某跑步俱樂部合同管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范某跑步俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）合同管理工作，防范法律風(fēng)險，維護(hù)俱樂部及合同相對方合法權(quán)益，保障各項業(yè)務(wù)活動依法合規(guī)開展，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合俱樂部實際運營需求，制定本辦法。第二條本辦法適用于俱樂部與自然人、法人或非法人組織之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系所訂立的各類合同（包括協(xié)議、備忘錄等具有合同性質(zhì)的文件）。具體涵蓋但不限于：（一）會員服務(wù)合同（含入會協(xié)議、退會協(xié)議、課程服務(wù)協(xié)議等）；（二）賽事合作合同（含賽事承辦、贊助、轉(zhuǎn)播、保險等協(xié)議）；（三）場地與設(shè)施合同（含場地租賃、器材采購、設(shè)備維護(hù)等協(xié)議）；（四）外部合作合同（含品牌聯(lián)名、媒體宣傳、公益活動等協(xié)議）；（五）其他涉及俱樂部重大權(quán)益或經(jīng)濟(jì)往來的合同。第三條合同管理遵循以下原則：（一）合法合規(guī)原則。合同訂立、履行及爭議解決須符合法律法規(guī)及俱樂部內(nèi)部制度要求；（二）權(quán)責(zé)對等原則。明確合同各方權(quán)利義務(wù)，避免權(quán)利義務(wù)失衡；（三）全程管控原則。覆蓋合同從立項、磋商、審批、簽署到履行、歸檔的全生命周期；（四）風(fēng)險防范原則。強(qiáng)化法律審查與履約監(jiān)督，降低法律糾紛及經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條俱樂部合同管理實行“歸口管理、分工協(xié)作”機(jī)制，由行政部牽頭，法務(wù)部、財務(wù)部、運營部等部門協(xié)同參與。第五條行政部為合同管理的歸口部門，主要職責(zé)包括：（一）制定、修訂俱樂部合同管理制度及標(biāo)準(zhǔn)合同模板；（二）組織合同立項審核、流程跟蹤及歸檔保管；（三）監(jiān)督合同履行情況，協(xié)調(diào)解決履約爭議；（四）定期匯總合同管理數(shù)據(jù)，向管理層提交分析報告。第六條法務(wù)部主要職責(zé)：（一）對合同文本進(jìn)行法律審查，重點審核主體資格、條款合法性、違約責(zé)任及爭議解決方式；（二）參與重大合同磋商，提供法律意見；（三）協(xié)助處理合同糾紛，指導(dǎo)證據(jù)收集與法律程序。第七條財務(wù)部主要職責(zé)：（一）審核合同價款、支付方式、發(fā)票條款等經(jīng)濟(jì)內(nèi)容；（二）監(jiān)督合同資金收支，確保與合同約定一致；（三）對涉及預(yù)算外支出或超限額支付的合同提出審核意見。第八條業(yè)務(wù)部門（如運營部、賽事部等）主要職責(zé)：（一）發(fā)起合同需求，提供真實、完整的業(yè)務(wù)背景及技術(shù)參數(shù)；（二）負(fù)責(zé)合同磋商與談判，確保條款符合業(yè)務(wù)目標(biāo)；（三）跟蹤合同履行進(jìn)度，及時反饋履約問題并提出處理建議；（四）配合完成合同歸檔所需業(yè)務(wù)資料的收集。第九條俱樂部法定代表人或其授權(quán)代表為合同簽署責(zé)任人，未經(jīng)授權(quán)，任何部門或個人不得擅自簽署合同。第三章合同訂立第十條合同訂立前，業(yè)務(wù)部門須完成以下準(zhǔn)備工作：（一）對合同相對方開展盡職調(diào)查，重點核查其主體資格（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）、信用狀況（通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書網(wǎng)等渠道查詢）、履約能力（經(jīng)營狀況、過往合作記錄等）；（二）編制合同立項報告，說明合同背景、標(biāo)的、金額、風(fēng)險點及預(yù)期效益，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部初審；（三）涉及重大投資、關(guān)聯(lián)交易或高風(fēng)險領(lǐng)域（如涉外合同）的，需額外提交風(fēng)險評估報告。第十一條合同文本優(yōu)先使用俱樂部制定的標(biāo)準(zhǔn)模板。標(biāo)準(zhǔn)模板由法務(wù)部會同業(yè)務(wù)部門、行政部定期修訂，確保覆蓋常見業(yè)務(wù)場景。非標(biāo)準(zhǔn)合同或需對標(biāo)準(zhǔn)模板進(jìn)行重大修改的，須經(jīng)法務(wù)部審查通過后方可使用。第十二條合同條款應(yīng)包含以下必備內(nèi)容：（一）合同各方名稱（姓名）、住所及聯(lián)系方式；（二）合同標(biāo)的（服務(wù)內(nèi)容、產(chǎn)品規(guī)格等）；（三）數(shù)量與質(zhì)量要求（如賽事參與人數(shù)、器材技術(shù)參數(shù)）；（四）價款或報酬（金額、支付方式、發(fā)票類型）；（五）履行期限、地點與方式（如會員服務(wù)起止時間、場地交付條件）；（六）違約責(zé)任（違約金計算方式、損失賠償范圍）；（七）爭議解決方式（協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟）；（八）其他根據(jù)業(yè)務(wù)需要約定的條款（如保密義務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬）。第十三條合同審批流程如下：（一）業(yè)務(wù)部門填寫《合同審批表》，附合同文本、立項報告及盡職調(diào)查材料，提交行政部；（二）行政部審核流程合規(guī)性及材料完整性，通過后流轉(zhuǎn)至法務(wù)部進(jìn)行法律審查；（三）法務(wù)部出具書面審查意見，需修改的退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整；（四）財務(wù)部審核經(jīng)濟(jì)條款，確認(rèn)資金安排與預(yù)算匹配；（五）根據(jù)合同金額及風(fēng)險等級，由相應(yīng)權(quán)限主體審批：1.