采購(gòu)管理流程及審批工具一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購(gòu)需求的管理與審批，涵蓋辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等場(chǎng)景。當(dāng)各部門因業(yè)務(wù)發(fā)展、日常運(yùn)營(yíng)或項(xiàng)目執(zhí)行產(chǎn)生采購(gòu)需求時(shí)，可通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保證采購(gòu)合規(guī)性、成本可控性及效率，同時(shí)規(guī)避重復(fù)采購(gòu)、超預(yù)算采購(gòu)等風(fēng)險(xiǎn)。例如：行政部門需采購(gòu)一批辦公文具，生產(chǎn)部門需補(bǔ)充原材料庫(kù)存，IT部門需采購(gòu)服務(wù)器設(shè)備等，均適用本流程。二、操作流程詳解（一）需求發(fā)起與提報(bào)需求部門填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需求，明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、需求日期及供應(yīng)商信息（若有初步意向）。附件需包含：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)價(jià)（至少3家供應(yīng)商，若為獨(dú)家采購(gòu)需說(shuō)明原因）、技術(shù)參數(shù)說(shuō)明（針對(duì)設(shè)備類采購(gòu)）、預(yù)算審批單（若涉及新增預(yù)算）。提交至部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)需求的必要性與合理性。部門負(fù)責(zé)人初審部門負(fù)責(zé)人核對(duì)需求與部門工作計(jì)劃的匹配度，檢查預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。（二）采購(gòu)部需求復(fù)核合規(guī)性審查采購(gòu)部檢查《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》填寫完整性、附件齊全性，重點(diǎn)核實(shí)：是否屬于集中采購(gòu)目錄內(nèi)項(xiàng)目（若有）；預(yù)估單價(jià)是否偏離市場(chǎng)均價(jià)（參考?xì)v史采購(gòu)數(shù)據(jù)或第三方平臺(tái)行情）；是否存在重復(fù)采購(gòu)（核查庫(kù)存臺(tái)賬或歷史采購(gòu)記錄）。對(duì)不符合要求的申請(qǐng)，退回需求部門補(bǔ)充材料或調(diào)整需求。預(yù)算確認(rèn)若需求涉及新增預(yù)算，采購(gòu)部協(xié)同財(cái)務(wù)部審核預(yù)算來(lái)源（如專項(xiàng)預(yù)算、應(yīng)急預(yù)算等），確認(rèn)預(yù)算到位后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）供應(yīng)商選擇與確定供應(yīng)商尋源公開采購(gòu)：通過(guò)企業(yè)采購(gòu)平臺(tái)、供應(yīng)商庫(kù)、公開招標(biāo)等方式邀請(qǐng)符合資質(zhì)的供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)。邀請(qǐng)采購(gòu)：對(duì)于金額較小或技術(shù)專一的采購(gòu)，可從合格供應(yīng)商庫(kù)中選取3家以上進(jìn)行詢價(jià)。獨(dú)家采購(gòu)：因產(chǎn)品特殊性（如專利技術(shù)）需獨(dú)家采購(gòu)的，需提交專項(xiàng)說(shuō)明，經(jīng)分管副總審批后執(zhí)行。比價(jià)與評(píng)估采購(gòu)部匯總供應(yīng)商報(bào)價(jià)，從價(jià)格、質(zhì)量、交付周期、售后服務(wù)、合作信譽(yù)等維度進(jìn)行綜合評(píng)估，形成《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》。金額≥5萬(wàn)元的采購(gòu)需組織采購(gòu)小組（含需求部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部）進(jìn)行評(píng)審，確定最終供應(yīng)商。（四）合同擬定與審批合同擬定采購(gòu)部根據(jù)確定的供應(yīng)商信息，擬定采購(gòu)合同，明確條款：標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、付款方式、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。合同文本需經(jīng)法務(wù)部（或指定法務(wù)人員）審核，保證合規(guī)性。合同審批審批權(quán)限根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)：金額＜2萬(wàn)元：采購(gòu)部經(jīng)理審批；2萬(wàn)元≤金額＜10萬(wàn)元：分管副總審批；金額≥10萬(wàn)元：總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂正式合同，副本分發(fā)至需求部門、財(cái)務(wù)部存檔。（五）訂單執(zhí)行與交付跟進(jìn)訂單下達(dá)采購(gòu)部根據(jù)簽訂的合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，同步明確交付時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)系人。訂單需與合同條款一致，避免口頭約定。交付跟進(jìn)供應(yīng)商按訂單交付時(shí)，需求部門需核對(duì)送貨清單與訂單信息（名稱、數(shù)量、規(guī)格），確認(rèn)無(wú)誤后簽收。若延遲交付或數(shù)量不符，采購(gòu)部需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)解決并記錄原因。（六）驗(yàn)收入庫(kù)與結(jié)算質(zhì)量驗(yàn)收對(duì)于物資類采購(gòu)，需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部門（或指定人員）按合同約定的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收入庫(kù)單》，注明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）。對(duì)于服務(wù)類采購(gòu)，需根據(jù)服務(wù)成果（如項(xiàng)目報(bào)告、交付物）或服務(wù)過(guò)程確認(rèn)完成情況，由需求部門簽署《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》。