在企業(yè)采購管理流程中，詢價會議記錄是梳理供應(yīng)商報(bào)價、明確合作意向、保障采購合規(guī)性的核心文書。一份規(guī)范的詢價會議記錄，既能為后續(xù)商務(wù)談判、合同簽訂提供依據(jù)，也能在審計(jì)、糾紛處理時發(fā)揮關(guān)鍵作用。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，從寫作要求、結(jié)構(gòu)規(guī)范、技巧優(yōu)化等維度，為從業(yè)者提供可落地的寫作指引與范本參考。一、寫作基本要求：精準(zhǔn)、完整、合規(guī)（一）準(zhǔn)確性：事實(shí)與數(shù)據(jù)的“雙重錨定”詢價會議記錄的核心價值在于還原真實(shí)場景，因此所有信息需與會議實(shí)際內(nèi)容嚴(yán)格對應(yīng)。例如供應(yīng)商報(bào)價需標(biāo)注“含稅/不含稅”“報(bào)價有效期（如30天）”；技術(shù)參數(shù)類要求需記錄品牌、型號、性能指標(biāo)等細(xì)節(jié)，避免模糊表述（如將“打印機(jī)每分鐘打印30頁”改為“XX品牌A4打印機(jī)，打印速度30頁/分鐘（A4紙，單面，70g）”）。（二）完整性：要素與過程的“全鏈路覆蓋”會議記錄需包含“人-事-物-時-責(zé)”五大核心要素：人：參會人員（含供應(yīng)商代表）的單位、職務(wù)、姓名（如需匿名可標(biāo)注“供應(yīng)商甲/乙”，但需保持指代一致）；事：會議議程、討論焦點(diǎn)（如“供應(yīng)商A的付款周期是否可縮短至15天”）；物：報(bào)價標(biāo)的（如“辦公電腦，Inteli5處理器，8G內(nèi)存”）、報(bào)價金額、供貨周期；時：會議時間、報(bào)價有效期、任務(wù)截止時間；責(zé)：后續(xù)跟進(jìn)的責(zé)任主體（如“采購部張三3日內(nèi)完成供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)核”）。（三）規(guī)范性：格式與表述的“標(biāo)準(zhǔn)化輸出”格式規(guī)范：采用“標(biāo)題+正文+附件（如報(bào)價單掃描件）”結(jié)構(gòu)，正文內(nèi)可通過“項(xiàng)目符號、表格、編號”優(yōu)化可讀性（如用表格對比多供應(yīng)商報(bào)價）；術(shù)語規(guī)范：統(tǒng)一使用行業(yè)通用表述（如“到貨周期”而非“送貨時間”），避免口語化（如“老板說價格太高”改為“采購人代表提出報(bào)價超出預(yù)算范圍”）；編號規(guī)范：對多輪詢價、多供應(yīng)商的會議，可標(biāo)注“詢價會-____”（年份+月份+序號），便于文件歸檔與檢索。（四）時效性：記錄與反饋的“無縫銜接”會議結(jié)束后24小時內(nèi)需完成記錄整理，確保參會人員記憶清晰時核對內(nèi)容；若涉及后續(xù)談判調(diào)整，需在記錄中注明“2024年9月5日補(bǔ)充：供應(yīng)商A將付款周期調(diào)整為20天”，保留修改痕跡。二、內(nèi)容結(jié)構(gòu)規(guī)范：模塊化呈現(xiàn)核心信息（一）會議基本信息（“抬頭”模塊）項(xiàng)目內(nèi)容示例-------------------------------------------------會議主題2024年Q3辦公設(shè)備采購詢價會議會議時間2024年9月3日14:00-16:30會議地點(diǎn)公司3樓會議室主持人采購部經(jīng)理李四參會人員技術(shù)部（王五）、財(cái)務(wù)部（趙六）、供應(yīng)商A（陳七）、供應(yīng)商B（林八）記錄人采購部張三（二）會議議程與議題1.議程1：供應(yīng)商A介紹產(chǎn)品參數(shù)與報(bào)價（14:00-14:40）議題焦點(diǎn)：設(shè)備保修期（供應(yīng)商A提出“整機(jī)保修1年，核心部件3年”，技術(shù)部要求“核心部件保修5年”）；2.議程2：供應(yīng)商B報(bào)價對比與商務(wù)條款說明（14:40-15:30）議題焦點(diǎn)：付款方式（供應(yīng)商B要求“預(yù)付款30%”，財(cái)務(wù)部建議“到貨驗(yàn)收后付70%”）；3.