某跑步俱樂部會議紀要管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范某跑步俱樂部（以下簡稱“俱樂部”）會議紀要管理流程，確保會議決策、工作部署及會員服務(wù)相關(guān)信息的準確性、完整性與可追溯性，提升俱樂部管理效能和執(zhí)行效率，結(jié)合俱樂部實際運營需求，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于俱樂部各級、各類會議的紀要管理工作，包括但不限于理事會會議、管理層辦公會、部門工作例會、會員活動籌備會、跨部門協(xié)調(diào)會及臨時緊急會議等。第三條管理原則1.真實準確：會議紀要須如實記錄會議內(nèi)容，客觀反映討論過程與決策結(jié)果，禁止虛構(gòu)或遺漏關(guān)鍵信息。2.規(guī)范高效：明確記錄、審核、歸檔等環(huán)節(jié)的責任主體與操作標準，確保流程簡潔、運轉(zhuǎn)高效。3.閉環(huán)管理：以會議紀要為載體，推動決策事項落地，強化執(zhí)行跟蹤與結(jié)果反饋，形成“記錄-傳達-執(zhí)行-反饋”的完整鏈條。4.服務(wù)導向：聚焦會員需求，重點記錄與會員服務(wù)、活動組織相關(guān)的議題及措施，體現(xiàn)俱樂部“以會員為中心”的核心理念。第二章管理職責劃分第四條行政部職責行政部為會議紀要管理的統(tǒng)籌部門，主要職責包括：1.制定、修訂會議紀要管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行；2.組織會議記錄人員的業(yè)務(wù)培訓，提升記錄規(guī)范性與專業(yè)性；3.定期檢查各部門會議紀要的記錄、歸檔情況，提出整改意見；4.統(tǒng)一管理俱樂部重要會議紀要的電子與紙質(zhì)檔案，確保存儲安全。第五條會議召集部門職責會議召集部門（或牽頭人）為會議紀要管理的直接責任主體，主要職責包括：1.指定或安排專人擔任會議記錄員（以下簡稱“記錄人”）；2.督促記錄人按要求完成會議記錄、整理與初稿編制；3.審核會議紀要初稿，確保內(nèi)容完整、表述清晰、責任明確；4.跟蹤會議決議事項的執(zhí)行進度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的問題，并將反饋情況補充記錄至會議紀要。第六條記錄人職責記錄人須具備較強的文字歸納能力與業(yè)務(wù)熟悉度，主要職責包括：1.會前準備：提前了解會議議題，熟悉參會人員名單及背景，準備記錄工具（如筆記本、錄音設(shè)備等）；2.會中記錄：實時記錄會議進程，重點捕捉關(guān)鍵發(fā)言、爭議點、決策結(jié)果及任務(wù)分工；3.會后整理：在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成紀要初稿，核對參會人員簽名（需到會人員確認參會情況），修正表述誤差；4.配合歸檔：按要求提交經(jīng)審核的會議紀要至行政部存檔，并留存部門備份。第三章會議分類與記錄要求第七條會議分類及記錄重點根據(jù)會議層級與功能，俱樂部會議分為以下四類，記錄時需突出針對性：1.決策層會議（如理事會會議）-定義：由俱樂部理事會成員參與，涉及戰(zhàn)略規(guī)劃、重大事項決策、制度修訂等的會議。-記錄重點：會議背景、審議議題、表決過程（含贊成/反對/棄權(quán)票數(shù)及理由）、最終決議（須明確決議內(nèi)容、責任部門、完成時限）。2.管理層會議（如月度辦公會）-定義：由俱樂部管理層（總經(jīng)理、各部門負責人）參與，總結(jié)階段性工作、部署下一階段任務(wù)的會議。-記錄重點：各部門工作進展總結(jié)（需量化關(guān)鍵指標）、存在問題及解決方案、下一階段重點任務(wù)（須分解至具體部門/崗位，明確時間節(jié)點與考核標準）。3.執(zhí)行層會議（如部門周例會、活動籌備會）-定義：由部門內(nèi)部或跨部門執(zhí)行人員參與，聚焦具體工作落地的會議。-記錄重點：任務(wù)分解細節(jié)（如活動物資采購清單、宣傳渠道分工）、難點討論（如場地協(xié)調(diào)問題）、臨時調(diào)整事項（如天氣變化導致的活動時間變更）及責任人確認。4.會員相關(guān)會議（如會員座談會、賽事說明會）-定義：以會員為參與主體，收集需求、解答疑問或宣貫俱樂部政策的會議。-記錄重點：會員提出的意見建議（需分類整理，如服務(wù)流程優(yōu)化、活動類型拓展等）、俱樂部回應(yīng)（明確采納/未采納理由及后續(xù)改進計劃）、會員權(quán)益保障措施（如積分規(guī)則調(diào)整、傷病康復指導服務(wù)新增）。第八條記錄內(nèi)容規(guī)范會議紀要須包含以下基本要素，具體格式見附件1《會議紀要模板》：1.