合同審查及審批流程管理工具規(guī)范一、適用范圍與典型應用場景本工具規(guī)范適用于企業(yè)內部各類經濟合同的審查、審批及全流程管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同、技術開發(fā)合同等類型。典型應用場景包括：新簽合同：業(yè)務部門與外部主體首次合作時，需通過規(guī)范流程完成合同條款審核與審批；合同續(xù)簽：現有合同到期前，需對續(xù)簽條款（如價格、服務范圍、期限等）重新審查；合同變更：因業(yè)務需求調整、政策變化等原因需修改合同核心條款（如金額、履行方式、違約責任等）時；合同解除：因違約、不可抗力等原因需提前終止合同時需對解除條件、后續(xù)責任等事項進行審批。二、合同審查及審批全流程操作指南（一）合同發(fā)起與材料準備責任人：業(yè)務經辦人*（合同需求部門相關人員）操作步驟：明確合同需求：根據業(yè)務目標，確定合同類型、合作主體、核心條款（如標的、數量、價格、履行期限、付款方式等）；收集基礎材料：對方主體資質材料（營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、授權委托書等，需加蓋對方公章）；合同草案（使用企業(yè)統(tǒng)一模板，無模板時需包含《民法典》規(guī)定的必備條款）；與合同相關的支撐文件（如招投標文件、會議紀要、技術規(guī)格書、預算審批單等）；填寫《合同審查及審批流程表》（見模板表格），填寫合同基本信息（名稱、編號、類型、金額等）并上述材料。注意事項：合同編號需按企業(yè)“年份-部門-類型-序號”規(guī)則編制（如“2024-采-服-001”），保證唯一性；對方主體資質需在有效期內，涉及特許經營、資質許可的行業(yè)（如建筑、醫(yī)療等），需核驗相應許可證件。（二）部門初審責任人：業(yè)務部門負責人*操作步驟：審核合同內容與業(yè)務需求的匹配性：檢查合同標的、數量、價格、履行期限等是否與業(yè)務目標一致，是否符合部門年度預算；審核合作主體可靠性：評估對方經營狀況、履約能力（如通過“信用中國”等公開渠道查詢信用記錄，必要時開展盡職調查）；審核材料完整性：確認合同草案、對方資質、支撐材料等齊全無誤；在《合同審查及審批流程表》“部門初審意見”欄簽署意見（“同意提交法務審查”“需補充材料”“不同意并說明理由”），并注明日期。注意事項：對于金額較大（如超過部門年度預算10%）或風險較高的合同（如涉外合同、涉及核心技術的合同），需組織部門內部會議討論，形成集體意見。（三）法務審查責任人：法務專員*（或外聘律師）操作步驟：審核合同合法性：檢查合同條款是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定及企業(yè)內部制度，是否存在無效、可撤銷情形；審核條款嚴謹性：重點審查違約責任（是否明確違約情形、違約金計算方式）、爭議解決方式（管轄法院/仲裁機構是否明確）、知識產權歸屬（如涉及）、保密條款（范圍、期限是否合理）等核心條款；審核主體履約能力：核對對方名稱、公章與營業(yè)執(zhí)照是否一致，授權委托書是否載明授權范圍及期限；在《合同審查及審批流程表》“法務審查意見”欄簽署意見（“同意”“修改后同意”“不同意并說明修改建議”），對需修改的條款，應標注具體修改內容及法律依據。注意事項：法務審查時限一般為3個工作日，復雜合同可延長至5個工作日；業(yè)務部門需根據法務意見修改合同草案，修改后重新提交法務確認，直至“修改后同意”。（四）財務審核責任人：財務經理*操作步驟：審核合同金額與預算一致性：確認合同總金額、分階段付款金額是否在預算范圍內，超預算部分需附預算調整審批文件；審核付款條款合理性：檢查付款條件（如驗收合格、開具發(fā)票等）、付款方式（銀行轉賬/承兌匯票等）、付款節(jié)點（如預付款比例≤30%，尾款比例≥10%）是否符合企業(yè)財務管理制度；審核涉稅條款合規(guī)性：檢查合同價款是否包含稅費，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票時間及要求是否明確；在《合同審查及審批流程表》“財務審核意見”欄簽署意見（“同意”“調整付款條款后同意”“不同意并說明理由”）。注意事項：對于涉及大額資金支付（如單筆超過50萬元）或長期分期付款的合同，需評估企業(yè)現金流風險，必要時要求對方提供履約保函。（五）管理層審批責任人：分管領導、總經理（或按權限劃分的審批人）操作步驟：分管領導審批：審核合同是否符合企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務發(fā)展方向，審批權限內的合同（如金額≤100萬元）直接簽署意見；總經理審批：超出分管領導權限的合同（如金額＞100萬元、重大投資合同、戰(zhàn)略合作合同等），由總經理最終審批，重點審核合同風險與收益的平衡性；審批人需在《合同審查及審批流程表》“管理層審批意見”欄明確簽署“同意”“不同意”或“提交董事會審議”（如企業(yè)章程規(guī)定需董事會審批的合同），并注明日期。注意事項：審批人應在收到完整材料后2個工作日內完成審批，緊急合同可啟動“綠色通道”，但需事后補簽審批手續(xù)。