建設(shè)工程檔案管理交接指引一、概述建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)全周期的原始記錄，涵蓋立項、設(shè)計、施工、驗收等環(huán)節(jié)的文件資料，其規(guī)范交接對工程竣工驗收備案、后期運維管理及責(zé)任追溯具有關(guān)鍵作用。本指引旨在明確檔案交接的流程、質(zhì)量要求及管理要點，為參建各方提供實操依據(jù)，確保檔案完整、準(zhǔn)確、安全地移交與接收。二、交接前準(zhǔn)備工作（一）移交方準(zhǔn)備1.檔案整理按《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T____）要求，對工程檔案進行分類（如工程準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工驗收階段等）、組卷（遵循“一案一卷或多卷、一卷一案”原則），并編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄，確保文件材料的形成規(guī)律與工程建設(shè)流程一致。重點核查隱蔽工程記錄、檢測報告、變更簽證等核心文件的完整性，對缺失文件及時補正（如聯(lián)系設(shè)計單位補簽變更單、督促施工方完善檢驗批資料）。2.質(zhì)量審核組建內(nèi)部審核小組（含技術(shù)、檔案管理等人員），對檔案的準(zhǔn)確性（文件內(nèi)容與工程實際一致，數(shù)據(jù)無矛盾）、系統(tǒng)性（文件邏輯連貫，覆蓋工程全周期）、合規(guī)性（簽字蓋章齊全，審批流程完整）進行審核。審核通過后出具《檔案自檢報告》，作為交接依據(jù)之一。3.數(shù)字化處理（可選）若需移交電子檔案，應(yīng)按《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117）要求，將紙質(zhì)檔案掃描（分辨率≥300dpi，格式為PDF或TIFF），建立電子目錄與紙質(zhì)檔案的一一對應(yīng)關(guān)系，確保電子檔案可檢索、可利用。（二）接收方準(zhǔn)備1.接收標(biāo)準(zhǔn)制定依據(jù)工程性質(zhì)（如房建、市政、水利）及地方檔案管理規(guī)定，明確接收檔案的范圍、格式、份數(shù)（通常紙質(zhì)檔案一式兩份，電子檔案一份），制定《檔案接收清單》（含文件類型、數(shù)量、質(zhì)量要求）。2.接收條件籌備準(zhǔn)備符合檔案保管要求的場地（溫度14-24℃，濕度45%-60%，防光、防塵、防磁），配備檔案柜、溫濕度記錄儀、數(shù)字化存儲設(shè)備（如服務(wù)器、移動硬盤）。3.接收團隊組建由檔案管理人員、工程技術(shù)人員、法律顧問組成接收小組，明確分工（如檔案清點、內(nèi)容審核、手續(xù)辦理），并開展崗前培訓(xùn)，熟悉工程專業(yè)術(shù)語與檔案審核要點。三、交接流程（一）申請與受理移交方完成檔案整理后，向接收方提交《檔案移交申請表》，附《檔案自檢報告》《案卷目錄》《電子檔案目錄》（如有）。接收方在3個工作日內(nèi)完成形式審查，對符合接收基本條件的，出具《受理通知書》；對材料不全或不符合要求的，一次性告知需補正的內(nèi)容。（二）現(xiàn)場交接1.清點核對雙方按《檔案接收清單》逐卷、逐件核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容，重點核查：紙質(zhì)檔案：頁碼連續(xù)、簽章完整、無涂改偽造；電子檔案：與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、可正常打開、無病毒。