2026年塑料制品公司通訊費用核算管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司通訊費用（含固定電話費、移動電話費、網(wǎng)絡(luò)使用費、視頻會議服務(wù)費等）的核算與管理，控制企業(yè)運營成本，確保通訊費用支出合理、合規(guī)、可追溯，保障公司日常辦公與業(yè)務(wù)溝通順暢，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務(wù)通則》及本公司財務(wù)管理制度，結(jié)合公司實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工，涉及通訊費用的預(yù)算編制、費用申請、報銷核算、監(jiān)督檢查等全流程管理。第三條通訊費用管理遵循“按需分配、預(yù)算控制、據(jù)實報銷、厲行節(jié)約”的原則，既要滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對通訊服務(wù)的需求，又要避免費用浪費，實現(xiàn)通訊資源高效利用。第四條公司各部門及員工須嚴格遵守本制度，按規(guī)定申請、使用和報銷通訊費用，對違反制度規(guī)定虛報、冒領(lǐng)、挪用通訊費用的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責任人責任。第二章管理職責分工第五條公司財務(wù)部是通訊費用核算管理的歸口部門，主要職責包括：（一）制定公司年度通訊費用預(yù)算，報總經(jīng)理審批后下達至各部門；（二）建立通訊費用核算臺賬，記錄各部門、各員工通訊費用支出情況，確保費用核算準確；（三）審核通訊費用報銷憑證，按規(guī)定辦理費用支付，規(guī)范賬務(wù)處理；（四）定期分析通訊費用支出情況，對比預(yù)算執(zhí)行進度，識別費用異常并提出管控建議；（五）配合行政部開展通訊服務(wù)商評估與合作管理，確保服務(wù)質(zhì)量與費用合理性。第六條公司行政部是通訊服務(wù)管理的協(xié)助部門，主要職責包括：（一）篩選與評估通訊服務(wù)商（如電信運營商、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商），對比服務(wù)內(nèi)容、資費標準、售后保障等，選擇性價比最優(yōu)的合作方；（二）統(tǒng)一辦理公司固定電話、辦公網(wǎng)絡(luò)的開戶、續(xù)費、變更及注銷手續(xù)，管理公司統(tǒng)一采購的通訊設(shè)備；（三）登記公司員工公務(wù)用移動電話信息，建立《員工公務(wù)通訊設(shè)備臺賬》，記錄號碼、歸屬人、套餐類型等信息；（四）協(xié)助財務(wù)部核實通訊費用明細，對費用異常情況（如高額話費、不明增值服務(wù)）聯(lián)系服務(wù)商核查；（五）制定通訊設(shè)備使用規(guī)范，引導(dǎo)員工合理使用通訊服務(wù)，避免不必要的費用支出。第七條各部門負責人職責：（一）根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提出年度通訊費用預(yù)算申請，報財務(wù)部審核；（二）審批本部門員工的通訊費用報銷申請，確認費用支出與公務(wù)相關(guān)，對不符合規(guī)定的申請予以駁回；（三）監(jiān)督本部門員工規(guī)范使用通訊服務(wù)，控制部門通訊費用支出不超出預(yù)算；（四）配合財務(wù)部、行政部開展通訊費用核查工作，提供部門通訊費用使用說明。第八條員工職責：（一）按公司規(guī)定使用公務(wù)通訊設(shè)備及服務(wù)，區(qū)分公務(wù)與私人通訊費用，私人費用由個人承擔；（二）及時提交通訊費用報銷申請，確保報銷憑證真實、完整、合規(guī)；（三）發(fā)現(xiàn)通訊費用異常（如話費突增、套餐不符）時，及時向行政部或財務(wù)部反饋；（四）離職時按規(guī)定辦理公務(wù)通訊設(shè)備（如公司配備的手機）、號碼的交接或注銷手續(xù)。