會(huì)議管理與記錄制作模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景二、會(huì)議全流程操作指南（一）會(huì)前籌備：明確目標(biāo)與準(zhǔn)備確定會(huì)議核心目的根據(jù)工作需求明確會(huì)議需解決的核心問題（如項(xiàng)目進(jìn)度同步、跨部門協(xié)作方案決策、階段性目標(biāo)拆解等），避免召開無明確目標(biāo)的會(huì)議。示例：若為“Q3產(chǎn)品迭代方案評審會(huì)”，目的需聚焦“方案可行性評估、資源需求確認(rèn)、排期共識”。制定會(huì)議議程與分工議程需包含議題順序、每個(gè)議題的預(yù)計(jì)時(shí)長、負(fù)責(zé)人及討論目標(biāo)，提前1-2天發(fā)給參會(huì)人員。參會(huì)人員分工：明確主持人（把控節(jié)奏、引導(dǎo)討論）、記錄人（實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵信息）、議題負(fù)責(zé)人（提前準(zhǔn)備材料并主導(dǎo)討論）。準(zhǔn)備會(huì)議材料與環(huán)境材料準(zhǔn)備：議題負(fù)責(zé)人需提前提交相關(guān)數(shù)據(jù)、報(bào)告或方案（如項(xiàng)目進(jìn)度表、預(yù)算明細(xì)、方案對比文檔），由記錄人匯總后統(tǒng)一分發(fā)。環(huán)境準(zhǔn)備：明確會(huì)議形式（線上/線下），線上會(huì)議需提前測試設(shè)備（麥克風(fēng)、屏幕共享），線下會(huì)議需預(yù)訂會(huì)議室、布置座位（按部門或議題分組）、準(zhǔn)備投影儀、白板、文具等。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦討論與決策開場與議程確認(rèn)（5-10分鐘）主持人開場：說明會(huì)議目的、議程及時(shí)長要求，提醒參會(huì)人員專注議題、避免跑題。確認(rèn)議程：如無異議則按議程進(jìn)行，若有調(diào)整需全體參會(huì)人員同意。議題討論與決策（核心環(huán)節(jié)）按議程順序逐項(xiàng)討論，每個(gè)議題由負(fù)責(zé)人先簡要介紹背景，再引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言（可按“先觀點(diǎn)、后理由”邏輯）。主持人需控制發(fā)言時(shí)長，避免少數(shù)人壟斷討論，鼓勵(lì)不同意見表達(dá)，但需聚焦問題本身，避免人身攻擊。關(guān)鍵信息記錄：記錄人需實(shí)時(shí)記錄“討論要點(diǎn)”（如各方核心觀點(diǎn)）、“爭議點(diǎn)”（未達(dá)成一致的內(nèi)容）、“決策結(jié)果”（最終明確的結(jié)論，需明確“是什么”“為什么”“誰確認(rèn)”）。明確行動(dòng)項(xiàng)（會(huì)議結(jié)束前10分鐘）每個(gè)議題討論完畢后，需同步確認(rèn)“行動(dòng)項(xiàng)”：包括任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間、所需資源（如有）。示例：行動(dòng)項(xiàng)“完成用戶調(diào)研報(bào)告初稿”，負(fù)責(zé)人“市場部-王*”，完成時(shí)間“2024年X月X日”，資源“需設(shè)計(jì)部提供問卷模板”。（三）會(huì)后跟進(jìn)：落地與歸檔整理會(huì)議記錄（24小時(shí)內(nèi)完成）記錄人根據(jù)會(huì)中筆記，整理成結(jié)構(gòu)化會(huì)議記錄，包含“會(huì)議基本信息”“議程討論與決策”“行動(dòng)項(xiàng)清單”三部分，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、語言簡練，避免口語化表達(dá)。記錄完成后，先提交主持人審核，確認(rèn)無遺漏或偏差后，再分發(fā)給所有參會(huì)人員（抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）。跟蹤行動(dòng)項(xiàng)執(zhí)行建立行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表，記錄人每周更新行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)度（如“進(jìn)行中”“已完成”“延期”），對于逾期未完成的任務(wù)，及時(shí)提醒負(fù)責(zé)人并同步原因。