供應(yīng)商管理信息記錄模板規(guī)范管理采購過程一、適用場景與價(jià)值在企業(yè)采購管理中，供應(yīng)商作為供應(yīng)鏈的核心環(huán)節(jié)，其信息的準(zhǔn)確性與規(guī)范性直接影響采購效率、成本控制及風(fēng)險(xiǎn)防范。本模板適用于以下場景：新供應(yīng)商準(zhǔn)入：首次合作前對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、財(cái)務(wù)狀況等信息的全面記錄，保證供應(yīng)商符合企業(yè)合作標(biāo)準(zhǔn)；現(xiàn)有供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理：定期更新供應(yīng)商合作表現(xiàn)、履約情況、資質(zhì)變更等信息，為后續(xù)合作決策提供依據(jù)；采購項(xiàng)目歸檔：針對(duì)具體采購項(xiàng)目，關(guān)聯(lián)供應(yīng)商信息、合作細(xì)節(jié)及評(píng)估結(jié)果，實(shí)現(xiàn)采購全流程可追溯；供應(yīng)商績效評(píng)估：基于模板中的歷史合作數(shù)據(jù)，量化評(píng)估供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、服務(wù)等維度，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。通過標(biāo)準(zhǔn)化模板管理，可統(tǒng)一供應(yīng)商信息采集口徑，避免信息碎片化，提升采購工作的規(guī)范性與決策科學(xué)性。二、規(guī)范操作流程步驟一：明確采購需求與信息采集范圍根據(jù)采購項(xiàng)目類型（如原材料采購、服務(wù)外包、設(shè)備采購等），確定需采集的供應(yīng)商核心信息。例如：基礎(chǔ)信息：供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊地址、聯(lián)系方式、法定代表人；資質(zhì)信息：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）、ISO體系認(rèn)證、環(huán)保認(rèn)證等；能力信息：生產(chǎn)規(guī)模、主營產(chǎn)品/服務(wù)、技術(shù)團(tuán)隊(duì)實(shí)力、產(chǎn)能負(fù)荷、質(zhì)量檢測設(shè)備；合作信息：過往合作項(xiàng)目、合作年限、年均合作金額、履約評(píng)價(jià)（如交期達(dá)標(biāo)率、質(zhì)量問題發(fā)生率）；風(fēng)險(xiǎn)信息：涉訴記錄、失信信息、行政處罰、供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)（如關(guān)鍵原材料依賴度）。步驟二：信息收集與初步篩選通過供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦、公開招標(biāo)等方式收集潛在供應(yīng)商信息，對(duì)照采購需求進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合資質(zhì)（如無相關(guān)行業(yè)許可）或存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如失信被執(zhí)行人）的供應(yīng)商。步驟三：模板填寫與信息核對(duì)由采購專員按照《供應(yīng)商信息記錄模板》（見第三部分）要求，逐項(xiàng)填寫篩選后供應(yīng)商的詳細(xì)信息，并附相關(guān)資質(zhì)文件掃描件作為佐證。填寫完成后，需與供應(yīng)商提供的原始資料進(jìn)行核對(duì)，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確，避免漏填或錯(cuò)填。步驟四：多部門聯(lián)合審核采購部門：審核供應(yīng)商信息與采購需求的匹配度、合作歷史表現(xiàn)；質(zhì)量部門：審核供應(yīng)商質(zhì)量體系認(rèn)證、質(zhì)量檢測報(bào)告及過往質(zhì)量投訴記錄；法務(wù)部門：審核供應(yīng)商資質(zhì)文件的合法性、合同條款合規(guī)性及涉訴風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門：審核供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況（如資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流）、付款條件及信用記錄。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，納入《合格供應(yīng)商名錄》；審核未通過的，需反饋具體原因，供應(yīng)商整改后重新提交。步驟五：信息歸檔與動(dòng)態(tài)更新歸檔：審核通過的供應(yīng)商信息及佐證材料整理成冊，電子版錄入企業(yè)ERP或供應(yīng)商管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版分類存檔，檔案編號(hào)規(guī)則為“供應(yīng)商簡稱-年份-流水號(hào)”（如“科技-2023-001”）；動(dòng)態(tài)更新：每半年或每年對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行復(fù)核，更新以下內(nèi)容：資質(zhì)文件有效期（如營業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書需在到期前3個(gè)月重新提交）；合作表現(xiàn)數(shù)據(jù)（如近一年交期達(dá)標(biāo)率、質(zhì)量問題處理結(jié)果）；重大變更信息（如股權(quán)結(jié)構(gòu)變更、法定代表人變更、經(jīng)營地址遷移）。