2026年有色金屬公司公章證照分級審批管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司公章、證照的使用、保管及審批管理，建立分級負(fù)責(zé)、權(quán)責(zé)明確的管理機制，防范公章證照使用風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益和經(jīng)營活動有序開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司管理實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各類公章（包括公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章、部門專用章等）和各類證照（包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、行業(yè)資質(zhì)證書、許可證等）的申領(lǐng)、保管、使用、借用、年檢、變更及注銷等全流程管理工作。公司全體部門及員工在涉及公章證照相關(guān)操作時，均應(yīng)遵守本制度規(guī)定。第三條基本原則1.分級審批原則：根據(jù)公章證照的重要程度、使用場景及風(fēng)險等級，劃分審批權(quán)限層級，明確各級審批責(zé)任，確保審批流程規(guī)范有序。2.專人保管原則：公章證照實行專人專柜保管，明確保管責(zé)任人，建立保管臺賬，確保賬物相符、安全可控。3.合規(guī)使用原則：公章證照使用必須符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度及業(yè)務(wù)實際需求，嚴(yán)禁違規(guī)使用、濫用或私用。4.全程追溯原則：公章證照的申請、審批、使用、歸還等環(huán)節(jié)均需做好書面記錄，確保每一次使用行為可追溯、可核查。5.風(fēng)險防控原則：建立公章證照使用風(fēng)險排查機制，定期開展檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除風(fēng)險隱患，防范法律糾紛和經(jīng)濟損失。第二章組織架構(gòu)及職責(zé)第四條管理架構(gòu)公司建立“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)”的公章證照管理架構(gòu)，行政部門為公章證照管理的歸口部門，各業(yè)務(wù)部門配合開展相關(guān)工作，形成分工明確、協(xié)同配合的管理體系。第五條部門職責(zé)1.行政部門：作為核心管理部門，主要職責(zé)包括：制定公章證照管理細(xì)則及分級審批標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)公司級公章、核心證照的保管、登記及日常管理；審核公章證照使用、借用、變更等申請；組織證照年檢、換證及注銷工作；建立公章證照管理檔案；定期開展公章證照管理檢查及風(fēng)險排查。2.業(yè)務(wù)部門：作為使用申請部門，主要職責(zé)包括：根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出公章證照使用、借用申請；確保申請事由真實、合法、合規(guī)；負(fù)責(zé)使用過程中的證照保管及安全防范；按規(guī)定及時歸還借用的公章證照；配合行政部門開展證照年檢、變更等工作。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等財務(wù)類公章的保管和使用管理；制定財務(wù)類公章使用細(xì)則；按分級審批要求審核財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的公章使用申請；配合行政部門開展公章證照專項檢查。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)公章證照使用的法律合規(guī)審核；提供法律專業(yè)支持；協(xié)助處理公章證照使用相關(guān)的法律糾紛；參與公章證照管理制度的修訂完善。5.審批部門：根據(jù)分級審批權(quán)限，對公章證照使用申請進行審核批準(zhǔn)；對申請事由的真實性、合理性、合規(guī)性進行把關(guān)；承擔(dān)相應(yīng)審批責(zé)任。第三章公章分級審批管理第六條公章分級標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公章重要程度及使用風(fēng)險，將公司公章分為一級、二級、三級：一級公章包括公司公章、法定代表人章；二級公章包括財務(wù)專用章、合同專用章；三級公章包括部門專用章、項目專用章等。不同級別公章實行不同的審批流程和管理要求。第七條一級公章審批流程一級公章使用需嚴(yán)格履行審批手續(xù)：業(yè)務(wù)部門提出書面申請，詳細(xì)說明使用事由、使用范圍、文件名稱及份數(shù)等信息；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大事項（如重大合同簽訂、對外擔(dān)保、投融資等）需報公司主要負(fù)責(zé)人審批；法務(wù)部門對相關(guān)文件進行合規(guī)審核；審批通過后，由行政部門公章保管人核對申請信息，確認(rèn)無誤后按規(guī)定使用，并做好使用記錄。第八條二級公章審批流程二級公章使用按以下流程審批：業(yè)務(wù)部門提出書面申請，明確使用事由及相關(guān)文件信息；部門負(fù)責(zé)人審核簽字；涉及金額較大或重要業(yè)務(wù)的，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；財務(wù)類公章使用需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核；合同專用章使用需經(jīng)法務(wù)部門審核；審批通過后，由相應(yīng)保管人核對信息并使用，同時做好記錄。第九條三級公章審批流程三級公章使用審批流程：由使用部門內(nèi)部提出申請，說明使用事由；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由部門公章保管人按規(guī)定使用；涉及跨部門使用或重要事項的，需報分管領(lǐng)導(dǎo)備案；使用情況需及時記錄在部門公章使用臺賬中，定期報行政部門備案。