下次例會(huì)需優(yōu)先回顧上次會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)完成情況，形成“閉環(huán)管理”。會(huì)議資料歸檔將會(huì)議記錄、參會(huì)人員簽到表、會(huì)議材料（PPT、文檔等）統(tǒng)一整理歸檔，按“年份-月份-會(huì)議類型”命名（如“2024-09-產(chǎn)品迭代方案評審會(huì)”），保存至企業(yè)共享文檔系統(tǒng)，方便后續(xù)查閱。三、會(huì)議記錄模板表格表1：會(huì)議基本信息表項(xiàng)目內(nèi)容會(huì)議名稱（例：Q3產(chǎn)品迭代方案評審會(huì)）會(huì)議時(shí)間（例：2024年9月15日14:00-16:00）會(huì)議地點(diǎn)（例：公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議號：*））主持人（例：產(chǎn)品部-趙*）記錄人（例：運(yùn)營部-孫*）參會(huì)人員（例：產(chǎn)品部-趙、研發(fā)部-周、市場部-王、設(shè)計(jì)部-李、運(yùn)營部-孫*）缺席人員及原因（例：無/研發(fā)部-周*：客戶現(xiàn)場支持）會(huì)議目的（例：評審Q3產(chǎn)品迭代方案可行性，確認(rèn)資源需求與排期）表2：議程討論與決策記錄表序號議題名稱討論要點(diǎn)決策結(jié)果負(fù)責(zé)人1用戶需求優(yōu)先級排序研發(fā)部-周：A類需求開發(fā)周期短，可快速提升用戶體驗(yàn)；市場部-王：B類需求對應(yīng)核心用戶群體，需優(yōu)先滿足。按用戶價(jià)值與緊急度綜合排序：A類需求優(yōu)先級最高，B類次之，C類延后。產(chǎn)品部-趙*2開發(fā)資源分配研發(fā)部當(dāng)前人力緊張，需協(xié)調(diào)2名前端工程師支持；設(shè)計(jì)部需配合輸出UI稿。1.協(xié)調(diào)研發(fā)部2名前端工程師（9月20日前到位）；2.設(shè)計(jì)部9月18日前完成高保真UI稿。研發(fā)部-周、設(shè)計(jì)部-李3迭代版本上線時(shí)間原計(jì)劃9月30日，但開發(fā)資源不足，可能延期至10月15日。確認(rèn)上線時(shí)間為10月15日，9月25日前完成內(nèi)測，10月10日前完成公測。產(chǎn)品部-趙*表3：行動(dòng)項(xiàng)清單表序號行動(dòng)項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人截止日期所需資源完成狀態(tài)（未開始/進(jìn)行中/已完成/延期）備注1完成用戶需求優(yōu)先級排序文檔產(chǎn)品部-趙*2024-9-18無未開始需附用戶調(diào)研數(shù)據(jù)支撐2協(xié)調(diào)2名前端工程師加入項(xiàng)目組研發(fā)部-周*2024-9-20人力部配合進(jìn)行中已與人力部溝通3輸出Q3迭代版本高保真UI稿設(shè)計(jì)部-李*2024-9-18產(chǎn)品部提供原型未開始需確認(rèn)交互細(xì)節(jié)四、使用要點(diǎn)與常見問題規(guī)避會(huì)前準(zhǔn)備需充分，避免“臨時(shí)起意”議題材料需提前1天分發(fā)，保證參會(huì)人員有充足時(shí)間閱讀，避免會(huì)上臨時(shí)看材料導(dǎo)致討論效率低下。參會(huì)人員名單需精準(zhǔn)，僅邀請與議題直接相關(guān)的人員，避免無關(guān)人員參會(huì)浪費(fèi)資源。記錄需抓重點(diǎn)，避免“流水賬”記錄人需聚焦“決策結(jié)果”和“行動(dòng)項(xiàng)”，而非逐字記錄討論內(nèi)容，對于爭議較大的議題，可簡要記錄各方觀點(diǎn)及最終共識。行動(dòng)項(xiàng)需“可量化、可跟進(jìn)”，避免使用“盡快”“適時(shí)”等模糊表述，明確截止日期和負(fù)責(zé)人。會(huì)后跟進(jìn)要及時(shí)，避免“議而不決”會(huì)議記錄需在24小時(shí)內(nèi)分發(fā)，保證參會(huì)人員確認(rèn)行動(dòng)項(xiàng)；行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表需每周更新，逾期未完成的任務(wù)需同步原因及解決方案。避免會(huì)議記錄“只發(fā)不問”，主持人需在下次會(huì)議中優(yōu)先回顧行動(dòng)項(xiàng)完