2026年煙草制品公司采購?fù)素浝碣r管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購物資退貨理賠管理，保障采購物資質(zhì)量合規(guī)性，明確退貨理賠責(zé)任邊界，降低采購損失，同時嚴格遵守?zé)煵輰Ｙu相關(guān)法律法規(guī)及采購管理規(guī)范，結(jié)合煙草制品行業(yè)采購特性（含煙葉、卷煙紙、濾嘴棒、包裝物料等物資采購場景）及公司實際，依據(jù)《中華人民共和國煙草專賣法》《中華人民共和國民法典》（合同編）《煙草行業(yè)采購管理規(guī)范》等法律法規(guī)，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部及各所屬機構(gòu)所有采購物資的退貨申請、質(zhì)量定損、理賠協(xié)商、款項追回全流程管理；涵蓋原輔材料、包裝物料、設(shè)備配件、勞保用品等所有采購品類，涉及自有采購人員、外協(xié)供應(yīng)商開展的所有采購?fù)素浝碣r相關(guān)活動。第三條采購?fù)素浝碣r遵循“合規(guī)定損、責(zé)任清晰、及時理賠、全程追溯”的核心原則：按合同約定及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)核定退貨及理賠依據(jù)，無違規(guī)定損情況；明確采購方、供應(yīng)商的責(zé)任邊界，不推諉理賠責(zé)任；退貨理賠流程高效推進，及時追回損失；退貨理賠過程全程留痕，可追溯每筆退貨理賠的審批、協(xié)商、執(zhí)行軌跡。第四條公司采購部為退貨理賠管理歸口管理部門，負責(zé)發(fā)起退貨申請、與供應(yīng)商協(xié)商理賠事宜、跟蹤理賠進度；質(zhì)量管理部負責(zé)核查退貨物資質(zhì)量問題、出具質(zhì)量定損報告；財務(wù)部負責(zé)核算理賠金額、跟進理賠款項到賬；審計部負責(zé)核查退貨理賠記錄真實性及合規(guī)性；法務(wù)部負責(zé)提供退貨理賠法律支持、處理合同糾紛；總經(jīng)理辦公會負責(zé)審定重大退貨理賠事項及責(zé)任追究結(jié)果。第二章管理組織與職責(zé)第五條采購?fù)素浝碣r專項小組組成：組長由公司采購分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員包括采購部負責(zé)人、質(zhì)量管理部負責(zé)人、財務(wù)部負責(zé)人、審計部負責(zé)人、法務(wù)部負責(zé)人，確保退貨理賠全環(huán)節(jié)管控到位。第六條專項小組職責(zé)：審定公司退貨理賠管理細則及糾紛處置預(yù)案；協(xié)調(diào)解決跨部門質(zhì)量定損、金額核算等協(xié)作問題；每季度開展退貨理賠專項檢查，核查理賠記錄完整性、損失追回率；分析退貨理賠數(shù)據(jù)，優(yōu)化采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商篩選策略；審定重大退貨理賠事項及責(zé)任追究結(jié)果，督促相關(guān)方落實整改措施。第七條采購部職責(zé)：結(jié)合煙草采購質(zhì)量要求及采購合同約定，制定差異化的退貨理賠執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；建立退貨理賠申請體系，明確申請條件、審批流程、協(xié)商要求；安排專人對接供應(yīng)商，發(fā)起退貨申請并溝通理賠事宜；收集整理退貨物資相關(guān)采購單據(jù)、驗收記錄，作為理賠依據(jù)；跟蹤退貨物流及理賠款項到賬進度；第一時間處置退貨理賠異常，如供應(yīng)商拒不理賠、定損爭議等問題；建立退貨理賠檔案，留存申請單、定損報告、協(xié)商記錄、理賠憑證等資料；對采購人員開展退貨理賠培訓(xùn)，講解定損標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)商技巧、合規(guī)要求。