行政公文寫作格式化工具使用指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常行政公文標(biāo)準(zhǔn)化撰寫，覆蓋通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要等常用文種。典型場景包括：單位內(nèi)部工作部署（如年度計(jì)劃、會(huì)議通知）、向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展（如季度總結(jié)、專項(xiàng)請(qǐng)示）、向平級(jí)單位商洽事務(wù)（如協(xié)作函、調(diào)檔函）、重要事項(xiàng)記錄與傳達(dá)（如會(huì)議紀(jì)要、情況通報(bào)）等。通過格式化模板，保證公文要素完整、邏輯清晰、符合規(guī)范，提升寫作效率與專業(yè)性。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）明確發(fā)文需求與文種選擇梳理核心信息：根據(jù)發(fā)文目的確定核心內(nèi)容，如“要求各部門提交年度總結(jié)”“向部門申請(qǐng)辦公經(jīng)費(fèi)”“通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況”。匹配文種規(guī)范：需上級(jí)指示或批準(zhǔn)的事項(xiàng)，選用“請(qǐng)示”；向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，選用“報(bào)告”；向不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作、詢問問題，選用“函”；傳達(dá)要求下級(jí)執(zhí)行或周知的事項(xiàng)，選用“通知”；記錄會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)，選用“紀(jì)要”。（二）收集素材與搭建框架素材準(zhǔn)備：收集相關(guān)背景資料（如政策文件、會(huì)議記錄、數(shù)據(jù)報(bào)表）、領(lǐng)導(dǎo)指示、相關(guān)部門意見等，保證內(nèi)容真實(shí)、依據(jù)充分?？蚣艽罱ǎ喊础皹?biāo)題—主送機(jī)關(guān)——附件—發(fā)文機(jī)關(guān)—成文日期”標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)搭建部分根據(jù)文種確定邏輯層次（如“請(qǐng)示”需寫明“請(qǐng)示事項(xiàng)—理由—建議”，“通知”需寫明“發(fā)文緣由—具體事項(xiàng)—執(zhí)行要求”）。（三）撰寫核心內(nèi)容開頭部分：簡明扼要說明發(fā)文緣由，如“根據(jù)會(huì)議精神”“為解決問題”，引用依據(jù)時(shí)注明文件名或文號(hào)（如“《公司2024年工作要點(diǎn)》（辦發(fā)〔2024〕5號(hào)）明確……”）。主體部分：分條列項(xiàng)表述核心內(nèi)容，條理清晰，每條內(nèi)容聚焦一個(gè)主題，使用“一、二、三……”或“（一）（二）（三）”序號(hào)區(qū)分層次；涉及數(shù)據(jù)、時(shí)間、任務(wù)等具體信息時(shí)，表述準(zhǔn)確（如“于2024年6月30日前完成”“預(yù)算金額萬元”）。結(jié)尾部分：根據(jù)文種規(guī)范表述，如“請(qǐng)示”用“以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批示”，“通知”用“特此通知”，“函”用“專此函達(dá)，盼復(fù)”。（四）規(guī)范格式與要素校對(duì)格式排版：居中，字體二號(hào)小標(biāo)宋簡體，如“公司關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知”；主送機(jī)關(guān)：頂格書寫，后加冒號(hào)，字體三號(hào)仿宋GB2312，如“各部門、各子公司：”；首行縮進(jìn)2字符，字體三號(hào)仿宋GB2312，行距28磅；附件：如有附件，在下方左空2字符標(biāo)注“附件：1.X”，字體三號(hào)仿宋GB2312；發(fā)文機(jī)關(guān)署名：右空4字符，字體二號(hào)小標(biāo)宋簡體，加蓋公章；成文日期：右空4字符，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日（如“2024年5月20日”），字體三號(hào)仿宋GB2312。