會議基本信息：會議名稱、時間（精確到分鐘）、地點、主持人、記錄人、應(yīng)到/實到人員名單（缺席人員需標注原因）。2.會議議程：按順序列明會議討論的主要議題。3.發(fā)言要點：歸納參會人員的核心觀點，避免逐字記錄；對爭議性議題，需記錄不同意見及論證依據(jù)。4.決議事項：明確會議形成的結(jié)論性意見，如無決議需標注“未形成決議，待進一步調(diào)研”。5.任務(wù)分工：對決議事項進行分解，列明責任部門/責任人、完成時限、驗收標準。6.備注：記錄會議中提及的其他重要信息（如需后續(xù)跟蹤的風險點、外部資源對接需求等）。第九條記錄技術(shù)要求1.記錄語言需簡潔明了，避免模糊表述（如“盡快完成”需具體為“202X年X月X日前完成”）；2.涉及數(shù)據(jù)、時間、名稱等關(guān)鍵信息須核對準確，避免筆誤；3.重要會議（如理事會會議）可同步采用錄音輔助記錄，錄音文件與會議紀要一并歸檔；4.電子記錄需使用俱樂部統(tǒng)一模板（可通過OA系統(tǒng)調(diào)?。?，紙質(zhì)記錄需手寫清晰，禁止隨意涂改（確需修改時需記錄人簽名確認）。第四章審批與簽發(fā)第十條審核流程會議紀要初稿完成后，須按以下流程審核：1.記錄人初審：記錄人對照會議錄音（如有）或筆記，檢查內(nèi)容完整性、表述準確性，確保無遺漏或誤記；2.主持人審核：會議主持人對紀要內(nèi)容進行復核，重點確認決議事項與任務(wù)分工是否與會議結(jié)論一致，審核通過后簽署姓名及日期；3.上級審批（可選）：涉及重大決策（如年度預算調(diào)整、會員權(quán)益體系改革）的會議紀要，需提交俱樂部理事長或總經(jīng)理審批，審批意見需明確標注在紀要末尾。第十一條簽發(fā)與傳達1.經(jīng)審核通過的會議紀要，由記錄人通過俱樂部OA系統(tǒng)、工作群或紙質(zhì)文件形式，在會議結(jié)束后48小時內(nèi)傳達至參會人員及相關(guān)責任部門；2.會員相關(guān)會議的紀要（如會員座談會），需提煉與會員權(quán)益直接相關(guān)的內(nèi)容，通過俱樂部公眾號、會員服務(wù)群等渠道向全體會員公示（涉及保密內(nèi)容的除外）；3.會議紀要簽發(fā)后，任何部門或個人不得擅自修改；確需更正的，須經(jīng)原審核人同意并標注“修訂版”及修訂原因。第五章歸檔與保管第十二條歸檔范圍所有經(jīng)簽發(fā)的會議紀要（含電子稿與紙質(zhì)稿）均需歸檔，包括：-決策層會議紀要（永久保存）；-管理層會議紀要（保存10年）；-執(zhí)行層會議紀要（保存3年）；-會員相關(guān)會議紀要（保存5年，涉及會員個人信息的需符合隱私保護要求）。第十三條歸檔要求1.電子歸檔：會議紀要電子稿須上傳至俱樂部OA系統(tǒng)“會議管理”模塊，按“年度-會議類型”分類存儲，設(shè)置訪問權(quán)限（如決策層會議僅限理事會成員查閱）；2.紙質(zhì)歸檔：紙質(zhì)會議紀要需按月整理，標注“XX年XX月會議紀要合集”，存放于行政部檔案柜，由專人保管；3.關(guān)聯(lián)歸檔：與會議相關(guān)的附件（如活動方案草案、會員意見統(tǒng)計表）需與紀要一并歸檔，標注“附件”并編號。第十四條調(diào)閱與復制1.俱樂部內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱會議紀要，需填寫《檔案調(diào)閱申請表》（見附件2），經(jīng)部門負責人審批后，到行政部辦理登記手續(xù)；2.外部單位（如合作賽事主辦方）需調(diào)閱非涉密會議紀要，需提供單位公函，經(jīng)俱樂部總經(jīng)理批準后，由行政部指定專人陪同查閱；3.禁止私自復制或傳播會議紀要，確需復制的需經(jīng)原審批人同意，并標注“復制件，與原件一致”。第六章監(jiān)督與考核第十五條監(jiān)督檢查行政部每季度對各部門會議紀要管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括：1.記錄規(guī)范性：是否按模板填寫，關(guān)鍵信息是否完整；2.審核時效性：是否在規(guī)定時間內(nèi)完成審核與簽發(fā)；3.歸檔完整性：電子與紙質(zhì)文件是否同步歸檔，分類是否準確；4.執(zhí)行跟蹤：決議事項是否按計劃推進，反饋是否及時。第十六條考核與獎懲1.檢查結(jié)果納入部門季度績效考核，占比5%；2.對連續(xù)兩次檢查不合格的部門，由行政部下發(fā)《整改通知書》，限期3個工作日內(nèi)完成整改；3.對會議紀要管理規(guī)范、執(zhí)行效率高的部門，給予“年度卓越管理部門”稱號，并在內(nèi)部通報表揚；4.因會議紀要記錄不全、傳遞延誤導致工作失誤的，追究記錄人及審核人