第八條質(zhì)量管理部職責(zé)：接收采購部提交的退貨物資質(zhì)量核查申請，在規(guī)定時限內(nèi)完成現(xiàn)場核驗；依據(jù)煙草行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及合同約定，出具客觀公正的質(zhì)量定損報告，明確質(zhì)量問題類型、責(zé)任主體；配合采購部與供應(yīng)商溝通定損結(jié)果，提供技術(shù)支持；對因采購質(zhì)量管控不到位導(dǎo)致的退貨理賠，分析問題根源并提出整改建議。第九條財務(wù)部職責(zé)：根據(jù)質(zhì)量定損報告及采購合同，核算退貨金額、理賠違約金、運輸損耗等相關(guān)費用；核查理賠金額計算準(zhǔn)確性，確保符合合同約定；跟蹤理賠款項到賬情況，及時入賬并反饋至采購部；對退貨理賠涉及的資金支出、款項追回進行賬務(wù)處理，留存財務(wù)憑證。第十條采購作業(yè)人員職責(zé)：嚴格按驗收標(biāo)準(zhǔn)核對到貨物資，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題立即上報；收集整理采購合同、驗收記錄、質(zhì)量檢測報告等退貨理賠佐證材料；配合質(zhì)量管理部開展退貨物資質(zhì)量核驗，如實提供驗收過程信息；協(xié)助采購部與供應(yīng)商對接退貨理賠事宜，記錄協(xié)商過程；發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違規(guī)供貨、拒不配合理賠等情況，立即上報采購部負責(zé)人。第三章退貨理賠范圍與標(biāo)準(zhǔn)第十一條退貨范圍：（一）質(zhì)量不合格類：煙葉等級與采購約定不符、卷煙紙物理指標(biāo)不達標(biāo)、濾嘴棒尺寸偏差超出允許范圍、包裝物料印刷質(zhì)量缺陷等不符合煙草行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的采購物資；（二）交付違規(guī)類：供應(yīng)商未按合同約定時間交貨、交付物資數(shù)量與訂單不符、批次信息與采購要求不一致的采購物資；（三）合規(guī)違規(guī)類：無煙草專賣品供貨資質(zhì)、物資檢測報告缺失、環(huán)保指標(biāo)不達標(biāo)等不符合法規(guī)及公司采購合規(guī)要求的采購物資；（四）其他類：因公司采購計劃調(diào)整且合同約定可退貨、供應(yīng)商自愿接受退貨的采購物資。第十二條理賠標(biāo)準(zhǔn)：（一）質(zhì)量責(zé)任理賠：因供應(yīng)商原因?qū)е挛镔Y質(zhì)量不合格的，供應(yīng)商需全額退還采購款項，承擔(dān)退貨運輸費用，按合同約定支付違約金；造成公司生產(chǎn)線停工、質(zhì)量事故等額外損失的，需另行賠償實際損失；（二）交付責(zé)任理賠：供應(yīng)商逾期交貨的，按合同約定的日違約金標(biāo)準(zhǔn)支付違約金；數(shù)量短缺的，需在規(guī)定時限內(nèi)補齊貨物或退還短缺部分款項；批次信息不符的，需無償更換符合要求的物資并承擔(dān)相關(guān)費用；（三）合規(guī)責(zé)任理賠：因供應(yīng)商資質(zhì)不全、資料缺失導(dǎo)致物資無法入庫使用的，供應(yīng)商需全額退款，承擔(dān)退貨所有費用，賠償公司因此產(chǎn)生的采購替代物資的差價損失；（四）公司責(zé)任退貨：因公司采購計劃調(diào)整申請退貨的，需按合同約定承擔(dān)退貨運輸費用，支付供應(yīng)商合理的物資折價損失。