第三章通訊費用預(yù)算管理第九條預(yù)算編制每年12月中旬，各部門根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)計劃（如人員數(shù)量、業(yè)務(wù)拓展需求、通訊設(shè)備新增計劃等），估算本部門通訊費用需求，填寫《部門通訊費用預(yù)算申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后報財務(wù)部。財務(wù)部匯總各部門預(yù)算，結(jié)合上一年度費用實際支出情況、通訊服務(wù)商資費調(diào)整情況及公司成本控制目標，編制公司年度通訊費用總預(yù)算，報總經(jīng)理審批后，于次年1月上旬下達至各部門。第十條預(yù)算調(diào)整年度預(yù)算執(zhí)行過程中，因部門人員增減、業(yè)務(wù)范圍擴大或通訊資費調(diào)整等特殊情況需調(diào)整預(yù)算的，部門須填寫《通訊費用預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及必要性，經(jīng)部門負責人簽字后報財務(wù)部。財務(wù)部審核后報總經(jīng)理審批，審批通過后方可調(diào)整預(yù)算；未經(jīng)審批，不得超預(yù)算支出通訊費用。第十一條預(yù)算監(jiān)控財務(wù)部每月對比各部門通訊費用實際支出與預(yù)算進度，形成《通訊費用預(yù)算執(zhí)行情況表》，對超出預(yù)算80%的部門發(fā)出預(yù)警通知，提醒控制費用支出；對季度末仍超預(yù)算的部門，要求提交費用管控整改方案，確保年度預(yù)算整體可控。第四章通訊費用報銷與核算第十二條費用報銷范圍可報銷的通訊費用包括：（一）公司固定電話的月租費、通話費、長途費及必要的增值服務(wù)費（如來電顯示、語音信箱）；（二）公司辦公網(wǎng)絡(luò)的寬帶費、網(wǎng)絡(luò)維護費及必要的增值服務(wù)（如企業(yè)郵箱、云存儲）；（三）員工公務(wù)用移動電話的套餐費、通話費、流量費（限公司核定的補貼標準內(nèi)）；（四）公司業(yè)務(wù)所需的視頻會議服務(wù)費、臨時通訊設(shè)備租賃費等。私人通訊費用、超出公司補貼標準的費用、與公務(wù)無關(guān)的增值服務(wù)費（如娛樂套餐、私人會員）不予報銷。第十三條報銷標準（一）固定電話與辦公網(wǎng)絡(luò)：按公司與通訊服務(wù)商簽訂的合同資費標準報銷，由行政部統(tǒng)一辦理繳費，財務(wù)部憑服務(wù)商開具的發(fā)票報銷；（二）員工公務(wù)移動電話：根據(jù)崗位工作需求實行分級補貼，具體標準為：中層及以上管理人員每月補貼不超過300元，業(yè)務(wù)部門員工（如銷售、采購）每月補貼不超過200元，其他崗位員工每月補貼不超過100元；員工實際話費低于補貼標準的，按實際金額報銷；高于補貼標準的，超出部分由個人承擔；（三）特殊業(yè)務(wù)通訊費用：如臨時項目所需的視頻會議服務(wù)費、大額流量包費用，須提前填寫《特殊通訊費用申請單》，經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部審批后，按實際支出報銷。第十四條報銷流程（一）費用歸集：每月5日前，通訊服務(wù)商向公司提供上月通訊費用明細賬單（含固定電話、辦公網(wǎng)絡(luò)、員工公務(wù)手機號費用），行政部核對賬單明細，確認無異常后提交財務(wù)部；（二）員工報銷：員工每月10日前，憑通訊服務(wù)商開具的正規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭為公司全稱，備注個人姓名及手機號）、費用明細單，填寫《通訊費用報銷單》，經(jīng)部門負責人審批后報財務(wù)部；（三）財務(wù)審核：財務(wù)部在3個工作日內(nèi)審核報銷憑證，檢查發(fā)票真?zhèn)?