通用行政公文寫作工具及格式指南一、適用范圍與典型場(chǎng)景行政公文是單位內(nèi)部管理、對(duì)外溝通及向上級(jí)匯報(bào)工作的重要載體，適用于以下典型場(chǎng)景：內(nèi)部事務(wù)傳達(dá)：如單位年度工作部署、會(huì)議通知、規(guī)章制度發(fā)布、人員調(diào)整通知等；向上級(jí)匯報(bào)請(qǐng)示：如工作進(jìn)展匯報(bào)、專項(xiàng)事項(xiàng)請(qǐng)示、資金申請(qǐng)、重大事項(xiàng)報(bào)備等；跨部門/單位溝通：如業(yè)務(wù)協(xié)作函、意見征詢函、復(fù)函等；對(duì)外正式告知：如單位更名公告、服務(wù)調(diào)整通知、合作邀請(qǐng)函等。二、標(biāo)準(zhǔn)化寫作流程詳解行政公文寫作需遵循“目的明確—結(jié)構(gòu)規(guī)范—內(nèi)容精準(zhǔn)—審核定稿”的標(biāo)準(zhǔn)化流程，具體步驟1.明確發(fā)文目的與核心要素確定受眾：明確公文發(fā)送對(duì)象（如上級(jí)單位、內(nèi)部各部門、合作單位等），選擇合適的語(yǔ)氣與措辭；梳理核心信息：明確公文需傳達(dá)的核心事項(xiàng)（如“要求各部門提交年度總結(jié)”“申請(qǐng)采購(gòu)辦公設(shè)備”等），避免內(nèi)容發(fā)散；確認(rèn)文種：根據(jù)事項(xiàng)性質(zhì)選擇合適文種（如“通知”用于傳達(dá)要求，“請(qǐng)示”用于請(qǐng)求指示，“報(bào)告”用于匯報(bào)工作，“函”用于不相隸屬單位溝通）。2.擬寫公文標(biāo)題標(biāo)題需簡(jiǎn)潔明了，包含“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三要素，格式為“單位關(guān)于事項(xiàng)的（文種）”。示例：“公司關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”“部門關(guān)于申請(qǐng)舉辦年度培訓(xùn)活動(dòng)的請(qǐng)示”。3.撰寫結(jié)構(gòu)一般分為“開頭—主體—結(jié)尾”三部分，邏輯清晰、層次分明：開頭：說明發(fā)文背景、依據(jù)或目的，常用“為……根據(jù)……特通知如下”“現(xiàn)就……請(qǐng)示如下”等表述；主體：針對(duì)核心事項(xiàng)分條列項(xiàng)闡述，內(nèi)容具體、條理清晰，避免空話套話；結(jié)尾：根據(jù)文種規(guī)范表述，如通知常用“特此通知”，請(qǐng)示常用“妥否，請(qǐng)批示”，報(bào)告常用“特此報(bào)告”。4.規(guī)范格式要素主送機(jī)關(guān)：頂格寫公文的主要受理單位，后加冒號(hào)；若涉及多個(gè)單位，用頓號(hào)分隔，最后加逗號(hào)；附件說明：如有附件，在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱；發(fā)文機(jī)關(guān)署名：寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，多個(gè)單位聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)在前；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱（如“2024年3月15日”）；印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章；聯(lián)合行文時(shí)，所有發(fā)文機(jī)關(guān)均需蓋章。5.審核與修改內(nèi)容審核：檢查核心事項(xiàng)是否明確、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、表述是否無歧義；格式審核：核對(duì)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等要素是否完整規(guī)范；語(yǔ)言審核：保證用詞莊重、簡(jiǎn)潔，避免口語(yǔ)化、情緒化表述，錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確。三、常見公文類型模板示例（一）通知模板要素內(nèi)容規(guī)范標(biāo)題單位關(guān)于事項(xiàng)的通知主送機(jī)關(guān)各部門/各下屬單位：開頭為[目的/依據(jù)]，根據(jù)[上級(jí)文件/會(huì)議精神]，現(xiàn)將[具體事項(xiàng)]通知主體一、[事項(xiàng)一]：具體內(nèi)容（含時(shí)間、地點(diǎn)、要求等）；二、[事項(xiàng)二]：具體內(nèi)容；……結(jié)尾特此通知。附件說明附件：1.《細(xì)則》2.報(bào)送截止時(shí)間表發(fā)文機(jī)關(guān)署名單位（蓋章）成文日期2024年X月X日（二）請(qǐng)示模板要素內(nèi)容規(guī)范標(biāo)題部門關(guān)于請(qǐng)示事項(xiàng)的報(bào)告主送機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)：開頭因[背景/原因]，為保證[工作目標(biāo)]，擬開展[具體事項(xiàng)]?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)示主體一、[事項(xiàng)必要性]：說明開展該事項(xiàng)的原因及依據(jù)；二、[具體方案]：時(shí)間、步驟、資源需求等；三、[請(qǐng)示事項(xiàng)]：明確需批準(zhǔn)的具體內(nèi)容（如“請(qǐng)批準(zhǔn)撥付經(jīng)費(fèi)元”“請(qǐng)協(xié)調(diào)解決問題”）。結(jié)尾妥否，請(qǐng)批示。發(fā)文機(jī)關(guān)署名部門（蓋章）成文日期2024年X月X日（三）報(bào)告模板要素內(nèi)容規(guī)范標(biāo)題部門關(guān)于工作進(jìn)展的報(bào)告主送機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)：開頭根據(jù)[上級(jí)要求/工作計(jì)劃]，我部門于[時(shí)間段]開展了[工作名稱]，現(xiàn)將進(jìn)展情況報(bào)告主體一、[已完成工作]：具體成果（含數(shù)據(jù)、案例等）；二、[存在問題]：客觀描述當(dāng)前困難；三、[下一步計(jì)劃]：針對(duì)問題的改進(jìn)措施及時(shí)間安排。結(jié)尾特此報(bào)告。發(fā)文機(jī)關(guān)署名部門（蓋章）成文日期2024年X月X日四、寫作要點(diǎn)與常見問題規(guī)避1.格式規(guī)范標(biāo)題居中編排，字體為小標(biāo)宋體二號(hào)；一般用仿宋三號(hào)，首行縮進(jìn)2字符，行距28磅；頁(yè)碼位于頁(yè)腳居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“-1-”）；“附件”名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，附件名稱過長(zhǎng)時(shí)需分行并居中排列。2.語(yǔ)言要求避免使用“大概”“可能”等模糊表述，需明確具體數(shù)據(jù)、時(shí)間、責(zé)任主體；禁止使用網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)、方言或情緒化詞匯，保持公文嚴(yán)肅性；多用“應(yīng)”“須”“嚴(yán)禁”等規(guī)范性表述，減少主觀色彩。3.內(nèi)容邏輯堅(jiān)持“一文一事”，一份公文只圍繞一個(gè)核心事項(xiàng)展開，避免內(nèi)容混雜；主體部分采用“總-分”結(jié)構(gòu)，分條列項(xiàng)時(shí)用“一、（一）、1.、（1）”序號(hào)，層次清晰；附件內(nèi)容需與關(guān)聯(lián)，并在中明確標(biāo)注“詳見附件X”。4.常見錯(cuò)誤規(guī)避文種誤用：如“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混淆，“請(qǐng)示”需上級(jí)批復(fù)，“報(bào)告”僅作匯報(bào)；主送機(jī)關(guān)錯(cuò)誤：避免將“請(qǐng)示”主送機(jī)