第十條公章使用特殊規(guī)定公章使用需在公司指定地點進行，原則上不得帶出公司；確因工作需要帶出的，需按對應(yīng)級別審批流程額外提交外出使用申請，明確使用時間、地點、用途及保管責(zé)任人，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人陪同攜帶，使用完畢后立即歸還并辦理核銷手續(xù)。嚴(yán)禁在空白文件、空白合同、空白介紹信上加蓋公章；特殊情況需經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制使用范圍和份數(shù)，使用后及時核銷。第四章證照分級審批管理第十一條證照分級標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)證照重要程度及影響范圍，將公司證照分為核心證照、重要證照、一般證照：核心證照包括營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、核心資質(zhì)證書等；重要證照包括稅務(wù)登記證、行業(yè)許可證書、專項資質(zhì)證書等；一般證照包括各類備案證明、榮譽證書等。第十二條核心證照審批流程核心證照的使用、借用、變更需按以下流程審批：業(yè)務(wù)部門提出書面申請，詳細(xì)說明申請事項、使用用途、使用期限等信息；部門負(fù)責(zé)人審核簽字；報分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及證照變更、注銷等重大事項需報公司主要負(fù)責(zé)人審批；行政部門審核申請材料的完整性和合規(guī)性；審批通過后，由行政部門證照保管人辦理相關(guān)手續(xù)，使用或借出時需簽訂領(lǐng)用協(xié)議，明確保管責(zé)任，歸還時進行查驗核對。第十三條重要證照審批流程重要證照使用、借用審批流程：業(yè)務(wù)部門提出書面申請，說明使用事由及相關(guān)情況；部門負(fù)責(zé)人審核簽字；報行政部門負(fù)責(zé)人審批；涉及跨部門使用或長期借用的，報分管領(lǐng)導(dǎo)備案；行政部門核對申請信息后，辦理領(lǐng)用手續(xù)并做好記錄，領(lǐng)用部門需承擔(dān)保管責(zé)任，確保證照完好無損。第十四條一般證照審批流程一般證照使用、借用審批流程：業(yè)務(wù)部門提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)；行政部門做好領(lǐng)用記錄，明確歸還時間；領(lǐng)用部門需妥善保管，按時歸還，如有損壞或遺失，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第十五條證照年檢與變更管理行政部門建立證照管理臺賬，提前30天提醒相關(guān)部門辦理證照年檢、換證手續(xù)；證照變更、延續(xù)、注銷等需由業(yè)務(wù)部門提出申請，按對應(yīng)分級審批流程報批后，由行政部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)，相關(guān)部門配合提供所需材料；證照辦理完畢后，行政部門及時更新臺賬信息，確保證照信息準(zhǔn)確有效。第五章保管與風(fēng)險防控第十六條保管要求公章證照保管實行“專人負(fù)責(zé)、專柜存放、雙人監(jiān)管”制度：保管人需具備高度責(zé)任心和保密意識，簽訂保管責(zé)任書；公章證照存放于帶鎖保險柜或?qū)Ｓ帽９芄裰?，鑰匙由保管人專人保管，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人；保管人離職或崗位調(diào)整時，需辦理公章證照交接手續(xù)，列明交接清單，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后報行政部門備案；定期對公章證照進行盤點核對，確保賬物相符。第十七條風(fēng)險防控措施建立公章證照使用風(fēng)險防控機制：行政部門定期開展公章證照管理檢查，重點檢查保管情況、使用記錄、審批流程執(zhí)行情況等；對發(fā)現(xiàn)的問題建立臺賬，限期整改；加強員工保密教育和合規(guī)培訓(xùn)，提升風(fēng)險防范意識；嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸公章證照保管區(qū)域；發(fā)現(xiàn)公章證照遺失、被盜、偽造等情況，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，及時報告公司管理層，采取掛失、報案、補辦等措施，減少損失。第十八條記錄管理建立健全公章證照管理記錄體系，包括使用申請表、審批表、領(lǐng)用登記臺賬、歸還核銷記錄、年檢變更記錄、檢查記錄等；所有記錄需真實、完整、規(guī)范，保存期限不少于5年；行政部門負(fù)責(zé)記錄的整理、歸檔和保管，確?？勺匪?、可核查。第六章責(zé)任追究與獎懲第十九條責(zé)任追究對違反本制度規(guī)定的部門及個人，根據(jù)情節(jié)輕重追究相應(yīng)責(zé)任：未按審批流程使用公章證照的，給予通報批評；擅自使用、濫用公章證照或在空白文件上蓋章的，給予經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴(yán)重的追究行政責(zé)任；因保管不善導(dǎo)致公章證照遺失、損壞的，承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；偽造、變造公章證照或利用公章證照從事違法違規(guī)活動的，依法追究法律責(zé)任；審批人員未履行審核職責(zé)，導(dǎo)致違規(guī)使用的，承擔(dān)相應(yīng)審批責(zé)任。第二十條表彰獎勵對嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定、在公章證照管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰獎勵：長期規(guī)范保管公章證照、無任何違規(guī)記錄的；及時發(fā)現(xiàn)并制止公章證照使用違規(guī)行為，避免公司損失的；在公章證照風(fēng)險防控工作中提出有效建議并被采納的。獎勵形式包括通報表揚