議程3：綜合評審與后續(xù)安排（15:30-16:30）（三）供應(yīng)商報(bào)價詳情（“核心數(shù)據(jù)”模塊）通過表格清晰呈現(xiàn)報(bào)價差異，便于橫向?qū)Ρ龋汗?yīng)商報(bào)價標(biāo)的報(bào)價金額（元）付款方式供貨周期特殊承諾/備注----------------------------------------------------------------------------------------------A臺式電腦（5臺）4.5萬貨到付款10天免費(fèi)安裝，核心部件保修5年（協(xié)商中）B臺式電腦（5臺）4.2萬預(yù)付款30%7天提供3年免費(fèi)維護(hù)，需簽訂保密協(xié)議（四）討論與決策過程（“動態(tài)還原”模塊）需記錄關(guān)鍵意見、分歧點(diǎn)、共識邏輯：技術(shù)部王五：“供應(yīng)商B的設(shè)備參數(shù)符合要求，但保密協(xié)議需法務(wù)部審核條款細(xì)節(jié)”；財(cái)務(wù)部趙六：“供應(yīng)商A的付款方式更靈活，但報(bào)價高出6%，需評估長期維護(hù)成本”；決策邏輯：暫不敲定合作，要求兩家供應(yīng)商2日內(nèi)提供“維護(hù)成本測算表”“保密協(xié)議模板”，采購部3日內(nèi)完成法務(wù)審核。（五）會議結(jié)論與后續(xù)安排（“行動指南”模塊）結(jié)論：需進(jìn)一步對比兩家供應(yīng)商的長期成本與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；任務(wù)1：供應(yīng)商A、B9月5日前提交維護(hù)成本測算表（責(zé)任人：陳七、林八）；任務(wù)2：采購部張三9月6日前完成保密協(xié)議法務(wù)審核（責(zé)任人：張三）；下次會議：9月8日14:00，評審最終方案（主持人：李四）。三、撰寫技巧與細(xì)節(jié)優(yōu)化（一）語言表述：“客觀陳述+數(shù)據(jù)支撐”避免主觀評價（如“這家報(bào)價很便宜”），改為“供應(yīng)商B報(bào)價4.2萬，較供應(yīng)商A低6.67%”；對模糊表述補(bǔ)充背景（如“技術(shù)部認(rèn)為參數(shù)達(dá)標(biāo)”改為“技術(shù)部王五現(xiàn)場核驗(yàn)設(shè)備參數(shù)，確認(rèn)符合《2024辦公設(shè)備技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》第3.2條”）。（二）數(shù)據(jù)管理：“精確性+可追溯性”金額需標(biāo)注“（大寫：肆萬伍仟元整）”或“（大寫：肆萬貳仟元整）”，避免篡改風(fēng)險(xiǎn)；若涉及多輪報(bào)價調(diào)整，需注明“2024年9月4日更新：供應(yīng)商A將報(bào)價調(diào)整為4.35萬（含稅）”，并由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)。（三）版本控制：“活文檔+歷史記錄”采用“版本號+修改時間+修改人”管理記錄（如“V2.0（2024.09.04，張三修改：補(bǔ)充報(bào)價調(diào)整說明）”），確保審計(jì)時可追溯決策過程。（四）審核機(jī)制：“雙人復(fù)核+權(quán)責(zé)綁定”記錄完成后，需由主持人（李四）、記錄人（張三）雙簽字確認(rèn)；若涉及跨部門決策，可附加“財(cái)務(wù)部趙六、技術(shù)部王五已閱”的簽字欄，強(qiáng)化責(zé)任邊界。四、常見問題與優(yōu)化建議（一）信息缺失：“核對清單”補(bǔ)全要素問題：遺漏“報(bào)價有效期”導(dǎo)致后續(xù)談判被動。優(yōu)化：在記錄模板中設(shè)置“必填項(xiàng)核對清單”（如“?報(bào)價金額?付款方式?供貨周期?報(bào)價有效期?特殊條款”），逐項(xiàng)勾選確認(rèn)。（二）表述模糊：“場景化還原”替代概括問題：“雙方討論了價格”未體現(xiàn)分歧點(diǎn)。優(yōu)化：改為“供應(yīng)商A堅(jiān)持報(bào)價4.5萬，認(rèn)為‘核心部件保修5年增加成本’；采購人代表提出‘預(yù)算上限4.3萬’，雙方約定2日內(nèi)協(xié)商價格區(qū)間”。（三）格式混亂：“模板化+可視化”提升效率問題：純文字記錄導(dǎo)致報(bào)價對比困難。優(yōu)化：使用“報(bào)價對比表+決策樹圖示”（如用箭頭標(biāo)注“報(bào)價低→但付款條件嚴(yán)格→需法務(wù)審核”的決策邏輯），降低閱讀成本。