城建檔案接收制度一、總則（一）目的為加強城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案接收工作，確保城建檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作用，依據《中華人民共和國檔案法》《建設工程質量管理條例》《城市建設檔案管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織負責接收和管理的各類城建檔案，包括城市規(guī)劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體形式的文件材料。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展城建檔案接收工作。2.集中統一管理原則：城建檔案由本公司/組織統一接收、整理、保管和利用，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。3.完整準確原則：保證接收的城建檔案內容完整、準確反映城市建設活動的真實情況，維護檔案的原始性和真實性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案檢索和利用效率，為城市建設相關工作提供便捷的檔案服務。二、接收范圍（一）城市規(guī)劃檔案1.城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細規(guī)劃及相關專項規(guī)劃的編制、審批文件材料，包括規(guī)劃文本、圖紙、說明書、論證報告等。2.城市規(guī)劃設計方案征集、評選、審定過程中形成的各類文件，如應征單位的設計成果、評選意見、審定結論等。3.與城市規(guī)劃相關的調研、考察、論證等活動產生的文件材料，如調研報告、專家意見、會議紀要等。（二）城市建設工程檔案1.各類房屋建筑工程檔案，包括工程項目前期文件（立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等）、勘察設計文件（地質勘察報告、施工圖設計文件等）、施工過程文件（施工組織設計、施工技術交底、工程變更通知等）、監(jiān)理文件（監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報等）、竣工驗收文件（竣工驗收報告、竣工圖、工程質量檢驗報告等）。2.市政基礎設施工程檔案，如道路、橋梁、隧道、排水、供水、供電、供氣、供熱等工程的項目前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件及竣工驗收文件等。3.園林綠化工程檔案，包括綠化規(guī)劃設計文件、種植施工記錄、養(yǎng)護管理資料、竣工驗收文件等。4.地下管線工程檔案，如各類地下管線的普查、探測、設計、施工、竣工測量等文件材料，以及管線綜合圖、專業(yè)管線圖等。（三）城市建設管理檔案1.城市建設項目招投標文件，包括招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。2.城市建設工程質量監(jiān)督、安全監(jiān)督文件，如質量監(jiān)督計劃、安全監(jiān)督記錄、質量安全事故處理文件等。3.城市建設工程竣工驗收備案文件，包括備案表、竣工驗收報告、工程質量保修書等。4.城市建設領域行政執(zhí)法文件，如行政處罰決定書、行政復議決定書、行政訴訟判決書等。5.城市建設統計報表、年度總結等文件材料。三、接收要求（一）檔案材料要求1.歸檔的城建檔案應內容完整、準確、真實，與城市建設活動實際情況相符。2.文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.采用耐久性強的書寫材料和制作載體，禁止使用易褪色、易破損的書寫材料和載體。（二）檔案整理要求1.城建檔案應按照分類大綱進行分類整理，做到分類科學、組卷合理、排列有序。2.卷內文件材料應按照其形成的規(guī)律和內在聯系進行排列，依次為封面、目錄、文件材料、備考表等。3.歸檔文件應編制頁碼，頁號編寫位置符合規(guī)范要求。4.檔案整理應編制完整、準確的檔號，檔號應符合檔案編號規(guī)則。（三）檔案編制要求1.城建檔案應編制齊全、規(guī)范的檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、電子目錄等，方便檔案的查詢和利用。2.重要的城建檔案應編制檔案專題目錄，如重點工程項目檔案目錄、城市規(guī)劃檔案目錄等。3.檔案應編制詳細的備考表，注明卷內文件材料的數量、整理情況、缺損情況及其他需要說明的事項。（四）檔案電子數據要求1.除紙質檔案外，應同時接收城建檔案的電子數據，電子數據應與紙質檔案內容一致。2.電子數據應采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS、JPEG等，確保數據的可讀性和可移植性。3.電子數據應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，方便檢索和查詢。4.定期對電子數據進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數據安全。