行業(yè)通用采購申請單審批流程規(guī)范版一、適用范圍與場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織內部采購活動的申請審批管理，涵蓋辦公物資、生產(chǎn)原材料、設備工具、服務外包（如維修、咨詢）等各類采購需求。當因業(yè)務開展、日常運營或項目實施需要采購物品或服務時，均需按照本流程執(zhí)行采購申請審批，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，同時實現(xiàn)成本控制與資源優(yōu)化配置。二、審批流程詳解（一）采購申請發(fā)起執(zhí)行人：需求部門申請人（如部門專員、項目負責人）操作說明：申請人根據(jù)實際需求，填寫《采購申請單》（詳見第三部分模板），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途說明及供應商建議（若有）。附件準備：如屬首次采購或特殊物品，需附《需求說明書》（說明采購必要性、技術參數(shù)等）；若涉及大額采購，需附《市場詢價對比表》（至少3家供應商報價）。提交申請：將填寫完整的《采購申請單》及附件提交至部門負責人處，發(fā)起審批流程。（二）部門負責人審核執(zhí)行人：需求部門負責人（如部門經(jīng)理、主管）操作說明：審核重點：確認采購需求的合理性（是否符合部門工作計劃、是否為必需品）、數(shù)量及規(guī)格的準確性、預算金額是否在部門年度預算范圍內。意見反饋：若審核通過，在《采購申請單》“部門負責人審核”欄簽字確認；若需修改或駁回，注明原因并退回申請人調整后重新提交。時限要求：收到申請后1個工作日內完成審核，緊急采購（如影響生產(chǎn)經(jīng)營或緊急辦公需求）需在4小時內反饋。（三）財務部門審核執(zhí)行人：財務部門專員/主管操作說明：審核重點：預算合規(guī)性（采購金額是否超出部門預算，若超預算需確認是否有追加預算審批流程）、資金支付安排（是否符合公司財務制度）、報價合理性（對比歷史采購價格或市場價格，是否存在虛高）。意見反饋：審核通過后，在“財務審核”欄簽字；若預算不足或價格異常，要求申請人補充預算說明或重新詢價，并注明修改意見。時限要求：收到申請后1-2個工作日內完成審核，緊急采購需在8小時內反饋。（四）分管領導審批執(zhí)行人：分管采購/業(yè)務的副總經(jīng)理/總監(jiān)操作說明：審核重點：采購事項的重要性（是否涉及核心業(yè)務或重大投入）、跨部門協(xié)調需求（如涉及多個部門共用資源，需確認各相關部門意見）、是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃。意見反饋：根據(jù)采購金額分級審批（例如：單筆金額≤5000元，分管領導審批；5000元＜金額≤2萬元，需分管領導+財務負責人雙簽；金額＞2萬元，需提交總經(jīng)理審批）。審核通過后簽字確認，駁回時說明理由。時限要求：收到申請后1個工作日內完成審批，緊急采購需在6小時內反饋。（五）總經(jīng)理/最終審批人審批執(zhí)行人：總經(jīng)理/分管行政的最高負責人操作說明：審核范圍：僅適用于達到公司規(guī)定的高金額采購（如單筆金額＞2萬元）或重大采購事項（如關鍵設備、戰(zhàn)略供應商合作）。審核重點：采購事項對公司整體運營的影響、成本效益分析、是否符合公司年度經(jīng)營目標。意見反饋：審批通過后簽字確認；若需進一步論證，要求申請人補充《可行性研究報告》或組織專項會議討論，明確補充材料提交時限。時限要求：收到申請后2個工作日內完成審批，緊急采購需在12小時內反饋。（六）采購部門執(zhí)行執(zhí)行人：采購部門專員操作說明：接收審批通過的《采購申請單》，核對審批手續(xù)是否完整，確認采購需求細節(jié)。供應商選擇：根據(jù)申請單“供應商建議”或公司合格供應商名錄，選擇合適供應商（若需公開招標，按招標流程執(zhí)行）。下單與跟進：與供應商簽訂采購合同（若金額較大），下達訂單，跟進生產(chǎn)/供貨進度，保證按時交付。反饋：采購完成后，將供應商名稱、實際采購金額、交付時間等信息反饋至申請部門及財務部門。（七）歸檔管理執(zhí)行人：采購部門/行政部檔案管理員操作說明：采購部門將審批通過的《采購申請單》、合同、報價單、驗收單等資料整理成冊，每月末移交至檔案管理部門。檔案保存期限：常規(guī)采購保存3年，重大采購（如設備采購、戰(zhàn)略合作）保存5年以上，保證資料完整可追溯。三、采購申請單模板采購申請單基本信息申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日申請編號（由采購部門統(tǒng)一填寫，格式：CG-部門簡稱-年份-序號，如CG-XZ-2023-001）采購類別□辦公物資□生產(chǎn)材料□設備工具□服務外包□其他（請注明）緊急程度□普通□緊急（請注明緊急原因及期望交付日期）采購明細序號物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明供應商建議（可選）12………合計金額（大寫）合計金額（小寫）￥審批流程審批環(huán)節(jié)審批人簽字日期審批意見（可選）部門負責人審核財務審核分管領導審批總經(jīng)理審批采購部門意見備注1.采購物品/服務特殊要求（如質量標準、交付時間、驗收方式等）：2.其他說明：附件清單□《需求說明書》□《市場詢價對比表》□《可行性研究報告》□其他（請注明）：四、關鍵注意事項（一）填寫規(guī)范《采購申請單》需用黑色簽字筆或電子文檔填寫，字跡清晰、信息完整，不得涂改；若需修改，需在修改處簽字確認?！坝猛菊f明”需簡明扼要，明確采購物品/服務與業(yè)務的關聯(lián)性，避免模糊表述（如“辦公用”需具體為“用于部門打印機耗材更換”）。“預估單價”和“預估總價”需基于市場調研或歷史數(shù)據(jù)填寫，偏差幅度不得超過±10%（特殊物品需附說明）。（二）審批時限各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內完成，嚴禁拖延或積壓；緊急采購需在申請單上標注“緊急”字樣，審批流程可并行處理（如部門審核與財務審核同步進行）。若因審批人原因導致流程延誤，超過規(guī)定時限2個工作日以上，申請人可向上一級領導反饋，督促審批。（三）特殊情況處理預算外采購：若采購金額超出部門預算，需提前提交《預算追加申請表》，經(jīng)財務部門及分管領導審批通過后，方可發(fā)起采購申請流程。臨時采購：因突發(fā)情況（如設備故障緊急維修）無法提前走完整流程，可由部門負責人口頭向分管領導申請，獲批后先采購，并在24小時內補填《采購申請單》，注明“臨時采購”及原因。（四）附件要求首次采購、高金額采購（＞1萬元）或技術復雜的采購（如專業(yè)設備），必須附《需求說明書》及《市場詢價對比表》，保證采購依據(jù)充分。服務類采購（如保潔、IT維護）需附《服務需求說明書》，明確服務范圍、標準、期限及考核方式。（五）采購執(zhí)行與反饋采購部門需嚴格按照審批通過的《采購申請單》執(zhí)行采購，不得擅自變更采購物品/服務名稱、數(shù)量、規(guī)格等核心信息；若確需變更，需重新提交申請并審批。采購完成后，申請部門需在3個工作日內完成驗收，并在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的，需及時反饋至采購部門，由采購部門與供應商協(xié)商退換貨或解決方案。（六）責任追溯申請人需對采購需求的真實性、準確性負責，若因虛假需求或信息錯誤導致采購損失，將承擔相應責任。審批人