行政辦公物資采購與領(lǐng)用管理制度一、總則為規(guī)范公司行政辦公物資的采購與領(lǐng)用流程，保障日常辦公需求，提高物資使用效率，降低運營成本，特制定本制度。本制度適用于公司各部門所有行政辦公物資（包括辦公用品、設(shè)備耗材、勞保用品等）的采購申請、審批、執(zhí)行、領(lǐng)用及管理活動，各部門須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。二、適用范圍與日常應(yīng)用場景本制度適用于公司各部門在以下場景中的行政辦公物資管理活動：日常辦公需求：如筆、紙、文件夾等消耗性物資的補(bǔ)充；新入職員工配置：為新員工提供辦公文具、設(shè)備（如電腦、文具套裝）等初始物資；項目臨時需求：部門因?qū)ｍ椆ぷ餍枰少徎蝾I(lǐng)用非日常性物資；設(shè)備耗材更換：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的墨盒、硒鼓等耗材更換；部門物資調(diào)整：因部門人員變動或工作調(diào)整，需重新分配或回收物資。三、采購管理操作流程（一）需求提出與部門初審需求填報：各部門根據(jù)實際辦公需求，由申請人填寫《行政辦公物資采購申請表》（表1），注明物資名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、使用人及期望到貨日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部。需求初審：行政部收到申請表后，2個工作日內(nèi)對需求的合理性進(jìn)行審核，包括：物資是否為辦公必需品，是否存在重復(fù)申領(lǐng)；數(shù)量是否符合實際工作需要，是否存在過度申領(lǐng)；規(guī)格型號是否明確，避免模糊表述（如“一批文具”需細(xì)化至“A4紙500張，中性筆10支”）。初審?fù)ㄟ^后，按金額分級報批；不通過的，退回部門并說明原因。（二）分級審批根據(jù)采購金額實行分級審批，保證流程合規(guī)：500元（含）以下：由行政部負(fù)責(zé)人審批；500-2000元（含）：由行政部負(fù)責(zé)人審核后，報分管副總審批；2000元以上：由行政部負(fù)責(zé)人、分管副總審核后，報總經(jīng)理審批。審批通過后，進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)；未通過的，由行政部告知部門并說明理由。（三）供應(yīng)商選擇與下單供應(yīng)商選擇：單次采購金額1000元以下的，可從行政部《合格供應(yīng)商名錄》（表4）中選擇定點供應(yīng)商詢價比價，選擇性價比最高的供應(yīng)商；單次采購金額1000元以上的，須邀請至少3家合格供應(yīng)商報價，綜合評估價格、質(zhì)量、供貨周期等因素，確定最終供應(yīng)商并填寫《采購比價記錄表》（表5）備查；確無合格供應(yīng)商的，由行政部通過公開渠道（如電商平臺、采購平臺）篩選，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)。下單與合同：與供應(yīng)商確認(rèn)采購細(xì)節(jié)后，行政部下達(dá)采購訂單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨時間、付款方式等；金額5000元以上的采購，須簽訂正式采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，保證物資質(zhì)量與交付。（四）驗收與入庫物資驗收：物資送達(dá)后，由行政部組織驗收人員（至少2人）與申請人共同核對：數(shù)量是否與訂單一致，包裝是否完好；規(guī)格型號、質(zhì)量是否符合申請要求（如辦公用品檢查是否有破損，設(shè)備耗材檢查是否兼容）；隨機(jī)文件（如說明書、保修卡）是否齊全。驗收合格后，填寫《物資驗收單》（表2），三方簽字確認(rèn)；驗收不合格的，當(dāng)場拒收并通知供應(yīng)商退換貨，同時記錄問題原因。入庫登記：驗收合格的物資，由行政部管理員及時登記入《行政辦公物資臺賬》（表3），更新物資信息（編號、名稱、規(guī)格、入庫數(shù)量、入庫日期、存放位置），保證賬實相符。四、領(lǐng)用管理操作流程（一）領(lǐng)用申請與審批領(lǐng)用申請：員工因工作需要領(lǐng)用物資時，填寫《行政辦公物資領(lǐng)用申請表》（表6），注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后提交至行政部。