檔案資料移交驗(yàn)收操作規(guī)程示范文本一、目的與依據(jù)為規(guī)范檔案資料移交驗(yàn)收工作，保障檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性及可利用性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，制定本操作規(guī)程。二、適用范圍本規(guī)程適用于[單位/組織名稱(chēng)，可根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)]及所屬機(jī)構(gòu)的文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等各類(lèi)檔案資料的移交與驗(yàn)收工作；其他組織可參照?qǐng)?zhí)行。三、移交前準(zhǔn)備工作（一）移交方準(zhǔn)備1.檔案整理：按檔案管理規(guī)范對(duì)擬移交檔案系統(tǒng)化整理，確保分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序。紙質(zhì)檔案去除金屬裝訂物，采用線(xiàn)裝或無(wú)酸紙裝訂；電子檔案按格式要求（如PDF、TIFF、XML等）整理，確保文件可讀、可識(shí)。2.編目與著錄：編制《檔案移交清冊(cè)》，包含檔案編號(hào)、題名、形成時(shí)間、載體類(lèi)型、數(shù)量、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等核心要素，經(jīng)移交方負(fù)責(zé)人審核簽字并加蓋公章。電子檔案同步生成機(jī)讀目錄，與紙質(zhì)目錄保持一致。3.自檢與整改：組織內(nèi)部自檢，重點(diǎn)核查檔案“完整性（無(wú)缺失、涂改）、準(zhǔn)確性（內(nèi)容與實(shí)際相符、字跡清晰）、系統(tǒng)性（分類(lèi)歸檔邏輯合理）”，對(duì)問(wèn)題及時(shí)整改，確保移交檔案符合接收標(biāo)準(zhǔn)。（二）接收方準(zhǔn)備1.場(chǎng)地與設(shè)備：提前規(guī)劃?rùn)n案存放場(chǎng)地，確保庫(kù)房溫濕度、防火、防盜、防蟲(chóng)等條件符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求；電子檔案準(zhǔn)備適配存儲(chǔ)設(shè)備（如磁盤(pán)陣列、云存儲(chǔ)），并完成病毒查殺、格式兼容性測(cè)試。2.人員與流程：組建驗(yàn)收小組（含檔案管理、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員），明確驗(yàn)收分工與流程；提前熟悉移交檔案類(lèi)型、規(guī)模及背景，制定驗(yàn)收方案。四、移交流程（一）移交申請(qǐng)移交方完成整理與自檢后，向接收方提交《檔案移交申請(qǐng)書(shū)》，說(shuō)明移交范圍、數(shù)量、保管狀況及特殊要求（如涉密檔案移交方式）。接收方收到申請(qǐng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)，確認(rèn)移交時(shí)間、地點(diǎn)及參與人員。（二）現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)核對(duì)1.雙方在約定地點(diǎn)共同開(kāi)箱（或打開(kāi)存儲(chǔ)介質(zhì)），對(duì)照《檔案移交清冊(cè)》逐卷、逐件、逐份核對(duì)檔案數(shù)量、載體狀況（如紙質(zhì)檔案是否破損、電子檔案是否可正常讀?。?。對(duì)清點(diǎn)問(wèn)題（如數(shù)量不符、載體損壞），當(dāng)場(chǎng)記錄并協(xié)商處理方案（如補(bǔ)充完善、修復(fù)后移交）。2.涉密檔案移交全程在涉密場(chǎng)所進(jìn)行，參與人員履行保密義務(wù)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸。（三）交接手續(xù)辦理1.雙方確認(rèn)檔案實(shí)物與清冊(cè)一致、質(zhì)量符合要求后，移交方與接收方代表在《檔案移交清冊(cè)》《電子檔案移交登記表》（如有）上簽字并加蓋公章，一式兩份，雙方各執(zhí)一份存檔。2.移交方同步移交檔案檢索工具（紙質(zhì)/電子目錄）、編研成果（如大事記、專(zhuān)題匯編）及相關(guān)說(shuō)明材料（如檔案形成背景、利用注意事項(xiàng)）。五、驗(yàn)收流程（一）驗(yàn)收內(nèi)容1.完整性：核查檔案是否齊全（涵蓋移交范圍全部文件材料，電子檔案元數(shù)據(jù)完整）。2.準(zhǔn)確性：審查檔案內(nèi)容是否真實(shí)反映實(shí)際工作，字跡/圖像是否清晰可辨，電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容是否一致（無(wú)篡改、偽造痕跡）。3.規(guī)范性：檢查檔案整理是否符合標(biāo)準(zhǔn)（分類(lèi)、組卷、著錄格式合規(guī)），裝訂、編號(hào)、裝具是否規(guī)范，電子檔案格式、命名是否符合要求。（二）驗(yàn)收方法1.抽樣檢查：紙質(zhì)檔案按[比例，如10%-30%]隨機(jī)抽取卷（件），重點(diǎn)檢查核心檔案、問(wèn)題檔案；電子檔案采用批量校驗(yàn)（如MD5值比對(duì)）與隨機(jī)抽查結(jié)合。2.專(zhuān)業(yè)審查：科技、會(huì)計(jì)等專(zhuān)業(yè)檔案，邀請(qǐng)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c驗(yàn)收，審查專(zhuān)業(yè)性、合規(guī)性（如會(huì)計(jì)憑證簽章、科技圖紙標(biāo)注）。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收小組形成《檔案驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確結(jié)論（合格/整改后合格/不合格）及問(wèn)題清單。驗(yàn)收合格的，接收方正式辦理入庫(kù)手續(xù)；需整改的，移交方在[規(guī)定期限，如15個(gè)工作日]內(nèi)完成整改并重新申請(qǐng)驗(yàn)收；驗(yàn)收不合格且無(wú)法整改的，雙方協(xié)商終止移交或調(diào)整范圍。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，作為檔案移交最終依據(jù)。六、后續(xù)管理（一）檔案入庫(kù)與保管接收方在驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案移至指定庫(kù)房（或存儲(chǔ)系統(tǒng)），按要求上架（或存儲(chǔ)）、編號(hào)、錄入管理系統(tǒng)，建立檔案實(shí)體與信息的關(guān)聯(lián)關(guān)系。電子檔案定期異質(zhì)、異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）利用與反饋接收方向移交方反饋檔案管理狀態(tài)（如存放位置、檢索路徑），并在利用過(guò)程中記錄需求與效果，為移交方提供參考。若利用中發(fā)現(xiàn)檔案問(wèn)題（如字跡褪色、電子文件損壞），及時(shí)告知移交方，協(xié)商修復(fù)方案。（三）問(wèn)題追溯與責(zé)任界定移交后發(fā)現(xiàn)的檔案質(zhì)量問(wèn)題，確因移交方整理、保管不當(dāng)導(dǎo)致的，由移交方協(xié)助整改；因接收方管理不善造成的，由接收方負(fù)責(zé)處理。雙方以《檔案移交清冊(cè)》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》為依據(jù)，明確責(zé)任邊界。七、附則1.本規(guī)程由[制定單位，如XX檔案館/XX辦公室]負(fù)責(zé)解