊費(fèi)用的核算管理，涵蓋固定通訊費(fèi)用（辦公固話、企業(yè)寬帶、車間生產(chǎn)調(diào)度通訊設(shè)備）、移動通訊費(fèi)用（員工辦公手機(jī)話費(fèi)、流量費(fèi)）、外勤通訊補(bǔ)貼（銷售外勤、生產(chǎn)巡檢人員額外通訊補(bǔ)貼）等類型，涉及公司行政部、生產(chǎn)部、銷售部、財務(wù)部、研發(fā)部等所有部門及全體員工。第三條基本原則通訊費(fèi)用核算遵循以下原則：按需核算原則：費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)崗位通訊需求制定，兼顧辦公必需性和成本可控性，避免過度補(bǔ)貼或補(bǔ)貼不足；標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一原則：同一類崗位執(zhí)行統(tǒng)一的通訊費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁因人設(shè)標(biāo)、隨意調(diào)整；據(jù)實報銷原則：報銷費(fèi)用需提供正規(guī)通訊發(fā)票，發(fā)票信息與實際消費(fèi)一致，嚴(yán)禁虛報、冒領(lǐng)、套取通訊費(fèi)用；合規(guī)透明原則：費(fèi)用核算、報銷、審批全程留痕，核算標(biāo)準(zhǔn)和報銷結(jié)果公開透明，接受員工監(jiān)督；動態(tài)管控原則：每年根據(jù)通訊資費(fèi)市場變化、公司經(jīng)營規(guī)模調(diào)整，優(yōu)化費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)，確保標(biāo)準(zhǔn)貼合實際。第四條管理職責(zé)分工財務(wù)部是通訊費(fèi)用核算的核心責(zé)任部門，負(fù)責(zé)制定費(fèi)用核算細(xì)則、審核報銷憑證合規(guī)性、完成費(fèi)用賬務(wù)處理、統(tǒng)計月度/年度通訊費(fèi)用支出，分析費(fèi)用占比及異常情況；財務(wù)專員需建立通訊費(fèi)用核算臺賬，記錄費(fèi)用類型、報銷人員、金額、報銷時間等信息。行政部負(fù)責(zé)制定通訊費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、管理公司公用通訊設(shè)備（辦公固話、調(diào)度對講機(jī)等）、核實員工崗位通訊需求，每月收集各部門通訊費(fèi)用報銷初審材料，剔除不符合標(biāo)準(zhǔn)的報銷申請；行政專員需定期核查公用通訊設(shè)備資費(fèi)套餐，選擇性價比最優(yōu)的方案。各部門負(fù)責(zé)人為本部門通訊費(fèi)用報銷初審責(zé)任人，審核本部門員工報銷申請的真實性、合規(guī)性，確認(rèn)報銷金額符合對應(yīng)崗位標(biāo)準(zhǔn)，對虛報費(fèi)用的行為及時制止并上報；員工需按標(biāo)準(zhǔn)使用通訊費(fèi)用，保留消費(fèi)憑證，對報銷信息的真實性負(fù)責(zé)。公司管理層負(fù)責(zé)審批通訊費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整方案、超標(biāo)準(zhǔn)通訊費(fèi)用報銷申請，審核年度通訊費(fèi)用預(yù)算，協(xié)調(diào)解決費(fèi)用核算中的爭議問題。第二章費(fèi)用核算范圍與標(biāo)準(zhǔn)第五條固定通訊費(fèi)用核算辦公固話費(fèi)用：公司辦公區(qū)、生產(chǎn)車間、倉庫等區(qū)域的固定電話費(fèi)用，按實際消費(fèi)金額核算，行政部統(tǒng)一辦理集團(tuán)套餐，優(yōu)先選擇包含通話時長、來電顯示等基礎(chǔ)服務(wù)的資費(fèi)方案，嚴(yán)禁辦理增值業(yè)務(wù)（如彩鈴、短信包），確需辦理的需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批。企業(yè)寬帶費(fèi)用：公司辦公區(qū)、研發(fā)實驗室、生產(chǎn)監(jiān)控系統(tǒng)使用的寬帶費(fèi)用，按年度套餐金額按月分?jǐn)偤怂悖姓啃鑼Ρ戎辽?家運(yùn)營商報價，選擇網(wǎng)速匹配辦公需求、費(fèi)用合理的套餐，每年續(xù)簽前重新評估套餐性價比。