（四）后續(xù)脫節(jié)：“任務(wù)追蹤表”綁定責(zé)任問題：會議結(jié)論未明確責(zé)任人，導(dǎo)致跟進(jìn)滯后。優(yōu)化：在“后續(xù)安排”模塊后附加“任務(wù)追蹤表”：任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人截止時間完成狀態(tài)（待辦/進(jìn)行中/已完成）--------------------------------------------------------------------------供應(yīng)商A提交成本測算表陳七9.5待辦法務(wù)審核保密協(xié)議張三9.6待辦五、詢價會議記錄范本（示例）詢價會議記錄編號：詢價會-____會議主題：2024年Q3辦公設(shè)備（臺式電腦）采購詢價會議會議時間：2024年9月3日14:00-16:30會議地點(diǎn)：公司3樓會議室主持人：李四（采購部經(jīng)理）參會人員：王五（技術(shù)部）、趙六（財(cái)務(wù)部）、陳七（供應(yīng)商A）、林八（供應(yīng)商B）記錄人：張三（采購部專員）一、會議議程與議題1.供應(yīng)商A介紹產(chǎn)品參數(shù)與報(bào)價（14:00-14:40）產(chǎn)品參數(shù)：XX品牌臺式電腦，Inteli____，16G內(nèi)存，512GSSD，Windows11系統(tǒng)；報(bào)價：4.5萬（含稅，含安裝費(fèi)），供貨周期10天，付款方式“貨到驗(yàn)收后全款支付”，整機(jī)保修1年、核心部件保修3年。討論焦點(diǎn)：技術(shù)部要求“核心部件保修延長至5年”，供應(yīng)商A表示“需申請總部審批，2日內(nèi)反饋”。2.供應(yīng)商B報(bào)價對比與商務(wù)條款說明（14:40-15:30）產(chǎn)品參數(shù)：YY品牌臺式電腦，Inteli____，16G內(nèi)存，512GSSD，Windows11系統(tǒng)；報(bào)價：4.2萬（含稅，含運(yùn)輸費(fèi)），供貨周期7天，付款方式“預(yù)付款30%，到貨驗(yàn)收后付70%”，整機(jī)保修3年、核心部件保修3年，提供3年免費(fèi)上門維護(hù)。討論焦點(diǎn)：財(cái)務(wù)部認(rèn)為“預(yù)付款30%存在資金占用風(fēng)險(xiǎn)”，供應(yīng)商B提出“可簽訂履約保函，降低付款顧慮”。3.綜合評審與后續(xù)安排（15:30-16:30）技術(shù)部結(jié)論：兩家設(shè)備參數(shù)均符合《2024辦公設(shè)備技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》，供應(yīng)商B的CPU性能略優(yōu)（i____vsi____）；財(cái)務(wù)部結(jié)論：供應(yīng)商A付款方式更靈活，但報(bào)價高6.67%；供應(yīng)商B需法務(wù)部審核保密協(xié)議（因涉及客戶數(shù)據(jù)存儲）；決策方向：要求兩家供應(yīng)商2日內(nèi)補(bǔ)充“維護(hù)成本測算表”“保密協(xié)議模板”，采購部同步啟動法務(wù)審核。二、供應(yīng)商報(bào)價詳情（表格版）供應(yīng)商報(bào)價標(biāo)的（5臺）報(bào)價金額（元）付款方式供貨周期保修政策特殊條款/承諾----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------AXX品牌臺式電腦4.5萬貨到付款10天整機(jī)1年，核心部件3年免費(fèi)安裝，核心部件保修5年（協(xié)商中）BYY品牌臺式電腦4.2萬預(yù)付款30%7天整機(jī)3年，核心部件3年3年免費(fèi)維護(hù)，需簽訂保密協(xié)議三、會議結(jié)論與后續(xù)安排1.結(jié)論：需進(jìn)一步對比兩家供應(yīng)商的長期維護(hù)成本與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)（保密協(xié)議），再行決策。2.任務(wù)安排：供應(yīng)商A（陳七）：9月5日前提交“核心部件保修5年的成本測算表”；供應(yīng)商B（林八）：9月5日前提交“保密協(xié)議模板”及“履約保函樣本”；采購部（