領(lǐng)用審批：行政部核對領(lǐng)用信息與臺賬庫存，確認(rèn)庫存充足后予以審批；庫存不足的，告知申請人需等待采購入庫后再領(lǐng)用。（二）物資發(fā)放與登記發(fā)放核對：行政部管理員根據(jù)審批通過的領(lǐng)用表，發(fā)放物資并當(dāng)場核對：物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與領(lǐng)用表一致；領(lǐng)用人身份與部門是否匹配，避免冒領(lǐng)。登記簽字：發(fā)放后，領(lǐng)用人須在《行政辦公物資臺賬》（表3）中簽字確認(rèn)，更新物資“領(lǐng)用日期”“領(lǐng)用數(shù)量”“領(lǐng)用人”及“結(jié)存數(shù)量”信息，保證領(lǐng)用軌跡可追溯。（三）特殊領(lǐng)用與回收貴重物資領(lǐng)用：如筆記本電腦、投影儀等單價較高的物資，領(lǐng)用須注明“借用”或“專用”，由部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部備案，使用期間由領(lǐng)用人妥善保管，離職或調(diào)崗時須交還行政部，經(jīng)檢查無誤后辦理交接手續(xù)。舊物資回收：對于可重復(fù)使用的物資（如文件夾、訂書機(jī)等），領(lǐng)用新物資時需交回舊物資（損壞嚴(yán)重的需說明原因），由行政部評估后報廢或維修再利用，減少浪費。五、常用表單模板表1：行政辦公物資采購申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明使用人期望到貨日期部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部意見：簽字：日期：分管副總/總經(jīng)理意見：簽字：日期：表2：物資驗收單驗收單號驗收日期驗收地點供應(yīng)商名稱物資名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量隨機(jī)文件□齊全□缺失（缺失項：________）驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格原因：________）驗收人員：申請人：供應(yīng)商代表：表3：行政辦公物資臺賬物資編號物資名稱規(guī)格型號單位入庫日期入庫數(shù)量領(lǐng)用日期領(lǐng)用數(shù)量結(jié)存數(shù)量存放位置管理員表4：合格供應(yīng)商名錄供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式主營物資合作年限評級（A/B/C）備注表5：采購比價記錄表采購申請編號物資名稱規(guī)格型號需求數(shù)量比價日期供應(yīng)商A報價單價報價總價質(zhì)量承諾供貨周期供應(yīng)商B報價單價報價總價質(zhì)量承諾供貨周期供應(yīng)商C報價單價報價總價質(zhì)量承諾供貨周期選擇結(jié)果：□A□B□C（選擇理由：________）審批人：經(jīng)辦人：日期：表6：行政辦公物資領(lǐng)用申請表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人聯(lián)系方式領(lǐng)用日期物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：行政部發(fā)放人：領(lǐng)用人簽字：六、執(zhí)行要點與注意事項（一）流程規(guī)范嚴(yán)禁未經(jīng)審批自行采購或領(lǐng)用物資，杜絕“先采購后補(bǔ)單”行為；采購申請表、領(lǐng)用申請表須填寫完整、信息準(zhǔn)確，模糊表述（如“一批”“若干”）將導(dǎo)致審批駁回；驗收環(huán)節(jié)須雙人核對，保證數(shù)量、質(zhì)量無誤，避免“只簽不驗”。（二）責(zé)任主體各部門負(fù)責(zé)人為本部門物資使用第一責(zé)任人，需嚴(yán)格審核需求，控制不合理領(lǐng)用；行政部負(fù)責(zé)采購、驗收、入庫、發(fā)放及臺賬管理，保證物資賬實相符；領(lǐng)用人須妥善保管所領(lǐng)物資，嚴(yán)禁挪作私用或故意損壞，損壞需按公司規(guī)定賠償。（三）物資管理行政部每月對庫存物資進(jìn)行盤點，保證臺賬與實際庫存一致，盤點差異需查明原因并書面報告；對于臨近保質(zhì)期的物資（如膠水、墨水等），行政部提前通知部門領(lǐng)用，避免過期浪費；貴重物資（如電腦、打印機(jī)）建立專項管理臺賬，記錄使用人、存放位置及維護(hù)情況，定期檢查。（四）節(jié)約要求提倡節(jié)約使用物資，推行無紙化辦公，減少一次性