公用通訊設(shè)備費(fèi)用：生產(chǎn)調(diào)度對講機(jī)、倉庫掃碼設(shè)備通訊費(fèi)等，按設(shè)備實際資費(fèi)套餐核算，行政部建立設(shè)備臺賬，定期核對設(shè)備數(shù)量和資費(fèi)支出，停用設(shè)備及時注銷資費(fèi)套餐，避免產(chǎn)生無效費(fèi)用。第六條移動通訊費(fèi)用核算按崗位類型劃分費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)，具體如下：一類崗位（銷售外勤、生產(chǎn)巡檢、區(qū)域售后）：因日常需頻繁聯(lián)系客戶、跟進(jìn)生產(chǎn)現(xiàn)場，執(zhí)行最高檔費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，報銷金額不超過對應(yīng)檔位月度限額，超出部分由員工自行承擔(dān)，特殊情況（如重大項目攻堅）超支的，需提交書面說明經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后可報銷。二類崗位（生產(chǎn)管理、采購、行政外勤）：因日常需協(xié)調(diào)跨部門工作、對接供應(yīng)商，執(zhí)行中檔費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，報銷金額不超過對應(yīng)檔位月度限額，僅限報銷辦公相關(guān)通訊費(fèi)用，私人消費(fèi)部分不得納入報銷范圍。三類崗位（行政內(nèi)勤、財務(wù)、研發(fā)內(nèi)勤）：以固定辦公通訊為主，執(zhí)行基礎(chǔ)檔費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，報銷金額不超過對應(yīng)檔位月度限額，優(yōu)先選擇包含基礎(chǔ)通話和流量的經(jīng)濟(jì)型套餐。新入職員工從入職次月起按對應(yīng)崗位標(biāo)準(zhǔn)核算通訊費(fèi)用，崗位調(diào)整人員從調(diào)整當(dāng)月起執(zhí)行新崗位費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，離職員工截止離職當(dāng)月的通訊費(fèi)用按實際消費(fèi)核算，離職次月停止費(fèi)用報銷。第七條外勤通訊補(bǔ)貼核算銷售、售后等崗位因出差產(chǎn)生的額外通訊費(fèi)用（如異地漫游費(fèi)、高頻通話增量費(fèi)），可申請外勤通訊補(bǔ)貼，補(bǔ)貼金額按出差天數(shù)核算，單日補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差區(qū)域（省內(nèi)/省外）制定；申請補(bǔ)貼需附出差審批單，與當(dāng)月通訊費(fèi)用一并報銷。外勤通訊補(bǔ)貼僅用于彌補(bǔ)出差期間額外通訊支出，不得與常規(guī)移動通訊費(fèi)用重復(fù)報銷，財務(wù)部需核對出差審批單與通訊消費(fèi)記錄，確保補(bǔ)貼金額與實際出差情況匹配。第三章費(fèi)用報銷與核算流程第八條報銷周期與材料要求通訊費(fèi)用實行按月報銷制，每月1-5日為報銷申請期，員工需提交以下材料：正規(guī)通訊服務(wù)發(fā)票（發(fā)票抬頭為公司全稱，稅號信息完整）、費(fèi)用消費(fèi)明細(xì)單（顯示通話/流量使用記錄）、《通訊費(fèi)用報銷申請表》（注明崗位類型、報銷金額、是否包含外勤補(bǔ)貼）。公用通訊設(shè)備費(fèi)用由行政部統(tǒng)一收集發(fā)票，每月10日前提交至財務(wù)部核算；超標(biāo)準(zhǔn)報銷需額外提交《超標(biāo)準(zhǔn)通訊費(fèi)用審批單》，附費(fèi)用超支原因說明及管理層審批意見。第九條審核與核算流程初審：部門負(fù)責(zé)人核對員工報銷材料，確認(rèn)金額符合崗位標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)票信息真實有效，簽署初審意見后提交行政部；復(fù)審：行政部核查報銷人員崗位類型、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)匹配度，比對公用通訊設(shè)備資費(fèi)套餐，剔除不符合要求的報銷申請，簽署復(fù)審意見后提交財務(wù)部；終審核算：財務(wù)部審核發(fā)票合規(guī)性、報銷流程完整性，完成賬務(wù)處理，將報銷金額轉(zhuǎn)入員工指定銀行賬戶，對公通訊費(fèi)用直接支付給運(yùn)營商；核算完成后更新費(fèi)用臺賬，標(biāo)注報銷狀態(tài)。