要素校對(duì)：檢查文號(hào)、主送機(jī)關(guān)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等要素是否齊全，避免遺漏或錯(cuò)漏。（五）審核簽發(fā)與歸檔管理審核流程：初稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性，再交辦公室審核格式規(guī)范性，最后報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（簽發(fā)人標(biāo)注于版頭紅色分隔線上方，如“簽發(fā)人：*”）。歸檔管理：正式印發(fā)后，將電子版及紙質(zhì)版（加蓋公章）按文種、時(shí)間順序分類歸檔，留存?zhèn)洳?。三、通用公文模板要素表要素名稱填寫規(guī)范示例位置要求文號(hào)發(fā)機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)（如“公司辦發(fā)〔2024〕8號(hào)”）公司辦發(fā)〔2024〕8號(hào)版頭紅色分隔線下方，居中標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（可發(fā)文機(jī)關(guān)，但需標(biāo)注“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”）公司關(guān)于舉辦2024年度員工培訓(xùn)的通知居中，二號(hào)小標(biāo)宋簡體主送機(jī)關(guān)頂格書寫，多個(gè)機(jī)關(guān)用逗號(hào)分隔，最后一個(gè)機(jī)關(guān)后加冒號(hào)各部門、各子公司：標(biāo)題下方，左對(duì)齊開頭說明發(fā)文緣由、依據(jù)，簡明扼要為提升員工專業(yè)技能，根據(jù)年度培訓(xùn)計(jì)劃安排，現(xiàn)就2024年度員工培訓(xùn)事宜通知主送機(jī)關(guān)下方，首行縮進(jìn)2字符主體分條列項(xiàng)表述核心內(nèi)容，序號(hào)清晰，語言規(guī)范一、培訓(xùn)時(shí)間：2024年6月10日至15日。二、培訓(xùn)地點(diǎn)：公司總部三樓會(huì)議室。段落內(nèi)，首行縮進(jìn)2字符結(jié)尾根據(jù)文種規(guī)范表述，語氣莊重請(qǐng)各部門高度重視，組織相關(guān)人員按時(shí)參加，并于5月30日前將參訓(xùn)名單報(bào)至人力資源部。主體內(nèi)容下方，首行縮進(jìn)2字符附件標(biāo)注“附件：”后加附件名稱及件數(shù)，附件名稱需準(zhǔn)確附件：1.2024年度員工培訓(xùn)安排表2.參訓(xùn)人員回執(zhí)單下方，左空2字符發(fā)文機(jī)關(guān)署名使用機(jī)關(guān)全稱，右空4字符，加蓋公章（電子公章需清晰）公司附件下方，右對(duì)齊成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，右空4字符（如“2024年5月20日”）2024年5月20日發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方，右對(duì)齊四、使用規(guī)范與常見問題提醒（一）格式規(guī)范要點(diǎn)字體與字號(hào)：標(biāo)題二號(hào)小標(biāo)宋簡體，三號(hào)仿宋GB2312，文號(hào)、附件說明三號(hào)仿宋GB2312，避免使用藝術(shù)字體或非標(biāo)準(zhǔn)字體。頁碼與頁邊距：頁碼位于頁腳居中，阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（A4紙標(biāo)準(zhǔn)）。行距與段落：行距固定為28磅，段前段后間距0行，避免段間距過大或過密。（二）用語與邏輯要求語言規(guī)范：使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語（如“搞定”“搞定啦”）；表述準(zhǔn)確，避免歧義（如“盡快完成”可明確為“于X月X日前完成”）。邏輯清晰：部分按“為什么—做什么—怎么做”邏輯展開，條理分明，避免內(nèi)容交叉或重復(fù)。（三）常見問題規(guī)避文種誤用：區(qū)分“請(qǐng)示”與“報(bào)告”（請(qǐng)示需上級(jí)批準(zhǔn)，報(bào)告僅為匯報(bào)）；“函”與“請(qǐng)示”（函用于不相隸屬機(jī)關(guān)，請(qǐng)示用于上級(jí)機(jī)關(guān)）。要素遺漏：避免缺