若供應(yīng)商出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)事件（如破產(chǎn)、重大質(zhì)量），立即暫停合作并啟動(dòng)退出流程。步驟六：供應(yīng)商績效評(píng)估與分級(jí)根據(jù)模板中的歷史合作數(shù)據(jù)，每年度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，評(píng)分維度可包括：質(zhì)量（40%）、交期（30%）、價(jià)格（20%）、服務(wù)（10%）。評(píng)分結(jié)果分為四級(jí)：A級(jí)（優(yōu)秀）：≥90分，優(yōu)先分配訂單，提供付款優(yōu)惠；B級(jí)（良好）：80-89分，維持正常合作；C級(jí)（合格）：70-79分，要求提交改進(jìn)計(jì)劃，限期整改；D級(jí)（不合格）：<70分，終止合作。三、供應(yīng)商信息記錄模板（示例）信息類別信息項(xiàng)填寫內(nèi)容佐證材料審核狀態(tài)（□通過□不通過）基礎(chǔ)信息供應(yīng)商名稱科技有限公司營業(yè)執(zhí)照掃描件□通過□不通過統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91110108MA0567同上□通過□不通過注冊地址北京市海淀區(qū)路123號(hào)同上□通過□不通過聯(lián)系人及職務(wù)（采購經(jīng)理）名片/聯(lián)系方式確認(rèn)函□通過□不通過聯(lián)系方式（僅作示例，實(shí)際填寫*號(hào)代替）同上□通過□不通過資質(zhì)信息營業(yè)執(zhí)照有效期2023-06-01至2026-05-31營業(yè)執(zhí)照掃描件□通過□不通過行業(yè)許可證高新技術(shù)企業(yè)證書（編號(hào)：GR20231100123）證書掃描件□通過□不通過ISO9001認(rèn)證認(rèn)證范圍：電子元器件生產(chǎn)，有效期至2025-12-31認(rèn)證證書掃描件□通過□不通過能力信息主營產(chǎn)品/服務(wù)電子元器件（電阻、電容）產(chǎn)品目錄/樣品測試報(bào)告□通過□不通過產(chǎn)能負(fù)荷月產(chǎn)能100萬件，當(dāng)前利用率70%產(chǎn)能評(píng)估報(bào)告□通過□不通過質(zhì)量檢測設(shè)備自動(dòng)化測試儀、光譜分析儀設(shè)備清單及校準(zhǔn)報(bào)告□通過□不通過合作歷史合作項(xiàng)目名稱2023年Q3電阻采購項(xiàng)目合同掃描件□通過□不通過合作時(shí)間2023-07-01至2023-09-30同上□通過□不通過采購金額50萬元同上□通過□不通過履約評(píng)價(jià)交期達(dá)標(biāo)率100%，無質(zhì)量投訴項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告□通過□不通過風(fēng)險(xiǎn)信息涉訴記錄無無涉訴證明（如信用報(bào)告）□通過□不通過失信信息無同上□通過□不通過當(dāng)前狀態(tài)合作狀態(tài)□合作中□暫停合作□終止合作-□通過□不通過備注說明其他需說明事項(xiàng)2024年計(jì)劃通過ISO14001環(huán)保認(rèn)證--填寫人*采購專員（）填寫日期2023-10-15-審核人*采購經(jīng)理（）審核日期2023-10-18-四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.信息真實(shí)性核驗(yàn)供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件需在“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核驗(yàn)，避免偽造文件風(fēng)險(xiǎn)；聯(lián)系人信息需通過電話或函件二次確認(rèn)，保證對(duì)接人員為供應(yīng)商授權(quán)代表。2.資質(zhì)文件時(shí)效管理建立資質(zhì)文件到期預(yù)警機(jī)制，對(duì)即將到期的認(rèn)證（如ISO體系認(rèn)證）提前3個(gè)月通知供應(yīng)商更新，避免因資質(zhì)過期導(dǎo)致合作中斷；行業(yè)許可證（如食品生產(chǎn)許可證）需關(guān)注年檢要求，保證持續(xù)有效。3.信息保密與權(quán)限控制供應(yīng)商信息涉及企業(yè)商業(yè)秘密，需設(shè)置訪問權(quán)限，僅采購、質(zhì)量、法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門人員可查看，嚴(yán)禁外泄；電子檔案加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，定期檢查保管情況。4.動(dòng)態(tài)更新與風(fēng)險(xiǎn)排查每季度通過“信用中國”“中國裁判文書網(wǎng)”等平臺(tái)查詢供應(yīng)商涉訴、失信情況，及時(shí)發(fā)覺潛在風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)長期未合作的供應(yīng)商（如1年以上無業(yè)務(wù)往來），標(biāo)記為“休眠狀態(tài)”，重新合作前需重新審核資質(zhì)。5.跨部門協(xié)同機(jī)制供應(yīng)商信息審核需多部