2026年煙草制品公司采購申請審批流程管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購申請審批流程管理工作，優(yōu)化采購審批效率，防范采購申請隨意性、審批不規(guī)范等風(fēng)險，保障采購需求與生產(chǎn)經(jīng)營實際匹配，依據(jù)《中華人民共和國煙草專賣法實施條例》《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號——采購業(yè)務(wù)》《煙草行業(yè)采購管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司煙草制品生產(chǎn)經(jīng)營中原料、輔料、設(shè)備、服務(wù)等采購申請審批的實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱采購申請審批流程管理，是指對公司各類采購需求的申請發(fā)起、資料提報、層級審批、結(jié)果反饋等全流程管理行為，涵蓋采購申請分類、提報規(guī)范、審批權(quán)限、審批時限、異常處置等核心環(huán)節(jié)。第三條本制度適用于公司所有采購申請審批業(yè)務(wù)，包括原料采購（煙葉、香精香料）、輔料采購（煙盒、濾嘴棒、包裝膜）、設(shè)備采購（生產(chǎn)設(shè)備、倉儲設(shè)備）、服務(wù)采購（物流、維保、檢測）的申請發(fā)起、審核及審批，涉及采購部、生產(chǎn)部、倉儲部、財務(wù)部、審計部及所有提報采購申請的部門和人員。第四條采購申請審批遵循“需求真實、分級審批、流程規(guī)范、效率優(yōu)先”的核心原則，嚴(yán)格遵守?zé)煵菪袠I(yè)采購管理要求，做到申請有依據(jù)、審批有權(quán)限、時限有標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果有反饋，確保采購申請與公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、資金預(yù)算相匹配。第五條公司采購部為采購申請審批流程的歸口管理部門，負(fù)責(zé)審核采購申請的合理性、完整性，統(tǒng)籌審批進(jìn)度；需求提報部門為采購申請的發(fā)起主體，負(fù)責(zé)提報真實有效的采購需求及配套資料；財務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購申請的資金預(yù)算匹配性；管理層按權(quán)限完成采購申請的終審，審計部負(fù)責(zé)監(jiān)督審批流程的合規(guī)性。第二章采購申請分類及發(fā)起規(guī)范第六條采購申請按品類及金額分級：（一）常規(guī)采購申請：單次采購金額低于5萬元的輔料采購、小額服務(wù)采購（如單次維保費(fèi)用、零星檢測服務(wù)），屬于常規(guī)采購申請，按基礎(chǔ)審批流程辦理；（二）重要采購申請：單次采購金額5萬元（含）-50萬元的原料采購、設(shè)備配件采購、批量服務(wù)采購，屬于重要采購申請，按中級審批流程辦理；（三）重大采購申請：單次采購金額50萬元（含）以上的煙葉原料采購、生產(chǎn)設(shè)備采購、年度物流服務(wù)采購，屬于重大采購申請，按高級審批流程辦理；（四）緊急采購申請：因生產(chǎn)故障、應(yīng)急保障等特殊情況需立即采購的物資/服務(wù)，可發(fā)起緊急采購申請，在補(bǔ)齊資料的前提下走加急審批流程，加急審批需注明緊急原因并附相關(guān)證明。第七條采購申請?zhí)釄笠?guī)范：（一）資料要求：提報采購申請時，需附采購申請單、需求說明（含采購數(shù)量、規(guī)格、用途、預(yù)計到貨時間）、資金預(yù)算說明，重大采購申請需額外附市場調(diào)研資料、供應(yīng)商初選名單，緊急采購申請需附應(yīng)急情況證明；（二）真實性要求：需求提報部門需確保采購需求真實反映生產(chǎn)經(jīng)營實際，嚴(yán)禁虛構(gòu)采購需求、超計劃提報采購申請，采購數(shù)量需結(jié)合歷史使用量、庫存余量、生產(chǎn)計劃合理測算；（三）時限要求：常規(guī)采購申請需提前15個工作日提報，重要采購申請需提前30個工作日提報，重大采購申請需提前60個工作日提報，緊急采購申請可即時提報，但需在審批完成后3個工作日內(nèi)補(bǔ)充完整資料。