新檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案的真實性和完整性。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓和考核。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務水平。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理制度和工作流程。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人作為兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部門集中保管，并協(xié)助綜合管理部門做好檔案的整理、編目等工作。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案的安全和完整，積極配合綜合管理部門開展檔案利用工作。（三）兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等日常工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，及時將整理好的檔案移交綜合管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合管理部門開展檔案的清查、核對等工作，提供相關檔案信息。4.負責本部門檔案的臨時保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議紀要、決議，工作計劃、總結(jié)，行政公文、函件，人事檔案、勞動合同等。2.財務審計類：包括財務預算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告、審計工作底稿，稅務申報資料等。3.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案，客戶資料、銷售合同，廣告宣傳資料、促銷活動記錄等。4.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計劃、調(diào)度指令，生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程，質(zhì)量檢驗報告、不合格品處理記錄，設備檔案、維修記錄等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告，技術(shù)方案、設計圖紙，實驗數(shù)據(jù)、研究成果，知識產(chǎn)權(quán)文件等。6.物資采購類：包括采購計劃、采購合同，供應商資料、采購訂單，物資驗收記錄、庫存盤點報告等。7.基本建設類：包括工程項目立項審批文件、設計文件，工程招投標文件、施工合同，工程竣工驗收報告、結(jié)算資料等。8.合同協(xié)議類：包括公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議，合作意向書、備忘錄等。9.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理文件，工會工作文件、職工活動記錄，企業(yè)文化建設資料等。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：根據(jù)檔案分類，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023010001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集的范圍和標準，確保本部門工作中形成的具有保存價值的文件材料及時收集齊全。2.檔案形成部門應在文件材料產(chǎn)生后的一個月內(nèi)，將整理好的檔案移交兼職檔案員。兼職檔案員應在收到檔案后的半個月內(nèi)，將檔案移交綜合管理部門。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應實行跟蹤收集，確保檔案的完整性。4.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的公司檔案全部移交綜合管理部門。（二）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。3.歸檔文件應按照分類方案和編號方法進行編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項。4.整理好的檔案應按照類別和保管期限分別裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則，對檔案的真實性、完整性、準確性和價值進行綜合評估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門負責人及相關業(yè)務骨干為成員。鑒定小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、制度、重要會議紀要、決議，重大項目立項審批文件、合同協(xié)議，財務審計報告等。2.30年保管：反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為30年保管。主要包括一般性會議文件、工作計劃、總結(jié)，一般項目的合同協(xié)議、技術(shù)資料等。3.10年保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為10年保管。主要包括臨時性文件、一般性報表、簡報等。（四）鑒定程序1.每年定期開展檔案鑒定工作，由綜合管理部門提出檔案鑒定意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。2.檔案鑒定小組對綜合管理部門提交的《檔案鑒定意見書》進行審核，形成鑒定結(jié)論。3.根據(jù)鑒定結(jié)論，對保管期限已滿或失去保存價值的檔案進行銷毀處理。六、檔案的保管（一）保管設施與環(huán)境1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應安裝監(jiān)控設備，確保檔案庫房的安全。（二）檔案存放1.檔案應按照類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。3.對珍貴、易損的檔案應采取特殊的保護措施，如復制留存、專柜存放等。（三）檔案清點與檢查1.綜合管理部門應定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.對檔案的保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取修復、復制等措施。3.建立檔案清點和檢查記錄，對檔案的清點時間、范圍、結(jié)果及處理情況進行詳細記錄。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合規(guī)的原則，確保檔案信息的安全和合理使用。2.凡利用檔案者，均應按規(guī)定辦理利用手續(xù)，填寫《檔案利用登記表》。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，可在綜合管理部門辦理相關手續(xù)后進行利用。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領導批準后，在綜合管理部門工作人員的陪同下查閱、借閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案閱覽室查閱檔案，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合管理部門負責人批準。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案原件，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)綜合管理部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：檔案利用者如需公司出具檔案證明材料，應填寫《檔案證明申請表》，經(jīng)綜合管理部門負責人審核后，出具檔案證明。（四）利用登記與歸還1.檔案利用者應在《檔案利用登記表》上詳細登記利用時間、內(nèi)容、利用人等信息。2.檔案借閱者歸還檔案時，綜合管理部門應認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強檔案保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密的檔案，實行專人專管，嚴格限制接觸范圍。3.在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。4.對檔案的電子數(shù)據(jù)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被毀等事故發(fā)生。2.定期對檔案保管設施進行檢查和維護，確保設施設備正常運行。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全防范意識，制定應急預案，應對突發(fā)安全事件。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡化傳輸、自動化管理和智能化利用，提高檔案管理效率和服務水平。（二）數(shù)字化加工1.對公司重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。掃描分辨率應不低于300dpi，存儲格式為PDF或TIFF。2.對數(shù)字化檔案進行圖像處理，去除圖像中的雜質(zhì)、污點等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）信息系統(tǒng)應用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)進行檔案的收集、整理、編目、檢索、利用等工作，