通用行政文書寫作標準及規(guī)范工具一、工具概述行政文書是行政機關(guān)、企事業(yè)單位在管理過程中形成的具有規(guī)范體式和法定效力的書面載體，是傳達政令、溝通信息、記載事項的重要工具。本工具旨在統(tǒng)一行政文書的寫作標準與規(guī)范，提升文書撰寫的專業(yè)性、嚴謹性和效率，保證文書內(nèi)容準確、格式規(guī)范、邏輯清晰，滿足日常辦公、跨部門協(xié)作及對外聯(lián)絡(luò)等場景需求。二、適用情境與范圍本工具適用于以下行政文書寫作場景：日常事務(wù)通知：如會議安排、工作部署、假期通知、事項變更等；工作匯報與請示：如月度/季度工作總結(jié)、專項工作進展匯報、事項審批請示等；跨部門協(xié)作函件：如業(yè)務(wù)對接函、資料索取函、協(xié)調(diào)配合函等；對外聯(lián)絡(luò)公文：如合作邀請函、情況說明函、復(fù)函等；內(nèi)部管理規(guī)范：如制度文件、管理辦法、操作指引等。適用范圍涵蓋行政機關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會組織內(nèi)部及外部的行政類文書撰寫。三、文書撰寫操作流程步驟一：明確文書目的與受眾核心任務(wù)：清晰界定文書需達成的目標（如告知事項、請求批示、匯報進展）及接收對象（如上級部門、平行部門、外部單位、內(nèi)部員工）。操作要點：根據(jù)目的確定文書的基調(diào)（如正式、簡潔、懇切）；針對不同受眾調(diào)整內(nèi)容詳略（如對上級請示需突出必要性，對下級通知需明確執(zhí)行要求）。步驟二：收集與整理必要信息核心任務(wù)：保證文書內(nèi)容基于準確、完整的信息，避免遺漏關(guān)鍵要素。操作要點：收集基礎(chǔ)信息：包括事件背景、時間節(jié)點、涉及人員/部門、數(shù)據(jù)依據(jù)、政策文件等；核對信息準確性：對數(shù)據(jù)、名稱、日期等關(guān)鍵信息進行交叉驗證，保證無誤；整理信息邏輯：按“背景-事項-要求/結(jié)論”結(jié)構(gòu)梳理信息，形成清晰的寫作框架。步驟三：選擇合適的文書類型核心任務(wù)：根據(jù)寫作目的和內(nèi)容，匹配對應(yīng)的文書類型（如通知、報告、請示、函等）。常見類型及適用場景：文書類型適用場景通知批轉(zhuǎn)/轉(zhuǎn)發(fā)文件、發(fā)布規(guī)章、部署工作、告知事項等報告匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問等（不要求上級批復(fù)）請示請求指示、批準事項（需上級批復(fù)）函不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項會議紀要記錄會議主要情況和議定事項步驟四：遵循通用格式規(guī)范核心任務(wù)：按照行政文書的標準格式撰寫，保證結(jié)構(gòu)完整、要素齊全。通用格式構(gòu)成要素：準確概括文書內(nèi)容，一般采用“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”格式（如“公司關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”）；主送機關(guān)：明確文書的接收單位或個人，頂格書寫，后加冒號；包括開頭（背景/依據(jù)）、主體（事項/內(nèi)容）、結(jié)尾（要求/期望），層次分明，邏輯清晰；附件：如內(nèi)容需補充說明材料，注明附件名稱及份數(shù)（如“附件：1.會議議程表”）；發(fā)文機關(guān)署名：寫明發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱；成文日期：以阿拉伯數(shù)字標注年、月、日（如“2024年3月15日”）；印章：正式文書需加蓋發(fā)文機關(guān)公章，位置在署名和日期中間。步驟五：撰寫核心內(nèi)容核心任務(wù)：是文書的核心，需做到內(nèi)容具體、條理清晰、語言規(guī)范。