入庫(kù)登記驗(yàn)收合格后，物資類采購(gòu)由倉(cāng)庫(kù)管理員辦理入庫(kù)手續(xù)，登記庫(kù)存臺(tái)賬；服務(wù)類采購(gòu)資料交由行政部歸檔。付款申請(qǐng)采購(gòu)部根據(jù)合同約定、驗(yàn)收單、發(fā)票等憑證，填寫《付款審批單》，附：合同復(fù)印件、驗(yàn)收單、發(fā)票（供應(yīng)商開具，抬頭需為企業(yè)全稱）。財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后，按付款流程辦理結(jié)算（如銀行轉(zhuǎn)賬、票據(jù)支付等）。（七）資料歸檔采購(gòu)全過(guò)程資料（需求申請(qǐng)表、比價(jià)報(bào)告、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）由采購(gòu)部統(tǒng)一整理，按“一單一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于5年，便于后續(xù)審計(jì)與追溯。三、配套工具表格（一）《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》字段名稱填寫說(shuō)明需求部門如“行政部”“生產(chǎn)一部”申請(qǐng)人*（姓名）聯(lián)系方式*（電話/分機(jī)號(hào)）物品/服務(wù)名稱需采購(gòu)的具體物品或服務(wù)（如“A4打印紙”“服務(wù)器運(yùn)維服務(wù)”）規(guī)格型號(hào)詳細(xì)技術(shù)參數(shù)（如“80g白色，500張/包”）需求數(shù)量明確單位（如“100包”“1項(xiàng)服務(wù)”）預(yù)估單價(jià)（元）參考市場(chǎng)行情填寫預(yù)估總價(jià)（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)用途說(shuō)明采購(gòu)原因及使用場(chǎng)景（如“日常辦公消耗”“XX項(xiàng)目生產(chǎn)使用”）需求日期要求交付的日期供應(yīng)商信息初選供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人（若有）附件清單市場(chǎng)調(diào)研報(bào)價(jià)、技術(shù)參數(shù)說(shuō)明、預(yù)算審批單等（注明“詳見附件”）部門負(fù)責(zé)人意見簽字+日期：“需求屬實(shí)，同意采購(gòu)”（二）《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》字段名稱填寫說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目名稱與《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》一致需求數(shù)量同《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》供應(yīng)商信息序號(hào)、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式報(bào)價(jià)詳情報(bào)價(jià)金額（元）、單價(jià)（元）、報(bào)價(jià)有效期、包含費(fèi)用（如運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)）評(píng)估維度價(jià)格（30%）、質(zhì)量（25%）、交付周期（20%）、售后服務(wù)（15%）、信譽(yù)（10%）綜合得分各維度加權(quán)得分推薦供應(yīng)商最終選擇的供應(yīng)商名稱及理由評(píng)審人員簽字采購(gòu)部：、需求部門：、財(cái)務(wù)部：*日期年月日（三）《驗(yàn)收入庫(kù)單》字段名稱填寫說(shuō)明單號(hào)按規(guī)則編號(hào)（如“CGYR202405001”）采購(gòu)訂單號(hào)對(duì)應(yīng)的《采購(gòu)訂單》編號(hào)物品名稱同采購(gòu)訂單規(guī)格型號(hào)同采購(gòu)訂單應(yīng)收數(shù)量采購(gòu)訂單數(shù)量實(shí)收數(shù)量實(shí)際到貨數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格需注明原因：如“規(guī)格不符”“質(zhì)量不達(dá)標(biāo)”）驗(yàn)收人員*（姓名）+日期倉(cāng)庫(kù)管理員簽字*（姓名）+日期（四）《付款審批單》字段名稱填寫說(shuō)明供應(yīng)商名稱合同簽訂方合同編號(hào)對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同編號(hào)采購(gòu)項(xiàng)目名稱同合同標(biāo)的應(yīng)付金額（元）合同總金額/分期付款金額付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他付款事由“XX項(xiàng)目采購(gòu)尾款”“XX物資貨款”等附件清單合同復(fù)印件、驗(yàn)收單、發(fā)票（注明“已附”）采購(gòu)部意見簽字+日期：“審核無(wú)誤，同意付款”財(cái)務(wù)部意見簽字+日期：“票據(jù)合規(guī)，余額充足，同意付款”審批權(quán)限按金額分級(jí)審批（同合同審批權(quán)限）日期年月日四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示需求環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)需求部門需避免“過(guò)度采購(gòu)”或“虛假采購(gòu)”，保證采購(gòu)內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)匹配；采購(gòu)部應(yīng)核查歷史采購(gòu)記錄，防止重復(fù)申領(lǐng)。供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁與供應(yīng)商存在利益關(guān)聯(lián)的人員參與評(píng)審；獨(dú)家采購(gòu)需提供充分理由（如專利證明、唯一供應(yīng)商說(shuō)明），并經(jīng)高級(jí)管理層審批。合同管理風(fēng)險(xiǎn)合同條款需明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式，避免模糊表述（如“質(zhì)量?jī)?yōu)良”“盡快交付”）；法務(wù)審核環(huán)節(jié)不可，尤其涉及金額較大或復(fù)雜條款時(shí)。驗(yàn)收環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)需求部門需親自參與驗(yàn)收，不得委托他人代簽；驗(yàn)收不合