第三章審批流程及時限要求第八條不同級別采購申請審批流程：（一）常規(guī)采購申請：需求提報部門負(fù)責(zé)人初審→采購部專員審核→采購部負(fù)責(zé)人復(fù)審，完成即可執(zhí)行采購；（二）重要采購申請：需求提報部門負(fù)責(zé)人初審→采購部專員審核→采購部負(fù)責(zé)人復(fù)審→財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管采購的管理層終審；（三）重大采購申請：需求提報部門負(fù)責(zé)人初審→采購部專員審核→采購部負(fù)責(zé)人復(fù)審→財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管采購的管理層審核→公司主要管理層終審；（四）緊急采購申請：需求提報部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)→采購部負(fù)責(zé)人加急審核→財務(wù)部負(fù)責(zé)人加急審核→對應(yīng)層級管理層終審，各環(huán)節(jié)可通過線上辦公系統(tǒng)同步審批，縮短審批周期。第九條審批環(huán)節(jié)時限要求：（一）初審環(huán)節(jié)：需求提報部門負(fù)責(zé)人需在采購申請?zhí)釄蠛?個工作日內(nèi)完成初審，確認(rèn)需求真實性及合理性；（二）審核環(huán)節(jié)：采購部專員及負(fù)責(zé)人需在接收申請后2個工作日內(nèi)完成審核，重大采購申請審核時限可延長至3個工作日，審核需明確意見（同意/駁回/補(bǔ)充資料）；（三）財務(wù)審核：財務(wù)部需在接收申請后1個工作日內(nèi)完成資金預(yù)算審核，確認(rèn)采購金額在月度/年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算申請需注明調(diào)整方案；（四）終審環(huán)節(jié)：管理層需在接收申請后2個工作日內(nèi)完成終審，緊急采購申請需在4小時內(nèi)完成終審，嚴(yán)禁無故拖延審批進(jìn)度。第四章審批審核核心要求第十條初審審核重點：（一）需求提報部門負(fù)責(zé)人需核查采購申請是否與本部門生產(chǎn)/運(yùn)營計劃匹配，采購數(shù)量、規(guī)格是否準(zhǔn)確，用途是否合理，對不符合實際的申請需退回并說明原因；（二）對超庫存余量提報的采購申請，需核查庫存數(shù)據(jù)，確認(rèn)無重復(fù)采購、積壓采購情況，必要時協(xié)調(diào)倉儲部核實庫存狀態(tài)。第十一條采購部審核重點：（一）合規(guī)性審核：核查采購申請是否符合公司采購管理制度，采購品類是否屬于集中采購范圍，供應(yīng)商選擇是否符合煙草行業(yè)采購規(guī)范；（二）合理性審核：結(jié)合市場行情、歷史采購價格，核查采購單價是否合理，采購數(shù)量是否符合經(jīng)濟(jì)采購批量，避免因采購量過小增加成本；（三）完整性審核：核查采購申請配套資料是否齊全，資料不全的需一次性告知提報部門補(bǔ)充，補(bǔ)充資料時限不超過3個工作日。第十二條財務(wù)部審核重點：（一）預(yù)算審核：核查采購申請金額是否在已批復(fù)的月度/年度資金預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算申請需附預(yù)算調(diào)整申請及管理層審批意見；（二）成本審核：結(jié)合采購品類的歷史成本數(shù)據(jù)，核查采購申請金額的合理性，對成本異常的申請需要求提報部門說明原因。第五章異常處置與監(jiān)督考核第十三條審批異常處置：（一）申請駁回：采購申請因資料不全、需求不實、超預(yù)算等原因被駁回的，采購部需一次性告知駁回原因及整改要求，提報部門整改后可重新提報，重新提報的申請需在5個工作日內(nèi)完成；（二）審批超時：任一審批環(huán)節(jié)超時未處理的，采購部需及時提醒對應(yīng)審批人，緊急采購申請超時的，需上報管理層協(xié)調(diào)處理，確保不影響生產(chǎn)經(jīng)營；（三）申請撤銷：提報部門因需求變更需撤銷采購申請的，需提交撤銷申請，經(jīng)采購部確認(rèn)未啟動采購流程后，完成撤銷手續(xù)，已啟動采購流程的需協(xié)商供應(yīng)商終止合作，避免造成損失。第十四條監(jiān)督考核機(jī)制：（一）日常監(jiān)督：采購部每月梳理采購申請審批流程執(zhí)行情況，形成《采購申請審批月報》，上報公司管理層，重點核查審批時限、資料完整性、需求真實性；（二）專項檢查：審計部每季度開展采購申請審批專項檢查，抽查審批記錄、配套資料，核查是否存在違規(guī)審批、虛構(gòu)需求等情況；（三）考核獎懲：月度審批及時率100%的審批人員，給予100-300元專項獎勵；提報虛假采購申請的責(zé)任人，扣減績效獎金200-500元；審批人員因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致違規(guī)采購的，取消年度評優(yōu)資格，造成經(jīng)濟(jì)損失的追究相應(yīng)責(zé)任。第六章附則第十五條