撰寫技巧：開頭：簡明扼要說明發(fā)文背景或依據(jù)（如“根據(jù)年度工作計劃安排”“為保障項目順利推進”）；主體：分條列項闡述事項，每條內(nèi)容單一，邏輯連貫；涉及數(shù)據(jù)、時間、任務(wù)分工等需具體明確（如“各部門需于3月20日前完成材料報送，聯(lián)系人：*，聯(lián)系方式：X-X”）；結(jié)尾：根據(jù)文書類型提出要求或期望（如通知類常用“特此通知”，請示類常用“妥否，請批示”，報告類常用“特此報告”）。步驟六：審核與校對定稿核心任務(wù)：通過多輪審核保證文書內(nèi)容準確、格式規(guī)范、無錯漏。審核要點：內(nèi)容審核：信息是否完整、數(shù)據(jù)是否準確、表述是否清晰、是否符合政策要求；格式審核：標題、主送機關(guān)、附件、署名、日期等要素是否齊全，格式是否符合規(guī)范；語言審核：用詞是否正式、有無錯別字、語句是否通順、標點符號是否正確；程序?qū)徍耍荷婕翱绮块T事項是否經(jīng)相關(guān)部門會簽，需請示的事項是否按流程報批。四、常用行政文書模板示例（一）通知類模板[發(fā)文機關(guān)]關(guān)于[事由]的通知主送機關(guān)：[接收單位全稱]為[目的/依據(jù)]，根據(jù)[文件/會議精神]，現(xiàn)將[事項]通知一、[具體事項一][內(nèi)容說明][執(zhí)行要求]二、[具體事項二][內(nèi)容說明][完成時限]三、其他事項[補充說明，如聯(lián)系人、聯(lián)系方式等]發(fā)文機關(guān)署名：[發(fā)文機關(guān)全稱]成文日期：YYYY年MM月DD日印章：（加蓋公章）（二）請示類模板[發(fā)文機關(guān)]關(guān)于[請示事項]的請示主送機關(guān)：[上級單位全稱][背景/現(xiàn)狀說明，簡述請示事項的原因和必要性]為解決[問題/推進工作]，擬[請示的具體事項，如“申請經(jīng)費”“批準方案”]。具體一、[事項一內(nèi)容][詳細說明][理由依據(jù)]二、[事項二內(nèi)容][詳細說明][預(yù)期效果]妥否，請批示。發(fā)文機關(guān)署名：[發(fā)文機關(guān)全稱]成文日期：YYYY年MM月DD日印章：（加蓋公章）（三）報告類模板[發(fā)文機關(guān)]關(guān)于[報告事項]的報告主送機關(guān)：[上級單位/相關(guān)單位全稱]根據(jù)[要求/計劃]，現(xiàn)將[時間段/事項]的情況報告一、[工作進展/情況概述][主要成果/數(shù)據(jù)][具體措施]二、[存在問題/分析][問題描述][原因分析]三、[下一步計劃/建議][具體措施][預(yù)期目標]特此報告。發(fā)文機關(guān)署名：[發(fā)文機關(guān)全稱]成文日期：YYYY年MM月DD日印章：（加蓋公章）五、文書撰寫關(guān)鍵注意事項1.用語規(guī)范嚴謹使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語及模糊表述（如“大概”“可能”需替換為“約”“預(yù)計”）；專業(yè)術(shù)語準確，首次出現(xiàn)時需注明解釋（如涉及行業(yè)術(shù)語，可加括號說明）；稱謂規(guī)范，對上級用“尊敬的領(lǐng)導(dǎo)”，對平級/下級用“部門”“同事”，對外單位用“貴單位”。2.格式統(tǒng)一標準字體：標題一般用二號小標宋體字，用三號仿宋體字，一級標題用黑體、二級標題用楷體，行距固定為28磅；頁面：A4紙打印，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，頁碼位于頁腳居中；序號：層次序號依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”，避免使用“（一）”和“1.”混用。3.邏輯層次清晰內(nèi)容按“總-分”結(jié)構(gòu)展開，先概述后分述；每部分內(nèi)容單一，避免交叉重復(fù)；涉及多項任務(wù)或要求時，分條列項表述，使用“一、”“1.”等序號明確層級。4.信息準確無誤時間、數(shù)據(jù)、名稱、職務(wù)等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，保證與原始資料一致；引用文件或政策時，需注明文件名、文號及發(fā)文單位（如“根據(jù)《管理辦法》（發(fā)〔2024〕X號）規(guī)定”）；涉及人員信息時，姓名用“”代替（如“經(jīng)辦人：”“部門負責人：*”）。5.時效性與保密性按需及時撰寫，避免因延