中國檔案制度奇葩關(guān)于中國檔案制度的相關(guān)規(guī)定一、總則1.目的為了加強公司/組織的檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本檔案制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和保密性，便于檔案的保管、利用和開發(fā)。二、檔案管理機構(gòu)及職責1.檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和具體實施。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記工作。對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進措施和建議。3.各部門職責負責本部門工作中形成檔案的收集、整理和移交工作。明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。按照檔案管理部門的要求，及時將本部門應歸檔的文件材料整理歸檔，確保檔案的齊全、完整。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。公司/組織的會議文件、記錄、紀要等。公司/組織的人事檔案、財務檔案、設備檔案、基建檔案等各類專門檔案。公司/組織的產(chǎn)品樣本、技術(shù)資料、科研成果等。公司/組織在經(jīng)營活動中形成的客戶資料、市場調(diào)研材料等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應及時將工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。便于計算機管理和檢索。4.整理方法按照檔案的門類、年度、保管期限等進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。對紙質(zhì)文件進行裝訂、編頁，去除金屬物等。對電子文件進行格式轉(zhuǎn)換、存儲，建立電子文件數(shù)據(jù)庫。四、檔案的歸檔與保管1.歸檔時間各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門。對于一些重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。2.歸檔程序各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。填寫檔案移交清單，將檔案移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行驗收，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量等，符合要求的予以接收。3.保管期限根據(jù)檔案的重要程度、保存價值等，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年至15年。4.保管要求檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。對不同保管期限、不同門類的檔案應分別存放，便于管理和查找。定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。五、檔案的利用與統(tǒng)計1.利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務，利用者可在檔案閱覽室查閱檔案。借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字、檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，到期應及時歸還。3.利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等。定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。4.統(tǒng)計工作檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，并按規(guī)定上報有關(guān)部門。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。2.銷毀程序?qū)?jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準后，予以銷毀。檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。銷毀檔案時，應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認。銷毀清單應永久保存。七、檔案的信息化管理1.信息化建設目標建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。提高檔案管理的效率和水平，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務。2.信息化建設內(nèi)容檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能。網(wǎng)絡安全建設：建立檔案信息安全防護體系，保障檔案信息的安全。3.信息化管理要求檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系