2026年金屬冶煉公司辦公設(shè)備全生命周期管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司辦公設(shè)備全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)辦公設(shè)備“規(guī)劃合理、采購(gòu)合規(guī)、使用高效、維護(hù)及時(shí)、處置規(guī)范”的目標(biāo)，降低設(shè)備管理成本，保障公司辦公秩序有序運(yùn)行，依據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《企業(yè)國(guó)有資產(chǎn)管理辦法》及公司資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際辦公需求，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有辦公設(shè)備的全生命周期管理，包括但不限于計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、傳真機(jī)、掃描儀、辦公家具（桌椅、文件柜等）、碎紙機(jī)、空調(diào)等各類用于辦公的設(shè)備。公司各部門、各下屬單位（以下統(tǒng)稱“各使用部門”）涉及辦公設(shè)備規(guī)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等相關(guān)工作的，均應(yīng)遵守本制度規(guī)定。第三條管理原則需求導(dǎo)向原則：根據(jù)各部門實(shí)際辦公需求規(guī)劃設(shè)備配置，避免盲目采購(gòu)，確保設(shè)備資源與辦公需求匹配，提高設(shè)備使用效率。合規(guī)采購(gòu)原則：辦公設(shè)備采購(gòu)需符合國(guó)家法律法規(guī)及公司采購(gòu)管理規(guī)定，通過(guò)合規(guī)渠道采購(gòu)，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正。全周期管控原則：對(duì)辦公設(shè)備從需求規(guī)劃、采購(gòu)入庫(kù)、使用登記、日常維護(hù)到報(bào)廢處置的全生命周期進(jìn)行跟蹤管理，確保每臺(tái)設(shè)備可追溯。高效節(jié)能原則：優(yōu)先選擇節(jié)能環(huán)保、性能穩(wěn)定、性價(jià)比高的辦公設(shè)備，降低設(shè)備能耗及后期維護(hù)成本，符合公司綠色辦公要求。責(zé)任到人原則：明確辦公設(shè)備各管理環(huán)節(jié)的責(zé)任部門及責(zé)任人，確保設(shè)備管理工作落地，避免管理漏洞導(dǎo)致設(shè)備損壞、丟失或浪費(fèi)。第二章管理職責(zé)第四條行政部職責(zé)作為辦公設(shè)備全生命周期管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和修訂辦公設(shè)備管理制度，明確管理流程及標(biāo)準(zhǔn)；統(tǒng)籌公司辦公設(shè)備需求規(guī)劃，匯總各部門設(shè)備需求，制定年度辦公設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司審批后執(zhí)行；負(fù)責(zé)辦公設(shè)備采購(gòu)工作，選擇合規(guī)供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保設(shè)備按時(shí)到貨；組織辦公設(shè)備驗(yàn)收、入庫(kù)登記工作，建立公司級(jí)辦公設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備型號(hào)、采購(gòu)時(shí)間、使用部門、責(zé)任人等信息；負(fù)責(zé)辦公設(shè)備日常維護(hù)管理，聯(lián)系維修服務(wù)商，協(xié)調(diào)設(shè)備維修、保養(yǎng)工作，跟蹤維修進(jìn)度及效果；制定辦公設(shè)備報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)及處置流程，組織報(bào)廢設(shè)備鑒定，按規(guī)定處理報(bào)廢設(shè)備，確保處置合規(guī)；監(jiān)督各使用部門辦公設(shè)備使用情況，定期檢查設(shè)備臺(tái)賬與實(shí)物一致性，督促部門落實(shí)設(shè)備管理責(zé)任。第五條財(cái)務(wù)部職責(zé)負(fù)責(zé)審核年度辦公設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的預(yù)算合理性，確保采購(gòu)預(yù)算符合公司財(cái)務(wù)管理制度及年度預(yù)算安排；按采購(gòu)合同約定支付辦公設(shè)備采購(gòu)款項(xiàng)，審核采購(gòu)發(fā)票及相關(guān)單據(jù)，確保資金支付合規(guī)；負(fù)責(zé)辦公設(shè)備固定資產(chǎn)登記，核算設(shè)備折舊，定期與行政部核對(duì)設(shè)備臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符；參與辦公設(shè)備報(bào)廢處置工作，審核報(bào)廢設(shè)備殘值處理及財(cái)務(wù)核銷流程，確保報(bào)廢設(shè)備財(cái)務(wù)處理合規(guī)。