工程項目采購管理辦法一、目的與適用范圍（一）制定目的為規(guī)范工程項目采購活動，優(yōu)化資源配置，保障采購質(zhì)量與效率，控制項目成本，防范合規(guī)風險，結(jié)合項目管理實際需求，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司（或單位）所有新建、改建、擴建類工程項目的物資采購（含設(shè)備、材料等）、服務(wù)采購（含咨詢、運維、技術(shù)服務(wù)等）及工程分包采購活動。臨時工程、應急搶修項目的采購可參照本辦法簡化流程執(zhí)行。二、采購管理原則1.合規(guī)性原則：采購活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度，確保程序合法、資料可追溯。2.效能優(yōu)先原則：在合規(guī)前提下，以“質(zhì)量可靠、成本合理、效率最優(yōu)”為目標，綜合評估供應商資質(zhì)、履約能力及性價比。3.權(quán)責對等原則：明確需求部門、采購部門、監(jiān)督部門的權(quán)責邊界，實行“誰經(jīng)辦、誰負責，誰審批、誰擔責”。4.陽光采購原則：采購過程堅持公開、公平、公正，鼓勵引入市場競爭機制，杜絕利益輸送。三、組織架構(gòu)與職責分工（一）采購決策小組由項目分管領(lǐng)導、需求部門負責人、采購部門負責人、財務(wù)總監(jiān)、法務(wù)專員組成，負責：審批重大采購事項（如超預算采購、單一來源采購等）；審議采購策略、供應商庫更新方案；裁決采購爭議或特殊情況的處理方案。（二）需求部門提交采購需求書（含技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交付時間、質(zhì)量標準等，需經(jīng)技術(shù)負責人簽字確認）；參與供應商考察、技術(shù)談判及履約驗收；對需求的真實性、合理性負責。（三）采購部門編制采購計劃，選擇采購方式并組織實施；建立并維護供應商庫，開展供應商資格預審；起草采購合同，跟蹤合同履約進度；歸檔采購全過程資料。（四）監(jiān)督部門（審計/紀檢）監(jiān)督采購流程合規(guī)性，抽查采購文件及合同執(zhí)行情況；受理采購投訴，查處違規(guī)行為；提出采購管理優(yōu)化建議。四、采購流程管理（一）需求申報與計劃編制1.需求申報：需求部門應結(jié)合項目進度計劃，提前15個工作日提交《采購需求申報表》，明確：采購標的：物資/服務(wù)/工程的名稱、規(guī)格、技術(shù)要求（附圖紙、技術(shù)規(guī)范等支撐文件）；預算金額：參照歷史價格或市場調(diào)研結(jié)果編制，誤差率不超過±10%；交付節(jié)點：需與項目關(guān)鍵里程碑（如基礎(chǔ)施工完成、主體封頂?shù)龋┢ヅ洹?.采購計劃審批：采購部門匯總需求后，編制《采購計劃》（含采購方式、時間節(jié)點、預算分配），經(jīng)需求部門、財務(wù)部門會簽后，報采購決策小組審批。（二）采購方式選擇與實施根據(jù)采購金額、技術(shù)復雜度、市場競爭情況，選擇以下方式（特殊情況需決策小組審批）：采購方式適用情形實施要點--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------公開招標金額≥**[X]**萬元、技術(shù)標準統(tǒng)一、潛在供應商≥3家的物資/工程采購。發(fā)布招標公告（不少于20日），組建評標委員會（含技術(shù)、經(jīng)濟專家），嚴格評審投標文件。邀請招標金額≥**[X]**萬元、供應商資源有限（如行業(yè)壟斷、特定技術(shù)要求）的采購。向≥3家符合條件的供應商發(fā)邀請書，評審流程同公開招標。競爭性談判金額＜**[X]**萬元、技術(shù)復雜或規(guī)格特殊、無法提前確定詳細技術(shù)標準的采購。成立談判小組（≥3人），依次與供應商談判，最后報價后確定成交方。詢價采購金額＜**[X]**萬元、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場價格透明的物資采購（如建材、小設(shè)備）。向≥3家供應商發(fā)詢價單，對比價格、交貨期、售后服務(wù)，選擇最優(yōu)者。單一來源采購只能從唯一供應商處采購（如專利技術(shù)、配套服務(wù)），或緊急搶險救災項目。需提供“唯一性”證明材料，經(jīng)決策小組2/3以上成員同意后實施。（三）合同管理與履約1.合同起草與審核：采購部門根據(jù)采購結(jié)果起草合同，明確：標的條款：技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量標準（引用國標/行標或合同附件）；履約條款：交貨/完工時間、驗收標準、進度款支付節(jié)點；違約條款：逾期交付、質(zhì)量缺陷的賠償方式（如違約金比例、返工責任）；爭議解決：優(yōu)先協(xié)商，協(xié)商不成則提交仲裁或訴訟。合同需經(jīng)法務(wù)部門（合法性審核）、財務(wù)部門（付款條款審核）會簽，最終由法定代表人或授權(quán)代表簽署。2.履約跟蹤：采購部門指定專人跟蹤合同執(zhí)行，定期向需求部門反饋進度。若出現(xiàn)供應商逾期、質(zhì)量不達標等問題，應：發(fā)出《整改通知書》，要求限期整改；整改無效時，啟動違約追責程序（如扣減貨款、終止合同并索賠）。（四）驗收與結(jié)算1.驗收組織：需求部門牽頭組建驗收小組（含技術(shù)、質(zhì)檢、采購人員），按合同約定的標準驗收：物資驗收：核對數(shù)量、規(guī)格，抽樣送檢（如建材的強度、設(shè)備的性能測試）；服務(wù)/工程驗收：核查成果文件（如咨詢報告、施工圖紙）、現(xiàn)場實測（如工程實體的尺寸、強度）。2.驗收報告：驗收合格后，出具《驗收報告》（附影像資料、檢測報告等），需求部門、供應商雙方簽字確認。不合格的，要求供應商返工至合格，重新驗收。3.付款結(jié)算：財務(wù)部門憑《驗收報告》、合規(guī)發(fā)票、合同等資料，按以下節(jié)點付款：預付款：≤合同金額的30%，需供應商提供履約保函或等額保證金；進度款：按合同約定的節(jié)點（如到貨、施工完成50%）支付，需附進度確認單；尾款：驗收合格且質(zhì)保期滿后支付，質(zhì)保金比例≥5%。（五）檔案管理采購部門應將以下資料歸檔，保存期限≥[X]年：需求申報、采購計劃、審批文件；招標文件、投標文件、談判記錄、詢價單；合同文本、變更協(xié)議、驗收報告；供應商資質(zhì)文件、售后服務(wù)記錄。五、監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督機制1.審計部門每半年開展采購專項審計，重點檢查：采購流程合規(guī)性（如招標程序、合同條款）；供應商選擇合理性（如報價偏離度、資質(zhì)真實性）；資金使用效率（如預付款比例、尾款支付及時性）。2.設(shè)立采購投訴郵箱/電話，受理供應商或內(nèi)部員工的舉報，5個工作日內(nèi)反饋調(diào)查進展。（二）責任追究對以下行為，視情節(jié)輕重給予警告、扣罰績效、調(diào)崗、解除勞動合同等處分；涉嫌違法的，移交司法機關(guān)：需求部門：虛報需求、提供虛假技術(shù)參數(shù)、驗收走過場；采購部門：違規(guī)選擇采購方式、泄露招標信息、與供應商串標；監(jiān)督部門：包庇違規(guī)行為