2026年新材料制造公司會計(jì)檔案管理規(guī)范管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司會計(jì)檔案管理工作，保障會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和可利用性，維護(hù)公司財(cái)務(wù)信息管理秩序，依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《會計(jì)檔案管理辦法》《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合新材料制造行業(yè)財(cái)務(wù)核算特點(diǎn)及公司實(shí)際經(jīng)營需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有會計(jì)檔案的全生命周期管理，涵蓋會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料等，公司財(cái)務(wù)部、檔案管理部、各業(yè)務(wù)部門涉及會計(jì)檔案形成、移交、使用的人員均須遵守本制度要求。第三條會計(jì)檔案管理遵循“統(tǒng)一管理、分類規(guī)范、安全保密、依法利用、按期銷毀”的核心原則，檔案收集整理須及時(shí)完整，保管存儲須符合安全標(biāo)準(zhǔn)，借閱利用須履行審批流程，銷毀處置須遵守法定程序。第四條公司財(cái)務(wù)部為會計(jì)檔案形成、整理、移交的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的日常歸集、分類裝訂、按期移交；檔案管理部為會計(jì)檔案歸口保管部門，負(fù)責(zé)檔案的接收、存儲、借閱登記、到期鑒定銷毀；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)配合財(cái)務(wù)部收集本部門產(chǎn)生的會計(jì)資料（如采購發(fā)票、銷售單據(jù)、費(fèi)用報(bào)銷憑證等）。第五條管理目標(biāo)：通過標(biāo)準(zhǔn)化的會計(jì)檔案管理，確保公司財(cái)務(wù)信息可追溯、可核查，防范財(cái)務(wù)檔案丟失、損毀、泄露風(fēng)險(xiǎn)，滿足稅務(wù)稽查、審計(jì)核查、內(nèi)部管理等多維度使用需求，保障公司財(cái)務(wù)工作合規(guī)開展。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第六條部門職責(zé)劃分：（一）財(cái)務(wù)部：指定1-2名專職會計(jì)檔案專員，負(fù)責(zé)日常會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的收集、整理、裝訂；按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部移交歸檔檔案；配合檔案管理部開展檔案鑒定、查閱工作；對電子會計(jì)檔案進(jìn)行備份和格式校驗(yàn)；（二）檔案管理部：設(shè)立會計(jì)檔案專用存儲區(qū)域，配備防火、防潮、防蟲、防盜等保管設(shè)施；接收財(cái)務(wù)部移交的會計(jì)檔案并辦理交接手續(xù)；建立會計(jì)檔案管理臺賬，記錄檔案入庫、借閱、歸還、銷毀等全流程信息；定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理檔案損壞、霉變等問題；（三）各業(yè)務(wù)部門：指定兼職資料提報(bào)員，及時(shí)向財(cái)務(wù)部提交本部門產(chǎn)生的原始憑證（如采購合同、銷售出庫單、費(fèi)用支出票據(jù)等）；配合財(cái)務(wù)部核對業(yè)務(wù)憑證的真實(shí)性、完整性；借閱會計(jì)檔案時(shí)按要求履行審批和歸還義務(wù)。第七條人員要求：（一）會計(jì)檔案專員須具備會計(jì)從業(yè)相關(guān)資質(zhì)，熟悉會計(jì)檔案整理規(guī)范和保管要求，每年參加不少于1次檔案管理專項(xiàng)培訓(xùn)；（二）檔案管理部保管人員須掌握檔案防潮、防火、防泄密等實(shí)操技能，定期檢查存儲環(huán)境，確保檔案保管條件達(dá)標(biāo)；（三）所有接觸會計(jì)檔案的人員須簽訂《保密協(xié)議》，嚴(yán)禁泄露檔案中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)信息等敏感內(nèi)容。第八條交接機(jī)制：（一）財(cái)務(wù)部每月完成上月會計(jì)憑證的整理裝訂，每年年末完成當(dāng)年會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理歸檔，在整理完成后10個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部；（二）移交時(shí)須填寫《會計(jì)檔案移交清單》，明確檔案名稱、數(shù)量、保管期限、裝訂情況等，移交雙方簽字確認(rèn)，各留存一份備查；（三）會計(jì)檔案專員崗位變動(dòng)時(shí)，須完成全部未移交檔案的整理及已移交檔案的交接，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人監(jiān)交，交接記錄存檔備查。第三章會計(jì)檔案范圍與整理規(guī)范第九條會計(jì)檔案范圍：（一）會計(jì)憑證類：原始憑證（采購發(fā)票、銷售發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷單、銀行回單等）、記賬憑證、匯總憑證及其他憑證；（二）會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他賬簿；（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告（包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、附注等）；（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計(jì)檔案移交/借閱/銷毀清冊、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、成本核算資料等。第十條整理裝訂規(guī)范：（一）會計(jì)憑證：按記賬憑證編號順序整理，附帶齊全的原始憑證，剔除金屬裝訂物，采用線裝或膠裝方式裝訂，封面注明單位名稱、憑證所屬期間、憑證冊數(shù)、起止編號，由裝訂人、審核人簽字；（二）會計(jì)賬簿：年度結(jié)賬后按賬簿類型分類整理，總賬、明細(xì)賬按科目順序排列，日記賬按時(shí)間順序整理，賬簿封面注明賬簿名稱、所屬年度，由記賬人、審核人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字；（三）財(cái)務(wù)報(bào)告：按年度、季度、月度分類整理，裝訂時(shí)附帶編制說明、審計(jì)報(bào)告等附件，封面注明報(bào)告類型、所屬期間，由編制人、審核人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字；（四）電子會計(jì)檔案：對電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)告等進(jìn)行格式固化（PDF格式），建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案編號保持一致，每月進(jìn)行一次異地備份。