整個審核核算流程需在每月15日前完成，嚴(yán)禁無故拖延報銷款項支付，特殊情況（如發(fā)票信息有誤）需在3個工作日內(nèi)告知員工補(bǔ)充材料。第四章費(fèi)用管控與監(jiān)督第十條臺賬與預(yù)算管控財務(wù)部每月匯總通訊費(fèi)用支出數(shù)據(jù)，形成《月度通訊費(fèi)用核算報告》，分析各部門費(fèi)用占比、超標(biāo)準(zhǔn)報銷次數(shù)、異常消費(fèi)等情況，報管理層參考；每年制定通訊費(fèi)用年度預(yù)算，預(yù)算執(zhí)行偏差超10%時，需分析原因并提出管控措施。行政部每季度核查員工通訊費(fèi)用使用情況，對連續(xù)3個月報銷金額接近或達(dá)到限額的崗位，評估是否需調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)或核查消費(fèi)真實性；對公用通訊設(shè)備套餐執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)盤，及時取消閑置增值服務(wù)。第十一條異常核查機(jī)制財務(wù)部對以下異常情況重點(diǎn)核查：單次報銷金額超標(biāo)準(zhǔn)30%以上、同一員工連續(xù)2個月超標(biāo)準(zhǔn)報銷、發(fā)票信息與消費(fèi)記錄不符、無明細(xì)單的報銷申請；核查方式包括核對運(yùn)營商消費(fèi)賬單、與報銷人員核實消費(fèi)場景、調(diào)取辦公通訊記錄等。發(fā)現(xiàn)異常報銷行為的，立即暫停費(fèi)用支付，核實情況后按本制度相關(guān)規(guī)定處理；涉嫌違規(guī)的，移交公司監(jiān)察部門進(jìn)一步調(diào)查。第五章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十二條監(jiān)督考核機(jī)制財務(wù)部每半年開展一次通訊費(fèi)用核算專項檢查，覆蓋費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、報銷憑證合規(guī)、臺賬記錄完整等內(nèi)容，檢查結(jié)果納入各部門績效考核；對費(fèi)用管控效果好、無異常報銷的部門給予績效加分，對費(fèi)用超支嚴(yán)重、違規(guī)報銷頻發(fā)的部門扣減績效分?jǐn)?shù)。行政部每年組織一次通訊費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)宣貫，講解報銷流程、標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整依據(jù)、違規(guī)處理規(guī)則，提升員工合規(guī)意識；將通訊費(fèi)用合規(guī)使用情況納入員工年度考核，作為評優(yōu)評先的參考依據(jù)。第十三條違規(guī)責(zé)任追究對違反本制度規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重予以處理：情節(jié)輕微的（如報銷材料不完整、超標(biāo)準(zhǔn)金額較小），給予通報批評、退回報銷申請限期整改，補(bǔ)繳違規(guī)報銷金額；情節(jié)較重的（如虛報通訊費(fèi)用、重復(fù)報銷、使用虛假發(fā)票），扣減1-2個月績效獎金，取消當(dāng)年評優(yōu)資格；情節(jié)嚴(yán)重的（如長期套取通訊費(fèi)用、串通他人違規(guī)報銷，金額較大），解除勞動合同，追回全部違規(guī)所得，造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失的追究賠償責(zé)任，涉嫌違法犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理。部門負(fù)責(zé)人未履行審核責(zé)任，導(dǎo)致本部門出現(xiàn)多次違規(guī)報銷的，與直接責(zé)任人承擔(dān)同等責(zé)任；財務(wù)部、行政部未履行核算、監(jiān)督職責(zé)，導(dǎo)致費(fèi)用核算混亂、違規(guī)報銷未被發(fā)現(xiàn)的，追究部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專員責(zé)任。第六章附則第十四條制度解釋權(quán)本