核對過程中，對存疑文件（如簽字筆跡存異、數(shù)據(jù)矛盾）應(yīng)暫停交接，由移交方說明情況或補充證明材料。2.簽字確認(rèn)核對無誤后，雙方現(xiàn)場簽署《檔案交接確認(rèn)表》，明確移交檔案的數(shù)量、質(zhì)量、移交時間、責(zé)任劃分（如移交方對檔案真實性負(fù)責(zé)，接收方對保管安全負(fù)責(zé)）。3.移交手續(xù)移交方將檔案（含紙質(zhì)、電子）及相關(guān)目錄、說明文件移交接收方，接收方出具《檔案接收回執(zhí)》，雙方各執(zhí)一份存檔。（三）特殊情況處理檔案缺失：移交方應(yīng)在15個工作日內(nèi)補全缺失文件，補正后重新申請交接；無法補正的，需出具《情況說明》，經(jīng)建設(shè)單位、監(jiān)理單位確認(rèn)后，報檔案行政管理部門備案。質(zhì)量不符：接收方出具《整改通知書》，明確整改要求與期限（一般不超過30日），移交方整改后重新申請交接。四、檔案質(zhì)量核心要求（一）內(nèi)容完整性檔案應(yīng)覆蓋工程全周期，包括但不限于：前期文件：立項批復(fù)、用地規(guī)劃、勘察設(shè)計文件；施工文件：施工日志、隱蔽工程驗收記錄、材料檢驗報告；驗收文件：竣工驗收報告、消防/環(huán)保驗收文件、竣工圖（與工程實際一致，變更處標(biāo)注清晰）。（二）格式規(guī)范性紙質(zhì)檔案：采用A4幅面，字跡清晰（黑色墨水書寫或打?。?，裝訂整齊（左側(cè)裝訂，無金屬物），破損文件需修復(fù)后移交。電子檔案：命名規(guī)范（如“工程名稱-階段-文件類型-日期”），存儲格式為PDF（文本型）、TIFF（圖像型），單個文件大小≤100MB，避免使用特殊字符（如/、\、*）。（三）簽章完備性所有需簽字蓋章的文件（如施工方案審批、驗收記錄），必須有相關(guān)責(zé)任人簽字、單位公章（或項目章），日期填寫完整，不得代簽、補簽。（四）數(shù)字化合規(guī)性電子檔案需與紙質(zhì)檔案“雙套制”移交，掃描件分辨率≥300dpi，色彩模式為灰度（文字類）或彩色（圖紙類），并建立OCR文本層（便于檢索）。五、交接后管理（一）接收方歸檔整理接收方應(yīng)在交接后10個工作日內(nèi)，將檔案按《檔號編制規(guī)則》（如“工程代號-年度-分類號-案卷號”）編號上架，同步更新電子檔案管理系統(tǒng)，確保紙質(zhì)與電子檔案檢索一致。（二）移交方協(xié)助義務(wù)移交方需在交接后3個月內(nèi)，配合接收方解決檔案使用中的疑問（如文件背景說明、技術(shù)參數(shù)解釋），協(xié)助完成檔案數(shù)字化完善（如需）。（三）檔案保管與利用接收方應(yīng)建立檔案借閱制度，明確借閱流程（如審批、登記、歸還），定期對檔案進行檢查（每半年一次），發(fā)現(xiàn)破損、霉變及時修復(fù)。電子檔案需定期備份（每月一次），存儲介質(zhì)異地保管（如網(wǎng)盤、離線硬盤）。六、常見問題及解決建議（一）檔案不全，關(guān)鍵文件缺失原因：施工方資料管理混亂，或設(shè)計變更未及時歸檔。解決：移交方聯(lián)合建設(shè)單位、監(jiān)理單位，追溯文件形成主體，限期補正；確無法補正的，由責(zé)任方出具《情況說明》，經(jīng)多方確認(rèn)后存檔。（二）格式不統(tǒng)一，電子檔案無法識別原因：掃描設(shè)備參數(shù)不一致，或命名規(guī)則混亂。解決：接收方提供《電子檔案格式規(guī)范》，移交方重新掃描（或轉(zhuǎn)換格式），統(tǒng)一命名規(guī)則后移交。（三）簽字蓋章不全，責(zé)任追溯困難原因：參建單位人員變動，或?qū)徟鞒涛撮]環(huán)。解決：移交方聯(lián)系原責(zé)任人補簽，或由現(xiàn)任責(zé)