第四章會計(jì)檔案保管與存儲要求第十一條保管期限：（一）永久保管：年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書；（二）保管期限30年：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)檔案移交清冊；（三）保管期限10年：月度/季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表；（四）保管期限屆滿后，按本制度第六章規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。第十二條存儲管理：（一）紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，檔案柜須上鎖管理，存儲區(qū)域保持干燥通風(fēng)，溫度控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%，遠(yuǎn)離火源、水源和腐蝕性物質(zhì)；（二）電子檔案：存儲于專用服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)會計(jì)檔案專員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人查閱，每月進(jìn)行一次本地備份，每季度進(jìn)行一次異地備份，備份介質(zhì)標(biāo)注檔案名稱、備份時(shí)間，妥善保管；（三）檔案管理部每半年對會計(jì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案是否破損、霉變、丟失，電子檔案是否可讀，檢查結(jié)果記錄存檔，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。第五章會計(jì)檔案借閱與利用管理第十三條借閱審批：（一）內(nèi)部借閱：借閱人填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱理由、檔案名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部辦理借閱手續(xù)；（二）外部借閱：稅務(wù)、審計(jì)等法定機(jī)構(gòu)借閱的，須提供相關(guān)執(zhí)法文書或介紹信，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，檔案管理部全程陪同查閱，嚴(yán)禁帶出存儲區(qū)域；其他外部單位借閱的，須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批，且僅可提供復(fù)印件，原件不得借出；（三）借閱涉密會計(jì)檔案（如成本核算數(shù)據(jù)、大額合同憑證）的，須額外經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批。第十四條借閱管理：（一）借閱期限一般不超過5個(gè)工作日，確需延長的須重新提交申請并經(jīng)審批；（二）借閱人須妥善保管借閱檔案，嚴(yán)禁涂改、勾畫、撕毀、替換檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁復(fù)制、傳播檔案中的敏感信息；（三）檔案歸還時(shí)，檔案管理部須核對檔案完整性，確認(rèn)無損壞、缺失后辦理歸還手續(xù)，借閱記錄存檔備查。第六章會計(jì)檔案鑒定與銷毀管理第十五條鑒定流程：（一）會計(jì)檔案保管期限屆滿前6個(gè)月，由檔案管理部牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)部、法務(wù)部成立鑒定小組，對到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定；（二）鑒定內(nèi)容包括檔案是否仍有保存價(jià)值、是否涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)、是否屬于涉密檔案等，鑒定后形成《會計(jì)檔案鑒定意見書》，明確銷毀或繼續(xù)保管的意見；（三）涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的會計(jì)檔案，須延長保管期限至債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。第十六條銷毀流程：（一）經(jīng)鑒定確認(rèn)可銷毀的檔案，由檔案管理部編制《會計(jì)檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見、銷毀時(shí)間等，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審批；（二）銷毀時(shí)須由檔案管理部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部人員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人核對銷毀清冊與實(shí)物一致后，監(jiān)督銷毀全過程，銷毀完成后在清冊上簽字確認(rèn)；（三）電子會計(jì)檔案銷毀時(shí)，須徹底刪除存儲介質(zhì)中的數(shù)據(jù)，確保無法恢復(fù)，銷毀記錄永久保存。第七章考核獎(jiǎng)懲第十七條獎(jiǎng)勵(lì)措施：（一）年度會計(jì)檔案管理考核優(yōu)秀的專員，給予500-2000元現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)，納入年度評優(yōu)優(yōu)先名單；（二）及時(shí)發(fā)現(xiàn)并避免檔案丟失、損毀、泄露風(fēng)險(xiǎn)的人員，給予1000-3000元獎(jiǎng)勵(lì)；（三）嚴(yán)格遵守借閱規(guī)定，按時(shí)歸還檔案且無任何損壞的，年度累計(jì)3次及以上的，給予500元獎(jiǎng)勵(lì)。第十八條處罰措施：（一）輕微違規(guī)：未按規(guī)定整理、移交會計(jì)檔案，或借閱檔案逾期歸還未造成損失的，給予口頭警告，扣除當(dāng)月績效獎(jiǎng)金的5%-10%，限期整改；（二）一般違規(guī)：檔案整理不完整、存儲環(huán)境不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致檔案輕微損壞，或泄露非核心會計(jì)檔案信息的，給予書面警告，扣除當(dāng)月績效獎(jiǎng)金的20%-50%，暫停相關(guān)工作接受培訓(xùn)；（三）嚴(yán)重違規(guī)：檔案丟失、損毀造成重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，或泄露核心會計(jì)檔案信息、違規(guī)銷毀檔案的，扣除全部績效獎(jiǎng)金，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)合同