單筆金額5萬元（含）以下或低風(fēng)險合同，由業(yè)務(wù)分管負(fù)責(zé)人審批；2.單筆金額5萬元至20萬元（含）或中風(fēng)險合同，由俱樂部總經(jīng)理審批；3.單筆金額20萬元以上或高風(fēng)險合同（如涉及重大資產(chǎn)處置、長期戰(zhàn)略合作），需提交理事會審議；（六）審批通過后，由行政部登記編號，使用俱樂部合同專用章簽署。第十四條合同簽署須符合以下要求：（一）由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋俱樂部合同專用章；（二）合同相對方簽字人應(yīng)為法定代表人或持有有效授權(quán)委托書的代理人；（三）合同文本需明確簽署日期，一式至少三份（俱樂部留存兩份，相對方一份），注明“正本”字樣；（四）涉外合同需約定適用法律及爭議解決管轄地，原則上優(yōu)先選擇中國法律及境內(nèi)仲裁機(jī)構(gòu)。第四章合同履行與變更第十五條合同簽署后，業(yè)務(wù)部門為第一履約責(zé)任人，須建立《合同履約臺賬》，記錄履行進(jìn)度、關(guān)鍵節(jié)點（如付款時間、服務(wù)交付時間）及問題反饋。行政部定期（每季度）對履約情況進(jìn)行抽查，抽查比例不低于30%。第十六條履約過程中出現(xiàn)以下情形的，業(yè)務(wù)部門須在3個工作日內(nèi)書面報告行政部及法務(wù)部：（一）相對方未按約定履行義務(wù)（如未按時交付器材、未支付贊助費用）；（二）俱樂部自身因客觀原因無法完全履行義務(wù)（如賽事因天氣延期）；（三）合同約定的不可抗力事件（如自然災(zāi)害、政策調(diào)整）影響履約；（四）其他可能導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)的重大變化。第十七條合同變更或解除須符合以下程序：（一）由業(yè)務(wù)部門提出變更/解除申請，說明原因及擬調(diào)整條款；（二）經(jīng)法務(wù)部審查變更/解除的合法性及可行性，財務(wù)部確認(rèn)經(jīng)濟(jì)影響；（三）按原合同審批權(quán)限重新審批；（四）與相對方簽訂書面變更協(xié)議或解除協(xié)議，明確變更后的權(quán)利義務(wù)或終止后的結(jié)算事宜；（五）變更協(xié)議與原合同一并歸檔。第十八條合同糾紛處理遵循“及時應(yīng)對、主動協(xié)商、依法維權(quán)”原則：（一）業(yè)務(wù)部門應(yīng)在糾紛發(fā)生后5個工作日內(nèi)收集合同文本、履約記錄、溝通憑證等證據(jù)，提交法務(wù)部；（二）法務(wù)部牽頭與相對方協(xié)商，協(xié)商期不超過30日；協(xié)商不成的，視情況啟動調(diào)解、仲裁或訴訟程序；（三）涉及會員權(quán)益糾紛的，優(yōu)先通過俱樂部內(nèi)部調(diào)解機(jī)制解決，維護(hù)會員信任；（四）糾紛處理結(jié)果須形成書面報告，報管理層備案。第五章合同歸檔與保管第十九條合同簽署后，業(yè)務(wù)部門須在10個工作日內(nèi)將合同正本（含變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議）、審批表、立項報告、盡職調(diào)查材料等完整資料移交行政部歸檔。行政部需同時建立電子檔案，掃描件清晰度不低于300dpi，存儲于俱樂部專用云盤，設(shè)置訪問權(quán)限。第二十條合同檔案保管期限根據(jù)重要性確定：（一）會員服務(wù)合同、賽事合作合同保管期限為合同履行完畢后5年；（二）場地租賃、重大采購等涉及俱樂部資產(chǎn)的合同保管期限為合同履行完畢后10年；（三）涉及知識產(chǎn)權(quán)、長期戰(zhàn)略合作的合同永久保管。第二十一條合同檔案借閱須履行登記手續(xù)：（一）內(nèi)部借閱：由借閱人填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，限3個工作日內(nèi)歸還；（二）外部借閱：僅限司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門等有權(quán)機(jī)構(gòu)，需提供單位證明及經(jīng)辦人證件，經(jīng)俱樂部總經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政部陪同查閱，禁止外借原件。第二十二條行政部須定期（每年12月）對合同檔案進(jìn)行清點核對，發(fā)現(xiàn)缺失或損壞的，立即追查責(zé)任并補(bǔ)正。超過保管期限的檔案，由行政部會同法務(wù)部、財務(wù)部審核后，按規(guī)定程序銷毀并記錄。第六章監(jiān)督與責(zé)任第二十三條俱樂部監(jiān)事或內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督，每年至少開展1次專項檢查，重點核查：（一）合同訂立是否符合審批流程；（二）履約跟蹤是否到位，有無重大履約風(fēng)險未及時報告；（三）檔案管理是否規(guī)范，有無泄露或損毀；（四）糾紛處理是否合法合規(guī)，有無重大損失。第二十四條對違反本辦法的行為，按以下規(guī)定追究責(zé)任：（一）未履行盡職調(diào)查或提供虛假材料，導(dǎo)致合同無效或重大損失的，對業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人給予警告、扣發(fā)績效等處分；（二）未經(jīng)審批擅自簽署合同或變更合同條款的，視情節(jié)輕重給予記過、降職處分；造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人須承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（三）因履約跟蹤失職導(dǎo)致?lián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