第六條采購(gòu)部職責(zé)配合行政部開(kāi)展辦公設(shè)備采購(gòu)工作，協(xié)助篩選合格供應(yīng)商，提供市場(chǎng)價(jià)格信息及供應(yīng)商資質(zhì)審核支持；參與辦公設(shè)備采購(gòu)合同擬定，協(xié)助行政部審核合同條款，確保合同內(nèi)容符合公司采購(gòu)管理要求；跟蹤供應(yīng)商履約情況，對(duì)供應(yīng)商供貨質(zhì)量、交貨時(shí)效進(jìn)行評(píng)估，為后續(xù)采購(gòu)供應(yīng)商選擇提供依據(jù)；協(xié)助處理采購(gòu)過(guò)程中的異常問(wèn)題，如設(shè)備質(zhì)量不合格、交貨延遲等，協(xié)調(diào)供應(yīng)商整改或退換貨。第七條使用部門職責(zé)根據(jù)本部門辦公需求，每年年末提出下一年度辦公設(shè)備需求計(jì)劃，報(bào)行政部匯總；負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用辦公設(shè)備的日常使用管理，指定設(shè)備使用責(zé)任人，明確責(zé)任人對(duì)設(shè)備的保管、日常檢查責(zé)任；規(guī)范使用辦公設(shè)備，按設(shè)備操作說(shuō)明操作，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，禁止擅自拆卸、改裝設(shè)備；發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞時(shí)，及時(shí)向行政部提交維修申請(qǐng)，說(shuō)明故障情況，配合行政部開(kāi)展設(shè)備維修工作；部門人員調(diào)整時(shí)，及時(shí)辦理辦公設(shè)備交接手續(xù)，更新設(shè)備使用責(zé)任人信息，并報(bào)行政部備案；配合行政部開(kāi)展辦公設(shè)備盤點(diǎn)、檢查工作，提供本部門設(shè)備使用及結(jié)余情況，確保設(shè)備臺(tái)賬準(zhǔn)確。第八條責(zé)任人職責(zé)設(shè)備使用責(zé)任人：負(fù)責(zé)所使用辦公設(shè)備的日常保管，定期檢查設(shè)備狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)上報(bào)；按規(guī)范操作設(shè)備，避免設(shè)備損壞，離職或崗位調(diào)整時(shí)辦理設(shè)備交接；臺(tái)賬管理員（由行政部指定）：負(fù)責(zé)維護(hù)公司級(jí)辦公設(shè)備臺(tái)賬，及時(shí)更新設(shè)備采購(gòu)、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢等信息，確保臺(tái)賬記錄準(zhǔn)確、完整；維修協(xié)調(diào)員（由行政部指定）：負(fù)責(zé)對(duì)接設(shè)備維修服務(wù)商，接收各部門維修申請(qǐng)，跟蹤維修進(jìn)度，反饋維修結(jié)果，整理維修記錄并存檔。第三章全生命周期管理流程第九條需求規(guī)劃與采購(gòu)需求提報(bào)：每年12月，各使用部門根據(jù)下一年度辦公需求（如人員新增、設(shè)備老化需更換等），填寫《辦公設(shè)備需求申請(qǐng)表》，注明設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途及需求時(shí)間，報(bào)行政部；需求匯總：行政部匯總各部門需求，結(jié)合現(xiàn)有設(shè)備使用狀態(tài)（如設(shè)備老化程度、剩余使用年限），篩選合理需求，制定《年度辦公設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃》，明確采購(gòu)設(shè)備清單、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間；計(jì)劃審批：《年度辦公設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃》經(jīng)財(cái)務(wù)部審核預(yù)算、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式生效；緊急臨時(shí)需求（如設(shè)備突發(fā)故障需更換），由使用部門提交緊急需求申請(qǐng)，經(jīng)行政部、財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)公司審批；采購(gòu)執(zhí)行：行政部根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)合規(guī)采購(gòu)方式（如公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、定點(diǎn)采購(gòu)等）選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，明確設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款；進(jìn)度跟蹤：行政部安排專人跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，與供應(yīng)商保持溝通，確保設(shè)備按合同約定時(shí)間到貨，若出現(xiàn)交貨延遲，及時(shí)協(xié)調(diào)解決。