（六）用印與簽訂責任人：行政專員（用印管理）、業(yè)務經辦人操作步驟：用印申請：業(yè)務經辦人持審批通過的《合同審查及審批流程表》及合同最終文本，向行政部提交用印申請；用印審核：行政專員核對審批流程完整性、合同文本與審批意見一致性、用印份數（如正本2份、副本X份），確認無誤后加蓋企業(yè)合同專用章（或公章）；合同簽訂：雙方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章，保證合同文本與用印文本一致，騎縫章需覆蓋所有合同頁。注意事項：嚴禁在空白合同、審批不完整的合同上用印；合同簽訂后，正本由行政部統(tǒng)一歸檔，副本交業(yè)務部門、財務部門等相關部門。（七）履行跟蹤與歸檔責任人：業(yè)務經辦人、檔案管理員操作步驟：履行跟蹤：業(yè)務部門負責合同履行過程中的進度管理，定期記錄履行情況（如交付節(jié)點、驗收結果、付款進度），發(fā)覺異常（如對方違約）及時上報分管領導并采取應對措施；合同變更/解除：如需變更或解除合同，參照上述流程重新審查審批，簽訂補充協(xié)議或解除協(xié)議；歸檔管理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務經辦人將合同正本、審批流程表、履行記錄、補充協(xié)議等材料整理齊全，移交檔案管理員；檔案管理員按“合同編號”分類歸檔，建立電子臺賬，保證檔案可查詢、可追溯。注意事項：合同檔案保存期限一般為合同履行期滿后10年，涉及知識產權、重大糾紛的檔案需永久保存。三、合同審查及審批流程管理表格模板合同審查及審批流程表合同基本信息合同編號（按企業(yè)規(guī)則填寫，如“2024-銷-貨-015”）合同名稱（如“產品銷售合同”）合同類型□采購□銷售□服務□租賃□技術開發(fā)□其他_________甲方（企業(yè)方）名稱：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：_________________乙方（合作方）名稱：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：_________________合同金額大寫：____________________小寫：￥____________________合同履行期限自_年_月_日起至_年__月__日止合同主要條款摘要（標的、數量、價格、付款方式、履行地點等核心內容簡述）附件清單1.合同草案_頁2.甲方營業(yè)執(zhí)照復印件3.乙方資質證明_份4.其他_________審查審批流程責任人審批意見日期附件簽字/蓋章欄業(yè)務部門發(fā)起業(yè)務經辦人*（填寫合同基本信息，附件材料）____年__月__日部門初審部門負責人*□同意提交法務審查□需補充材料（說明：____________________）□不同意（說明：____________________）____年__月__日法務審查法務專員*□同意□修改后同意（修改說明：____________________）□不同意（說明：____________________）____年__月__日財務審核財務經理*□同意□調整付款條款后同意（調整說明：____________________）□不同意（說明：____________________）____年__月__日分管領導審批分管領導*□同意□不同意（說明：____________________）□提交董事會審議____年__月__日總經理審批總經理*□同意□不同意（說明：____________________）____年__月__日用印登記行政專員*用印份數：正本__份副本__份騎縫章：□是□否____年__月__日合同簽訂甲方簽字：__乙方簽字：__甲方蓋章：__乙方蓋章：______年__月__日履行與歸檔信息履行進度記錄（業(yè)務部門定期填寫，如“__月__日完成交付，驗收合格：□是□否”）合同變更/解除情況□無□有（補充協(xié)議編號：_________解除協(xié)議編號：_________）歸檔移交人業(yè)務經辦人*：_________移交日期：____年__月__日歸檔接收人檔案管理員*：_________接收日期：____年__月__日歸檔編號（檔案柜號-卷號-頁號，如“A-01-15”）四、執(zhí)行過程中的關鍵控制點（一）信息完整性控制合同基本信息（編號、名稱、金額、主體等）需與附件材料一致，嚴禁“陰陽合同”或涂改關鍵條款；對方主體資質材料（營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等）需為最新版本，并在有效期內，復印件需注明“與原件一致”并加蓋對方公章。（二）流程規(guī)范性控制嚴格按照“發(fā)起→初審→法務審查→財務審核→管理層審批→用印→簽訂→歸檔”流程執(zhí)行，不得跳過或逆序操作；特殊情況（如緊急合同）需經總經理書面批準后方可簡化流程，但事后需補全審批手續(xù)。（三）風險防控控制法務審查需重點關注“違約責任”“爭議解決”“知識產權”等條款，避免“霸王條款”或法律漏洞；財務審核需嚴控付款節(jié)奏，預付款比例、尾款比例需符合企業(yè)風險