2026年新材料制造公司采購?fù)素浝碣r管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購?fù)素浝碣r管理工作，保障公司采購物資質(zhì)量權(quán)益，明確退貨理賠流程及責(zé)任劃分，降低采購損失，維護(hù)公司與供應(yīng)商的合法合作關(guān)系，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《采購供應(yīng)管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司新材料生產(chǎn)所需物資（原料、輔料、設(shè)備配件、包裝材料等）采購實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有采購物資的退貨申請、質(zhì)量核驗(yàn)、理賠協(xié)商、款項(xiàng)追償、資料歸檔等全流程管理，覆蓋采購部、質(zhì)檢部、倉儲部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門及全體參與采購?fù)素浝碣r的人員；公司與供應(yīng)商簽訂的采購合同中退貨理賠條款需與本制度要求保持一致。第三條采購?fù)素浝碣r遵循“事實(shí)依據(jù)、合規(guī)協(xié)商、及時處置、權(quán)責(zé)清晰”的核心原則：（一）事實(shí)依據(jù)：退貨理賠需以采購合同、質(zhì)量檢測報告、交付驗(yàn)收記錄等客觀證據(jù)為依據(jù)，嚴(yán)禁無依據(jù)提出退貨理賠要求；（二）合規(guī)協(xié)商：與供應(yīng)商的退貨理賠溝通需符合法律法規(guī)及采購合同約定，秉持公平公正原則，避免惡意索賠；（三）及時處置：發(fā)現(xiàn)采購物資異常后24小時內(nèi)啟動核驗(yàn)流程，7個工作日內(nèi)完成與供應(yīng)商的首次協(xié)商，避免損失擴(kuò)大；（四）權(quán)責(zé)清晰：明確各部門在退貨理賠環(huán)節(jié)的職責(zé)，杜絕推諉扯皮，確保問題高效解決。第四條公司采購部為采購?fù)素浝碣r的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)發(fā)起退貨理賠申請、與供應(yīng)商對接協(xié)商、跟進(jìn)理賠進(jìn)度；質(zhì)檢部負(fù)責(zé)采購物資質(zhì)量檢測及出具檢測報告；倉儲部負(fù)責(zé)退貨物資的暫存、清點(diǎn)及退回交接；財務(wù)部負(fù)責(zé)理賠款項(xiàng)核對、支付/追償處理；法務(wù)部負(fù)責(zé)復(fù)雜理賠糾紛的法律支持；管理層負(fù)責(zé)審批大額理賠（金額超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)）、訴訟類理賠事項(xiàng)。第二章采購?fù)素浝碣r范圍與分類第五條退貨理賠范圍：（一）原料類：生產(chǎn)新材料所需的化工原料、粉體原料、液態(tài)原料等采購物資；（二）輔料類：生產(chǎn)過程中使用的助劑、溶劑、包裝輔助材料等采購物資；（三）設(shè)備配件類：生產(chǎn)設(shè)備、倉儲設(shè)備、檢測設(shè)備的配件及易損件等采購物資；（四）其他類：辦公用品、勞保用品等批量采購物資（單次采購金額超規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的）。第六條退貨理賠分類：（一）按退貨原因分：質(zhì)量不合格退貨（理化指標(biāo)不符、性能不達(dá)標(biāo)）、交付不符退貨（規(guī)格/型號/數(shù)量與訂單不一致）、包裝破損退貨（運(yùn)輸/包裝不當(dāng)導(dǎo)致物資損壞）、延期交付退貨（影響生產(chǎn)進(jìn)度且合同約定可退貨）、其他合規(guī)退貨（供應(yīng)商同意的無質(zhì)量問題退貨）；（二）按理賠類型分：退貨退款（退回物資并追回已支付貨款）、換貨補(bǔ)貨（供應(yīng)商重新提供合格物資）、折價賠償（物資可使用但質(zhì)量略差，供應(yīng)商折價補(bǔ)償）、違約金賠付（供應(yīng)商違約導(dǎo)致的額外損失賠償）。第三章退貨理賠觸發(fā)條件第七條質(zhì)量不合格觸發(fā)條件：（一）采購物資的關(guān)鍵理化指標(biāo)（純度、含水率、粒徑等）不符合采購合同約定標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)檢部檢測報告確認(rèn)不合格的；（二）物資使用過程中出現(xiàn)性能失效、批次性質(zhì)量問題，經(jīng)復(fù)檢確認(rèn)屬于供應(yīng)商責(zé)任的；（三）采購物資存在明顯外觀缺陷（破損、變形、污染），無法滿足生產(chǎn)使用要求的。第八條交付不符觸發(fā)條件：（一）交付物資的規(guī)格、型號、品牌與采購訂單/合同約定不一致的；（二）交付數(shù)量與訂單數(shù)量誤差超過合同約定允許范圍（誤差超±3%）的；（三）交付物資的生產(chǎn)批次、有效期與合同約定不符，影響生產(chǎn)排期的。第九條其他觸發(fā)條件：（一）包裝/運(yùn)輸不當(dāng)導(dǎo)致物資泄露、污染、破損，無法正常使用的；（二）供應(yīng)商未按合同約定時間交付，導(dǎo)致公司生產(chǎn)停工、訂單延誤，且拒絕按合同支付違約金的；（三）采購合同中明確約定的其他可退貨理賠情形。