第十條驗(yàn)收與入庫(kù)到貨通知：供應(yīng)商送貨到公司后，行政部收到到貨通知，及時(shí)通知使用部門（如需部門參與驗(yàn)收）及技術(shù)人員（如需技術(shù)檢測(cè)）準(zhǔn)備驗(yàn)收；驗(yàn)收內(nèi)容：驗(yàn)收人員核對(duì)設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量是否與采購(gòu)合同一致，檢查設(shè)備外觀是否完好、配件是否齊全，對(duì)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行開(kāi)機(jī)測(cè)試，確認(rèn)性能是否符合要求，核對(duì)產(chǎn)品合格證、說(shuō)明書、保修卡等資料是否完整；驗(yàn)收結(jié)果：驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收人員填寫《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》，簽字確認(rèn)后，行政部辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的（如設(shè)備損壞、性能不達(dá)標(biāo)、配件缺失），行政部及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求退換貨或整改，直至驗(yàn)收合格；臺(tái)賬登記：行政部根據(jù)《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》，在公司級(jí)辦公設(shè)備臺(tái)賬中登記設(shè)備信息，包括設(shè)備編號(hào)、名稱、型號(hào)、采購(gòu)日期、采購(gòu)金額、供應(yīng)商、使用部門、責(zé)任人等，為每臺(tái)設(shè)備建立唯一識(shí)別編號(hào)。第十一條使用與日常管理領(lǐng)用登記：使用部門需領(lǐng)用辦公設(shè)備時(shí)，填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用設(shè)備編號(hào)、名稱、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)；行政部更新設(shè)備臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用部門及責(zé)任人；使用規(guī)范：設(shè)備使用責(zé)任人需按設(shè)備操作說(shuō)明書正確使用設(shè)備，禁止違規(guī)操作（如計(jì)算機(jī)安裝非工作軟件、打印機(jī)超負(fù)荷打印等）；不得擅自將設(shè)備轉(zhuǎn)借他人或帶離公司，確需轉(zhuǎn)借的，需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人及行政部批準(zhǔn)；日常檢查：設(shè)備使用責(zé)任人每日使用前檢查設(shè)備狀態(tài)，如計(jì)算機(jī)開(kāi)機(jī)是否正常、打印機(jī)是否缺紙缺墨等，發(fā)現(xiàn)小故障（如缺墨、卡紙）及時(shí)處理，無(wú)法處理的及時(shí)上報(bào)行政部；交接管理：使用部門人員離職、崗位調(diào)整或設(shè)備需跨部門調(diào)撥時(shí)，需辦理設(shè)備交接手續(xù)，填寫《辦公設(shè)備交接單》，注明設(shè)備狀態(tài)、配件情況，交接雙方簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部更新臺(tái)賬；定期盤點(diǎn)：行政部每季度組織一次辦公設(shè)備盤點(diǎn)，核對(duì)各部門設(shè)備臺(tái)賬與實(shí)物，檢查設(shè)備編號(hào)、型號(hào)、狀態(tài)是否與臺(tái)賬一致，對(duì)盤點(diǎn)差異（如設(shè)備丟失、損壞）及時(shí)查明原因，報(bào)公司處理。第十二條維護(hù)與維修日常維護(hù)：行政部制定辦公設(shè)備日常維護(hù)計(jì)劃，如計(jì)算機(jī)定期清理灰塵、打印機(jī)定期檢查硒鼓和墨盒、空調(diào)定期清洗濾網(wǎng)等，明確維護(hù)周期及責(zé)任；使用部門配合行政部開(kāi)展維護(hù)工作，確保設(shè)備處于良好運(yùn)行狀態(tài)；維修申請(qǐng)：設(shè)備出現(xiàn)故障無(wú)法正常使用時(shí)，使用部門填寫《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)表》，注明設(shè)備編號(hào)、故障現(xiàn)象、故障發(fā)生時(shí)間，報(bào)行政部；維修處理：行政部收到維修申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)安排維修協(xié)調(diào)員查看故障情況，能現(xiàn)場(chǎng)解決的（如簡(jiǎn)單調(diào)試、更換耗材）現(xiàn)場(chǎng)處理；無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)解決的，聯(lián)系合作維修服務(wù)商，說(shuō)明故障情況，預(yù)約維修時(shí)間；維修跟蹤：維修協(xié)調(diào)員跟蹤維修進(jìn)度，及時(shí)向使用部門反饋維修情況；維修完成后，通知使用部門驗(yàn)收設(shè)備，確認(rèn)故障已解決，使用部門在《維修記錄表》上簽字確認(rèn)；行政部整理維修記錄，歸檔保存，更新設(shè)備臺(tái)賬中的維修信息；保修管理：對(duì)仍在保修期內(nèi)的設(shè)備，行政部?jī)?yōu)先聯(lián)系設(shè)備廠家進(jìn)行保修服務(wù)，避免產(chǎn)生不必要的維修費(fèi)用；保修到期前1個(gè)月，行政部提醒使用部門關(guān)注設(shè)備狀態(tài)，評(píng)估是否需要提前維護(hù)。