合辦年會(huì)協(xié)議書甲方：[甲方公司名稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[甲方公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼]法定代表人：[甲方公司法定代表人姓名]地址：[甲方公司地址]聯(lián)系方式：[甲方公司聯(lián)系電話]乙方：[乙方公司名稱]統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[乙方公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼]法定代表人：[乙方公司法定代表人姓名]地址：[乙方公司地址]聯(lián)系方式：[乙方公司聯(lián)系電話]鑒于甲乙雙方均有舉辦年會(huì)的需求，經(jīng)友好協(xié)商，雙方?jīng)Q定共同合辦年會(huì)，以實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，提升年會(huì)的質(zhì)量和效果。為明確雙方的權(quán)利義務(wù)，特簽訂本協(xié)議書，以資共同遵守。一、合辦年會(huì)的基本信息1.年會(huì)名稱：[年會(huì)具體名稱]2.年會(huì)時(shí)間：[具體年/月/日]，會(huì)期為[X]天，從[開始時(shí)間]至[結(jié)束時(shí)間]。3.年會(huì)地點(diǎn)：[詳細(xì)地址]二、標(biāo)的物或服務(wù)具體描述1.年會(huì)策劃與組織雙方共同商討年會(huì)主題、議程、活動(dòng)形式等內(nèi)容，確保年會(huì)符合雙方的企業(yè)文化和目標(biāo)。甲方負(fù)責(zé)提供年會(huì)場(chǎng)地布置的設(shè)計(jì)方案，乙方負(fù)責(zé)根據(jù)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行具體的場(chǎng)地布置實(shí)施，包括舞臺(tái)搭建、音響設(shè)備調(diào)試、燈光布置、背景板制作等，營造出專業(yè)且富有特色的年會(huì)氛圍。共同策劃年會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)，如開幕式、晚宴、文藝表演、抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)、互動(dòng)游戲等，確?；顒?dòng)內(nèi)容豐富多樣，吸引參會(huì)人員積極參與。負(fù)責(zé)邀請(qǐng)嘉賓、安排參會(huì)人員的簽到、座位引導(dǎo)等工作，保障年會(huì)的順利進(jìn)行。2.會(huì)議服務(wù)提供會(huì)議所需的桌椅、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備，并確保設(shè)備在年會(huì)期間正常運(yùn)行。安排專業(yè)的會(huì)議記錄人員，對(duì)年會(huì)期間的重要講話、討論內(nèi)容等進(jìn)行記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，供雙方參考。提供茶水、咖啡、點(diǎn)心等飲品和食品服務(wù)，滿足參會(huì)人員的需求。3.餐飲服務(wù)共同確定年會(huì)的餐飲標(biāo)準(zhǔn)和菜單，確保餐飲質(zhì)量符合雙方要求。乙方負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)的餐飲供應(yīng)商，提供年會(huì)期間的午餐、晚宴等餐飲服務(wù)，包括菜品制作、餐具擺放、用餐服務(wù)等。根據(jù)參會(huì)人數(shù)合理安排餐飲場(chǎng)地，確保用餐環(huán)境舒適、整潔。4.住宿安排若有參會(huì)人員需要住宿，雙方共同協(xié)商確定合作的酒店，并與酒店簽訂合作協(xié)議。乙方負(fù)責(zé)與酒店溝通協(xié)調(diào)，確保為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)的住宿服務(wù)，包括房間預(yù)訂、入住登記、退房手續(xù)辦理等。提供必要的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，如實(shí)際入住人數(shù)、房間類型等，以便雙方進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。三、雙方權(quán)利義務(wù)（一）甲方權(quán)利義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)參與年會(huì)策劃方案的討論和決策，提出意見和建議。有權(quán)對(duì)年會(huì)組織過程中的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督，確保年會(huì)按照雙方商定的方案進(jìn)行。有權(quán)獲取年會(huì)相關(guān)的資料和信息，包括會(huì)議紀(jì)要、費(fèi)用明細(xì)等。2.義務(wù)按照本協(xié)議約定的時(shí)間和方式向乙方支付合辦年會(huì)所需的費(fèi)用。負(fù)責(zé)提供年會(huì)所需的部分資料和信息，如公司簡介、企業(yè)文化、參會(huì)人員名單等，以便乙方更好地進(jìn)行年會(huì)策劃和組織。協(xié)助乙方進(jìn)行年會(huì)的宣傳推廣工作，如通過公司內(nèi)部渠道、社交媒體等方式發(fā)布年會(huì)信息，吸引更多人員參與。安排專人與乙方對(duì)接年會(huì)相關(guān)工作，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。（二）乙方權(quán)利義務(wù)1.權(quán)利有權(quán)要求甲方按照本協(xié)議約定提供相關(guān)資料和信息，以便開展工作。