第四章退貨理賠操作規(guī)范第十條申請與核驗(yàn)：（一）申請發(fā)起：使用部門/倉儲部發(fā)現(xiàn)采購物資異常后，立即反饋至采購部，采購部填寫《退貨理賠申請單》，附采購合同、驗(yàn)收記錄等初步證據(jù)；（二）質(zhì)量核驗(yàn)：質(zhì)檢部接到申請后24小時內(nèi)開展檢測，出具正式質(zhì)量檢測報告，明確是否屬于供應(yīng)商責(zé)任；（三）證據(jù)整理：采購部匯總檢測報告、合同、交付記錄等證據(jù)，確認(rèn)退貨理賠的事實(shí)依據(jù)和索賠金額（含直接損失、間接損失）。第十一條協(xié)商與確認(rèn)：（一）首次溝通：采購部在證據(jù)整理完成后2個工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，說明退貨理賠事由及依據(jù)，提出初步理賠要求；（二）協(xié)商談判：針對供應(yīng)商的異議，補(bǔ)充相關(guān)證據(jù)并進(jìn)一步溝通，必要時邀請法務(wù)部參與；協(xié)商過程需做好書面記錄，明確雙方意見；（三）結(jié)果確認(rèn)：達(dá)成一致后，與供應(yīng)商簽訂《退貨理賠協(xié)議》，明確退貨方式、理賠金額、支付/退款時間、違約責(zé)任等；無法達(dá)成一致的，由法務(wù)部評估是否采取法律手段。第十二條執(zhí)行與交接：（一）退貨交接：倉儲部按協(xié)議要求清點(diǎn)退貨物資，做好包裝加固，配合供應(yīng)商完成物資退回交接，留存交接記錄；（二）款項(xiàng)處理：財務(wù)部按《退貨理賠協(xié)議》核對金額，涉及退款的，跟蹤供應(yīng)商退款到賬；涉及補(bǔ)貨的，核驗(yàn)補(bǔ)貨物資質(zhì)量；涉及賠償金的，確認(rèn)到賬后完成賬務(wù)處理；（三）異常處置：供應(yīng)商未按協(xié)議執(zhí)行的，采購部7個工作日內(nèi)再次催告，仍不執(zhí)行的移交法務(wù)部處理。第十三條資料歸檔：（一）采購部將《退貨理賠申請單》、檢測報告、協(xié)商記錄、《退貨理賠協(xié)議》、交接記錄等資料整理歸檔，保存期限不低于3年；（二）財務(wù)部將款項(xiàng)處理憑證、賬務(wù)記錄等歸檔，與采購部的資料形成閉環(huán)；（三）涉及訴訟的，法務(wù)部將訴訟文書、判決結(jié)果等單獨(dú)歸檔，同步抄送采購部、財務(wù)部。第五章責(zé)任劃分與監(jiān)督第十四條部門責(zé)任：（一）采購部：因采購合同條款不清晰、未核實(shí)供應(yīng)商資質(zhì)導(dǎo)致理賠糾紛的，追究采購人員責(zé)任；未及時跟進(jìn)理賠進(jìn)度導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大的，承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任；（二）質(zhì)檢部：因檢測失誤出具虛假報告導(dǎo)致理賠失誤的，追究檢測人員責(zé)任；未按時完成檢測的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（三）倉儲部：因驗(yàn)收不及時、保管不當(dāng)導(dǎo)致證據(jù)滅失的，追究倉儲人員責(zé)任；退貨交接時數(shù)量核對錯誤的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（四）財務(wù)部：因款項(xiàng)核對錯誤導(dǎo)致公司損失的，追究財務(wù)人員責(zé)任；未及時跟蹤退款到賬的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第十五條監(jiān)督機(jī)制：（一）日常監(jiān)督：采購部負(fù)責(zé)人每周核查退貨理賠進(jìn)度，管理層每月抽查退貨理賠資料，確保流程合規(guī)；（二）復(fù)盤總結(jié)：每季度對退貨理賠案例進(jìn)行復(fù)盤，分析高頻問題（如某類供應(yīng)商、某類物資的質(zhì)量問題），優(yōu)化采購標(biāo)準(zhǔn)和供應(yīng)商管理；（三）供應(yīng)商管理：將退貨理賠記錄納入供應(yīng)商考核體系，對頻繁出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，暫停合作或列入黑名單。第六章責(zé)任追究第十六條內(nèi)部追責(zé)：（一）操作失誤：因個人操作失誤（如驗(yàn)收記錄錯誤、檢測數(shù)據(jù)錄入錯誤）導(dǎo)致退貨理賠延誤或失誤的，扣減責(zé)任人績效獎金，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)崗處理；（二）管理失職：部門負(fù)責(zé)人未按要求監(jiān)督退貨理賠流程，導(dǎo)致大額損失的，追究管理責(zé)任，扣減部門績效；（三）舞弊行為：與供應(yīng)商串通虛假理賠、侵占公司理賠款項(xiàng)的，按公司規(guī)章制度嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)。第十七條外部追責(zé)：（一）供應(yīng)商拒不配合理賠的，暫停后續(xù)采購訂單，直至履行理賠義務(wù)；（二）因供應(yīng)商惡意違約導(dǎo)致公司重大損失的，通過訴訟、仲裁等法律途徑追償，并納入行業(yè)黑名單；（三）涉及供應(yīng)商商業(yè)欺詐的，移交市場監(jiān)管部門或司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則第十八條本制度所涉及的理賠金額標(biāo)準(zhǔn)、資料保存期限、供應(yīng)商考核指標(biāo)可根據(jù)公司經(jīng)營規(guī)模、采購品類調(diào)整修訂，修訂需報公司管理層審議通過后公示執(zhí)行。第十九條本制度由公司采購部會同質(zhì)檢部、財務(wù)部、