企業(yè)檔案制度匯編總則目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司的各項(xiàng)活動和業(yè)務(wù)情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案管理制度，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。檔案的收集與整理收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：行政管理文件、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案、會議記錄、招投標(biāo)文件等。收集要求1.各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案材料進(jìn)行整理，并移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對收集到的檔案材料進(jìn)行審核，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、技術(shù)管理類、人事管理類等。3.檔案編號應(yīng)按照分類方案進(jìn)行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.檔案編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于查找和利用。檔案的保管保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映公司一般職能活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映公司局部職能活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。檔案的存放與排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.檔案排列應(yīng)按照編號順序進(jìn)行，便于查找和管理。檔案的清點(diǎn)與核對1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、效益原則等，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每5年進(jìn)行一次。鑒定方法1.檔案管理人員應(yīng)組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的保管期限和密級。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的價(jià)值和保存意義。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。檔案的利用利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.公司外部單位因工作需要，查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。3.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注等。利用期限1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得帶出檔案庫房。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制《檔案移交清冊》，雙方簽字確認(rèn)后，方可辦理移交手續(xù)。電子檔案管理電子檔案的收集與整理1.公司各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件進(jìn)行收集，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.電子文件的整理應(yīng)包括文件的分類、編號、命名、存儲等工作，確保電子文件的規(guī)范性和系統(tǒng)性。電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。2.電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保電子檔案的安全和完整。電子檔案的利用1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱電子檔案，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.電子檔案的利用應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不得擅自將電子檔案復(fù)制、傳播到外部網(wǎng)絡(luò)。聲像檔案管理聲像檔案的收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像等聲像材料，均應(yīng)納入聲像檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：公司重大活動照片、會議錄音錄像、工程建設(shè)影像資料、產(chǎn)品宣傳資料等。聲像檔案的整理與保管1.聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，并編制目錄。2.聲像檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。3.聲像檔案的保管環(huán)境應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保聲像檔案的安全和完整。聲像檔案的利用1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱聲像檔案，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.聲像檔案的利用應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不得擅自將聲像檔案復(fù)制、傳播到外部網(wǎng)絡(luò)。人事檔案管理人事檔案的收集與整理1.公司人力資源部門應(yīng)及時(shí)收集員工的人事檔案材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.人事檔案材料應(yīng)包括員工的履歷、學(xué)歷、職稱、獎懲、考核等內(nèi)容，確保人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。人事檔案的保管與利用1.人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，確保人事檔案的安全和保密。2.公司內(nèi)部人員查閱、借閱人事檔案，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理相