第十三條報(bào)廢與處置報(bào)廢申請(qǐng)：辦公設(shè)備達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)（如使用年限超過(guò)8年、維修費(fèi)用超過(guò)設(shè)備當(dāng)前價(jià)值、故障無(wú)法修復(fù)或修復(fù)后性能無(wú)法滿足辦公需求），使用部門填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明設(shè)備編號(hào)、報(bào)廢原因、設(shè)備現(xiàn)狀，報(bào)行政部；報(bào)廢鑒定：行政部收到報(bào)廢申請(qǐng)后，組織技術(shù)人員、使用部門對(duì)設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢鑒定，確認(rèn)設(shè)備是否符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)，形成《報(bào)廢設(shè)備鑒定報(bào)告》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批流程：《報(bào)廢設(shè)備鑒定報(bào)告》經(jīng)公司審批通過(guò)后，行政部在辦公設(shè)備臺(tái)賬中標(biāo)記“待報(bào)廢”，停止設(shè)備使用登記；報(bào)廢處置：行政部按公司規(guī)定處理報(bào)廢設(shè)備，可選擇合規(guī)的回收機(jī)構(gòu)進(jìn)行回收，或通過(guò)公開(kāi)處置方式處理；處置前需清理設(shè)備內(nèi)存儲(chǔ)的公司數(shù)據(jù)（如計(jì)算機(jī)硬盤格式化、文件柜資料清空），確保公司信息安全；處置完成后，行政部填寫《報(bào)廢設(shè)備處置記錄表》，記錄處置方式、處置金額（如有）、回收機(jī)構(gòu)等信息；財(cái)務(wù)核銷：行政部將《報(bào)廢設(shè)備處置記錄表》及相關(guān)鑒定資料提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部按財(cái)務(wù)制度辦理報(bào)廢設(shè)備固定資產(chǎn)核銷手續(xù)，更新財(cái)務(wù)臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。第四章監(jiān)督與考核第十四條監(jiān)督檢查行政部每月對(duì)各使用部門辦公設(shè)備使用、維護(hù)情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查設(shè)備是否按規(guī)范使用、是否存在擅自轉(zhuǎn)借或損壞、維修申請(qǐng)是否及時(shí)等情況；財(cái)務(wù)部每半年對(duì)辦公設(shè)備臺(tái)賬與財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保設(shè)備采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行、折舊核算、報(bào)廢核銷合規(guī)；公司審計(jì)部每年對(duì)辦公設(shè)備全生命周期管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程合規(guī)性、維護(hù)維修費(fèi)用合理性、報(bào)廢處置規(guī)范性，形成審計(jì)報(bào)告，上報(bào)公司；對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)整改，行政部跟蹤整改落實(shí)情況，確保問(wèn)題閉環(huán)。第十五條考核與獎(jiǎng)懲公司將辦公設(shè)備管理情況納入各部門年度績(jī)效考核，考核指標(biāo)包括設(shè)備需求提報(bào)準(zhǔn)確性、設(shè)備使用規(guī)范度、維修申請(qǐng)及時(shí)性、設(shè)備完好率等；對(duì)設(shè)備管理工作表現(xiàn)突出的部門及個(gè)人（如設(shè)備使用規(guī)范、無(wú)損壞丟失、維護(hù)及時(shí)），公司給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，按以下情形處理：（1）因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞的，由責(zé)任人承擔(dān)維修費(fèi)用；情節(jié)嚴(yán)重的，扣減相關(guān)部門績(jī)效考核分?jǐn)?shù)；（2）擅自轉(zhuǎn)借、帶離公司或丟失辦公設(shè)備的，責(zé)任人需按設(shè)備當(dāng)前價(jià)值賠償；部門管理不到位的，追究部門負(fù)責(zé)人責(zé)任；（3）未按規(guī)定提報(bào)設(shè)備需求、辦理領(lǐng)用或交接手續(xù)，導(dǎo)致設(shè)備管理混亂的，責(zé)