第四章執(zhí)行實施流程第十三條退貨申請：采購作業(yè)人員發(fā)現(xiàn)物資符合退貨條件的，當(dāng)日填寫退貨申請單，注明退貨原因、物資批次、數(shù)量、涉及金額，附驗收記錄、質(zhì)量檢測初步結(jié)果等材料，上報采購部負責(zé)人；采購部負責(zé)人1個工作日內(nèi)完成審核，審核通過后提交質(zhì)量管理部開展質(zhì)量定損。第十四條質(zhì)量定損：質(zhì)量管理部收到退貨申請后，2個工作日內(nèi)完成退貨物資現(xiàn)場核驗，出具質(zhì)量定損報告，明確質(zhì)量問題類型、責(zé)任主體、定損結(jié)論；定損報告需經(jīng)專項小組復(fù)核，確保定損結(jié)果客觀合規(guī)。第十五條理賠協(xié)商：采購部依據(jù)定損報告及采購合同，當(dāng)日與供應(yīng)商溝通退貨理賠事宜，明確退貨要求、理賠金額、支付時限；協(xié)商過程需詳細記錄，形成協(xié)商紀要并由雙方確認；協(xié)商無果的，由法務(wù)部介入處理，必要時通過法律途徑維權(quán)。第十六條退貨執(zhí)行：達成退貨共識后，采購部安排退貨物流，監(jiān)督物資退回過程，留存物流憑證；供應(yīng)商收到退貨物資后，采購部督促其按協(xié)商結(jié)果出具退款及理賠承諾，明確到賬時限。第十七條款項追回：財務(wù)部跟蹤理賠款項到賬進度，逾期未到賬的，及時反饋至采購部；采購部向供應(yīng)商發(fā)送催款通知，仍拒不支付的，啟動法律追責(zé)程序；款項到賬后，財務(wù)部完成賬務(wù)處理，采購部核銷退貨理賠臺賬。第十八條異常處置：發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商拒不配合定損、拖延理賠、質(zhì)疑定損結(jié)果等異常情況，采購部立即上報專項小組；專項小組1個工作日內(nèi)核實情況，輕微異常（如定損爭議）組織三方復(fù)核，重大異常（如供應(yīng)商拒賠）由法務(wù)部介入處理；異常處置完成后，記錄處置過程及結(jié)果，形成異常處置報告。第五章監(jiān)督追責(zé)與附則第十九條監(jiān)督機制：（一）日常監(jiān)督：采購部每日核查退貨理賠臺賬，核實理賠進度及款項到賬情況；（二）專項監(jiān)督：審計部每季度抽查退貨理賠記錄、定損報告、財務(wù)憑證，核查執(zhí)行真實性及合規(guī)性；（三）年度監(jiān)督：專項小組每年開展退貨理賠管理評估，分析退貨率、理賠追回率，優(yōu)化采購質(zhì)量管控標(biāo)準(zhǔn)。第二十條責(zé)任追究：（一）采購作業(yè)人員未按標(biāo)準(zhǔn)驗收物資、隱瞞質(zhì)量問題、未及時發(fā)起退貨申請的，暫停采購資格并接受培訓(xùn)，考核合格后方可復(fù)崗；造成采購損失的，追究相應(yīng)賠償責(zé)任；（二）質(zhì)量管理部未客觀出具定損報告、拖延核驗進度的，通報批評并扣減績效獎金；導(dǎo)致理賠金額偏差的，追究定損人員責(zé)任；（三）采購部未及時跟進理賠進度、未有效追回損失的，追究部門負責(zé)人責(zé)任，納入年度績效考核；（四）供應(yīng)商拒不配合退貨理賠、提供不合格物資的，扣減履約保證金；情節(jié)嚴重的，終止合作并納入供應(yīng)商黑名單。第二十一條檔案管理：采購部建立退貨理賠檔案，留存退貨申請單、定損報告、協(xié)商紀要、物流憑證、理賠財務(wù)憑證等資料；電子版加密備份，紙質(zhì)版分類歸檔，保存期限不少于3年。第二十二條本制度未盡事宜，參照《中華人民共和國煙草專賣法》《中華人民共和國