企業(yè)物料采購流程規(guī)范說明一、規(guī)范目的為規(guī)范企業(yè)物料采購管理，保障采購活動高效、合規(guī)開展，確保物料質(zhì)量滿足生產(chǎn)運營需求，同時合理控制采購成本、防范經(jīng)營風(fēng)險，結(jié)合公司實際運營情況，制定本物料采購流程規(guī)范。二、適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門（含下屬子公司）開展的生產(chǎn)性物料、辦公類物料、項目配套物料等采購活動。固定資產(chǎn)采購、服務(wù)類采購可參照本規(guī)范核心原則執(zhí)行，具體細(xì)則以專項制度為準(zhǔn)。三、采購流程規(guī)范（一）需求識別與提報各部門需結(jié)合生產(chǎn)計劃、業(yè)務(wù)需求或項目進(jìn)度，提前（建議提前5-10個工作日，依物料交付周期調(diào)整）提報采購需求。需求提報需填寫《采購需求申請表》，明確物料名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、需求數(shù)量、預(yù)計使用時間、預(yù)算金額及需求說明（如特殊質(zhì)量要求、交付地點等）。部門負(fù)責(zé)人需對需求的必要性、合理性進(jìn)行審核：重點核查需求是否與年度預(yù)算/項目預(yù)算匹配、是否存在重復(fù)采購或閑置風(fēng)險、技術(shù)參數(shù)是否清晰可執(zhí)行。審核通過后，提交至采購部門。（二）采購計劃編制采購部門匯總各部門需求后，需結(jié)合實時庫存數(shù)據(jù)（由倉儲部門提供《庫存明細(xì)表》）、資金預(yù)算情況，編制《采購計劃》。計劃需明確：采購物料清單（含名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算單價、總預(yù)算）；采購方式（招標(biāo)、詢價、單一來源等，參考“采購方式選擇標(biāo)準(zhǔn)”）；預(yù)計采購周期、交付時間節(jié)點?！恫少徲媱潯沸鑸蠓止茴I(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后作為采購執(zhí)行的核心依據(jù)。（三）供應(yīng)商管理與選擇1.供應(yīng)商庫管理公司建立合格供應(yīng)商庫，新供應(yīng)商需通過準(zhǔn)入評審：提交資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）；必要時開展實地考察（生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控、環(huán)保合規(guī)性等）；對生產(chǎn)性物料，需提供樣品進(jìn)行測試驗證（由技術(shù)/質(zhì)檢部門出具《樣品檢測報告》）。評審小組（采購、技術(shù)、質(zhì)檢、財務(wù)）從“資質(zhì)合規(guī)性、質(zhì)量穩(wěn)定性、價格競爭力、交付能力、服務(wù)響應(yīng)”等維度打分，得分≥80分（滿分100分）的供應(yīng)商納入庫中。2.采購方式選擇招標(biāo)采購：單批采購金額≥[X]元（或年度累計≥[X]元）的物料，采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)，確保充分競爭；詢價采購：單批金額＜[X]元的物料，選擇≥3家合格供應(yīng)商詢價，對比報價、交付周期、售后服務(wù)等；單一來源采購：僅1家供應(yīng)商可提供（如專利產(chǎn)品、獨家授權(quán)、緊急搶修物料），需出具《單一來源采購說明》，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇決策采購部門需對候選供應(yīng)商的報價、質(zhì)量承諾、交付方案等進(jìn)行綜合評估，形成《供應(yīng)商評估表》，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后確定合作方。（四）合同簽訂與條款約定采購部門與選定供應(yīng)商簽訂《采購合同》，合同需明確以下核心條款：物料規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（引用國標(biāo)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)）；交付時間、地點、運輸方式及費用承擔(dān)；付款方式（預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點、尾款支付條件）；質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、異議處理期限（如到貨后7日內(nèi)提出質(zhì)量問題）；違約責(zé)任（如延遲交貨的違約金比例、質(zhì)量不合格的退換貨/索賠條款）。合同需經(jīng)法務(wù)部門/合規(guī)崗審核，確保條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。審核通過后，雙方簽字蓋章生效。（五）采購執(zhí)行與跟蹤供應(yīng)商需按合同約定組織生產(chǎn)/備貨，采購部門需全程跟蹤進(jìn)度：定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)進(jìn)度、物流安排，確保交付節(jié)點可控；若遇不可抗力（如疫情、自然災(zāi)害）或供應(yīng)商違約風(fēng)險，需及時協(xié)調(diào)解決方案（如調(diào)整交付時間、更換物流方式），并同步匯報分管領(lǐng)導(dǎo)。物料到貨前，采購部門需通知倉儲/使用部門做好驗收準(zhǔn)備（如場地、設(shè)備、質(zhì)檢工具）。（六）驗收與不合格品處理1.驗收流程到貨后，由倉儲管理員、使用部門代表、質(zhì)檢人員組成驗收小組，對照《采購合同》《送貨單》進(jìn)行驗收：外觀檢查：核對物料包裝、標(biāo)識是否完整，有無破損、變形；數(shù)量清點：按合同/送貨單數(shù)量逐項核對，必要時稱重、計量；質(zhì)量檢測：抽樣檢測（抽樣比例參考AQL標(biāo)準(zhǔn)或公司規(guī)定，如關(guān)鍵物料抽樣比例≥30%），檢測結(jié)果需符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗收合格后，填寫《物料驗收單》，三方簽字確認(rèn)；不合格的，啟動異議處理流程。2.不合格品處理驗收小組需在3個工作日內(nèi)向供應(yīng)商出具《質(zhì)量異議通知書》，明確問題描述、證據(jù)（照片、檢測報告）及整改要求（退換貨、折價、賠償?shù)龋?。供?yīng)商需在約定時間內(nèi)反饋解決方案，雙方協(xié)商一致后執(zhí)行。處理結(jié)果需同步記錄至《供應(yīng)商考核表》，作為后續(xù)合作的依據(jù)。（七）付款與結(jié)算驗收合格后，供應(yīng)商需開具合規(guī)發(fā)票（與合同主體、物料信息一致）。采購部門需完成“三單核對”：合同條款（付款條件、金額）；驗收單（數(shù)量、質(zhì)量驗收結(jié)果）；發(fā)票（金額、稅率、開票信息）。核對無誤后，提交《付款申請單》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門復(fù)核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門按合同約定的付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等）支付款項。（八）采購檔案管理采購全流程產(chǎn)生的文件（《采購需求申請表》《采購計劃》《供應(yīng)商評估表》《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》《付款憑證》等），由采購部門指定專人歸檔管理：按“采購項目/供應(yīng)商”分類建檔，便于追溯；保存期限：普通物料采購文件保存≥3年，固定資產(chǎn)/大額采購文件保存≥5年；查閱權(quán)限：內(nèi)部審計、財務(wù)檢查等工作需查閱時，需填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱。四、關(guān)鍵控制要點1.需求審核：杜絕“拍腦袋”提報，重點核查需求與預(yù)算、庫存的匹配性，避免資源浪費；2.供應(yīng)商管控：嚴(yán)格準(zhǔn)入評審，動態(tài)考核（季度/年度），淘汰得分＜60分的供應(yīng)商，確保供應(yīng)穩(wěn)定性；3.合同風(fēng)險：核心條款需清晰量化（如違約金比例、驗收標(biāo)準(zhǔn)），避免模糊表述引發(fā)糾紛；4.驗收把關(guān)：堅持“雙人驗收+抽樣檢測”，防止不合格