、費用明細是否合規(guī)、金額是否在補貼標準內(nèi)；審核通過的，納入當月工資發(fā)放或單獨轉(zhuǎn)賬支付；審核不通過的，退回員工補充完善；（四）賬務(wù)處理：財務(wù)部按會計制度將通訊費用計入相應(yīng)會計科目，其中固定電話、辦公網(wǎng)絡(luò)費用計入“管理費用-通訊費”，員工公務(wù)手機補貼計入“應(yīng)付職工薪酬-福利費”，特殊業(yè)務(wù)通訊費用計入對應(yīng)項目成本。第五章通訊服務(wù)與設(shè)備管理第十五條通訊服務(wù)商管理行政部每兩年對通訊服務(wù)商進行一次評估，從資費標準、服務(wù)響應(yīng)速度、故障處理效率、售后保障等方面打分，評估結(jié)果作為是否繼續(xù)合作的依據(jù)；若服務(wù)商存在資費虛高、服務(wù)質(zhì)量差、頻繁出現(xiàn)故障等問題，行政部可提出更換服務(wù)商建議，經(jīng)財務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后重新選擇合作方。第十六條通訊設(shè)備管理（一）公司統(tǒng)一配備的通訊設(shè)備（如固定電話機、辦公網(wǎng)絡(luò)路由器、公務(wù)手機），由行政部建立臺賬管理，明確使用部門、使用人；設(shè)備損壞或故障時，由行政部聯(lián)系維修或更換，維修費用按規(guī)定報銷；（二）員工離職時，須將公務(wù)通訊設(shè)備、手機號（若為公司開戶）交還行政部，行政部辦理設(shè)備回收、號碼注銷或過戶手續(xù)；未按規(guī)定交還的，從員工工資中扣除設(shè)備折舊費用（按設(shè)備原值的50%扣除）。第十七條通訊使用規(guī)范（一）員工不得利用公司通訊設(shè)備及服務(wù)從事與公務(wù)無關(guān)的活動，如長時間私人通話、下載非工作軟件、瀏覽無關(guān)網(wǎng)站；（二）行政部定期檢查辦公網(wǎng)絡(luò)使用情況，對異常流量、違規(guī)使用行為及時制止并通報；（三）員工須妥善保管公務(wù)通訊設(shè)備，避免丟失或損壞；丟失公務(wù)手機的，須立即向行政部報告，補辦號碼產(chǎn)生的費用由個人承擔。第六章監(jiān)督與追責第十八條日常監(jiān)督財務(wù)部每季度對通訊費用支出情況進行核查，重點檢查報銷憑證真實性、費用是否在預(yù)算內(nèi)、補貼標準是否執(zhí)行到位，形成《通訊費用核查報告》報總經(jīng)理；行政部每半年檢查通訊設(shè)備使用與管理情況，確保設(shè)備完好、號碼合規(guī)使用。第十九條專項檢查公司每年開展一次通訊費用專項檢查，由財務(wù)部牽頭，聯(lián)合行政部、審計人員（若有）對各部門通訊費用支出、預(yù)算執(zhí)行、設(shè)備管理情況進行全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改要求，跟蹤整改落實情況。第二十條責任追究出現(xiàn)下列情形之一的，公司將對相關(guān)責任人進行處理：（一）虛報、冒領(lǐng)通訊費用，或提供虛假發(fā)票、明細單報銷的；（二）超出預(yù)算未經(jīng)審批擅自支出通訊費用，或故意擴大費用支出的；（三）將私人通訊費用混入公務(wù)費用報銷，或違規(guī)使用公司通訊設(shè)備從事私人活動的；（四）離職時未按規(guī)定交還公務(wù)通訊設(shè)備、號碼，導(dǎo)致公司資產(chǎn)損失的；（五）通訊費用管理人員（如財務(wù)、行政人員）審核不嚴、賬務(wù)處理錯誤，導(dǎo)致公司費用損失的。責任追究方式根據(jù)情節(jié)輕重分為：口頭警告、書面通報批評、扣減當月績效獎金（扣減比例5%-15%）、追回違規(guī)報銷費用；情節(jié)嚴重的，調(diào)整崗位或解除勞動合同；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理。第七章附則