有權(quán)根據(jù)本協(xié)議約定獲取合辦年會(huì)的費(fèi)用。在年會(huì)組織過程中，有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況提出合理的調(diào)整建議，但需提前與甲方溝通協(xié)商并取得同意。2.義務(wù)按照雙方商定的年會(huì)策劃方案，負(fù)責(zé)年會(huì)的具體組織實(shí)施工作，確保年會(huì)的順利進(jìn)行。嚴(yán)格控制年會(huì)費(fèi)用支出，確保費(fèi)用使用合理、透明，并定期向甲方提供費(fèi)用明細(xì)和結(jié)算報(bào)告。對(duì)年會(huì)期間的各項(xiàng)活動(dòng)和服務(wù)質(zhì)量負(fù)責(zé)，如出現(xiàn)因乙方原因?qū)е碌膯栴}，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。妥善保管年會(huì)期間涉及的各類資料和文件，在年會(huì)結(jié)束后按照雙方約定移交甲方。四、費(fèi)用及支付方式1.年會(huì)總費(fèi)用：本次合辦年會(huì)的總費(fèi)用預(yù)計(jì)為人民幣[X]元，具體費(fèi)用根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行結(jié)算。2.費(fèi)用分擔(dān)：雙方按照以下方式分擔(dān)年會(huì)費(fèi)用：甲方承擔(dān)費(fèi)用項(xiàng)目包括：[詳細(xì)列出甲方承擔(dān)的費(fèi)用項(xiàng)目及金額]，預(yù)計(jì)費(fèi)用為人民幣[X]元。乙方承擔(dān)費(fèi)用項(xiàng)目包括：[詳細(xì)列出乙方承擔(dān)的費(fèi)用項(xiàng)目及金額]，預(yù)計(jì)費(fèi)用為人民幣[X]元。3.支付方式甲方應(yīng)在本協(xié)議簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向乙方支付年會(huì)總費(fèi)用的[X]%作為預(yù)付款，即人民幣[X]元。在年會(huì)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，雙方根據(jù)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，多退少補(bǔ)。甲方應(yīng)在結(jié)算完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向乙方支付剩余款項(xiàng)。4.費(fèi)用結(jié)算依據(jù)：費(fèi)用結(jié)算以雙方認(rèn)可的發(fā)票和相關(guān)憑證為依據(jù)。乙方應(yīng)在年會(huì)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向甲方提供合法有效的發(fā)票，否則甲方有權(quán)拒絕支付相應(yīng)款項(xiàng)。五、保密條款1.雙方應(yīng)對(duì)在合辦年會(huì)過程中知悉的對(duì)方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、參會(huì)人員信息等予以保密，未經(jīng)對(duì)方書面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.本條款的保密期限為自本協(xié)議生效之日起[X]年。六、違約責(zé)任1.甲方違約責(zé)任若甲方未按照本協(xié)議約定支付費(fèi)用，每逾期一日，應(yīng)按照未支付金額的[X]%向乙方支付違約金。逾期超過[X]日的，乙方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求甲方支付已發(fā)生的費(fèi)用及違約金。若甲方違反保密條款，應(yīng)向乙方支付違約金人民幣[X]元，并賠償乙方因此遭受的數(shù)據(jù)損失。如損失難以計(jì)算的，賠償金額不低于人民幣[X]元。若甲方未按照本協(xié)議約定協(xié)助乙方開展工作，導(dǎo)致年會(huì)無法順利進(jìn)行或出現(xiàn)其他問題，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.乙方違約責(zé)任若乙方未按照本協(xié)議約定的時(shí)間、質(zhì)量和要求完成年會(huì)組織工作，應(yīng)向甲方支付違約金人民幣[X]元，并負(fù)責(zé)采取措施彌補(bǔ)不足或進(jìn)行整改。如給甲方造成損失的，還應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。若乙方違反費(fèi)用控制義務(wù)，導(dǎo)致費(fèi)用超支，超出部分由乙方自行承擔(dān)。如因乙方原因?qū)е沦M(fèi)用不合理增加，甲方有權(quán)要求乙方退還多支付的款項(xiàng)，并支付違約金人民幣[X]元。若乙方違反保密條款，應(yīng)向甲方支付違約金人民幣[X]元，并賠償甲方因此遭受的數(shù)據(jù)損失。如損失難以計(jì)算的，賠償金額不低于人民幣[X]元。若乙方未按照本協(xié)議約定妥善保管資料和文件，導(dǎo)致資料丟失或損壞，應(yīng)負(fù)責(zé)恢復(fù)或賠償甲方因此遭受的損失。七、爭(zhēng)議解決1.本協(xié)議的簽訂、履行、解釋及爭(zhēng)議解決均適用中華人民共和國法律。雙方在履行本協(xié)議過程中如發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。八、其他條款1.本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期至本次合辦年會(huì)結(jié)束。2.本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)