檔案接收歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本檔案接收歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的、具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.及時性原則：檔案形成后應(yīng)及時進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案信息的時效性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案接收（一）接收范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體的材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：公司/組織的各類公文、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。業(yè)務(wù)管理類：項目文件、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財務(wù)報表、審計報告、市場調(diào)研報告等。技術(shù)研發(fā)類：科研項目文檔、技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、實驗數(shù)據(jù)、專利文件等。企業(yè)文化類：公司/組織的宣傳資料、活動記錄、榮譽(yù)證書、員工作品等。2.外部單位發(fā)送給公司/組織的與工作相關(guān)的文件、函件、資料等。（二）接收要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確接收。2.檔案移交人員應(yīng)按照檔案分類目錄，對檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案資料齊全、完整，編號清晰，裝訂整齊。3.移交的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造檔案內(nèi)容。4.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲介質(zhì)完好，并按照規(guī)定進(jìn)行命名和分類，同時提供相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息。（三）接收流程1.檔案移交人員填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期、來源等信息，并簽字確認(rèn)。2.將填寫好的《檔案移交清單》及檔案一并提交至公司/組織檔案管理部門。3.檔案管理部門接收人員對移交的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正。4.核對無誤后，檔案管理部門接收人員在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將檔案妥善保管。三、檔案分類（一）分類原則根據(jù)公司/組織檔案的形成特點(diǎn)和管理需要，采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。（二）具體分類1.行政管理類年度：按照檔案形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置進(jìn)行分類。保管期限：分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）。2.業(yè)務(wù)管理類年度：按年度歸類。業(yè)務(wù)類別：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)分，如項目管理、合同管理、財務(wù)管理等。保管期限：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的重要程度和保存價值確定保管期限，一般分為永久、長期、短期。3.技術(shù)研發(fā)類年度：以年度為界。項目名稱：按照具體的科研項目或技術(shù)研發(fā)項目進(jìn)行分類。保管期限：依據(jù)項目的性質(zhì)和重要性，分為永久、長期、短期。4.企業(yè)文化類年度：按年份整理。文化活動類別：如宣傳活動、文體活動、企業(yè)文化建設(shè)等。保管期限：根據(jù)活動的影響力和保存價值，確定為永久、長期或短期。四、檔案整理（一）整理要求1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.對檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目，編制檔案目錄、索引等檢索工具，提高檔案查找效率。3.去除檔案中的金屬物，對破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的有效管理和利用。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照分類方案，對檔案進(jìn)行分類排列。編寫頁碼，在每一頁檔案的右上角或右下角編寫連續(xù)的頁碼。編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。裝訂成冊，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案牢固、整齊。填寫卷皮，包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等信息。2.電子檔案按照電子檔案分類方案，建立文件夾結(jié)構(gòu)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲。對電子檔案進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡潔明了，體現(xiàn)檔案的主題和日期等關(guān)鍵信息。建立電子檔案元數(shù)據(jù)，記錄檔案的基本信息、背景信息、保管期限等，便于檢索和利用。定期對電子檔案進(jìn)行備份，采用異地備份等方式，確保電子檔案的安全性。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交至檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：以紙質(zhì)形式移交至檔案管理部門，按照檔案庫房的存儲要求進(jìn)行上架存放。2.電子檔案：通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、移動存儲設(shè)備等方式移交至檔案管理部門的電子檔案服務(wù)器，并進(jìn)行備份存儲。（三）歸檔手續(xù)1.檔案管理部門接收歸檔檔案時，應(yīng)與移交部門辦理交接手續(xù)，雙方在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。2.《檔案交接清單》應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。六、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況確定，分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、法規(guī)性文件、年度財務(wù)報告、人事檔案等。3.長期保管的檔案一般為10年以上，如重要的業(yè)務(wù)合同、項目文件、技術(shù)資料等。4.短期保管的檔案為10年以下，如一般性的文件、資料等。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案進(jìn)行審查。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清單》，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程的安全、徹底。4.銷毀檔案時，應(yīng)邀請相關(guān)部門人員進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司/組織保密管理部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持審批后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)印/摘錄申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印或摘錄。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.利用檔案形成的資料，如需對外提供或