四、接收程序（一）項目建設單位報送1.項目建設單位在工程建設過程中，應按照檔案管理要求，及時收集、整理項目建設過程中形成的各類文件材料。2.在項目竣工驗收前，項目建設單位應向本公司/組織提交《城建檔案報送責任書》，并按照規(guī)定的格式和內容，填寫《城建檔案移交清單》，將整理好的城建檔案報送本公司/組織。（二）檔案審核1.本公司/組織收到項目建設單位報送的城建檔案后，應及時組織專業(yè)人員進行審核。2.審核內容包括檔案材料的完整性、準確性、規(guī)范性，檔案整理的質量，檔號編制的正確性等。3.對于審核中發(fā)現的問題，應及時通知項目建設單位進行整改，整改合格后重新報送審核。（三）檔案接收1.經審核合格的城建檔案，本公司/組織應辦理接收手續(xù)，在《城建檔案移交清單》上簽字蓋章，并出具《城建檔案接收證明》。2.檔案接收后，應按照檔案管理規(guī)定，及時將檔案入庫保管，并進行計算機錄入和上架排列等后續(xù)處理工作。五、檔案保管（一）庫房建設與管理1.本公司/組織應建設符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、溫濕度調控設備、消防設備、防蟲防鼠設備等。3.定期對庫房進行檢查和維護，確保庫房設施設備正常運行，檔案保管環(huán)境符合要求。（二）檔案存儲方式1.城建檔案應按照分類、年度、項目等進行排列上架，便于查找和管理。2.檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的存儲方式，紙質檔案應存放在檔案密集架上，電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備中。3.對于重要的紙質檔案，應進行備份存儲，備份存儲介質應異地存放，確保檔案的安全性。（三）檔案保管期限1.城建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映城市建設重大歷史事件、重要規(guī)劃決策、關鍵工程建設等具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案一般是保存期限在20年以上（含20年），對城市建設和管理有重要參考價值的檔案。4.短期保管的檔案是保存期限在20年以下的檔案。5.檔案保管期限應根據檔案的重要程度、歷史價值和現實利用需求等因素確定，并在檔案整理過程中明確標注。（四）檔案清查與統計1.定期對城建檔案進行清查，核對檔案的數量、質量和保管情況，確保檔案的完整和安全。2.建立檔案清查記錄，對清查中發(fā)現的問題及時進行處理，并做好記錄。3.做好檔案統計工作，準確統計檔案的數量、種類、保管期限、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部各部門因城市規(guī)劃、建設、管理等工作需要，可查閱利用城建檔案。2.城市建設相關單位、科研機構、大專院校等因研究、教學、項目申報等需要，經批準可查閱利用城建檔案。3.司法機關、行政機關因辦案、執(zhí)法等需要，依法可查閱利用城建檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱利用城建檔案，應填寫《城建檔案查閱申請表》，注明查閱利用的目的、內容、范圍等。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交本公司/組織檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核通過后，按照規(guī)定提供檔案查閱利用服務，并做好查閱利用記錄。4.查閱利用檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。（三）利用方式1.提供紙質檔案查閱利用服務，查閱人員可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案原件或復印件。2.提供電子檔案查閱利用服務，通過計算機網絡系統，為查閱人員提供電子檔案的在線查閱或下載服務。3.根據查閱利用人員的需求，提供檔案資料的復制、摘錄等服務，但應按照規(guī)定收取相應的費用。（四）利用反饋1.查閱利用檔案后，查閱利用人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并反饋利用效果和意見建議。2.檔案管理部門應認真聽取查閱利用人員的反饋意見，對檔案管理工作中存在的問題及時進行改進，不斷提高檔案利用服務質量。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.建立健全城建檔案保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責任。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的城建檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自向無關人員透露檔案內容。4.查閱利用涉及保密內容的檔案，應按照保密審批程序進行，查閱利用人員應簽訂保密承諾書。（二）安全制度1.加強城建檔案安全管理，建立安全管理制度，明確安全責任和安全措施。2.定期對檔案庫房、設備設施進行安全檢查，及時消除安全隱患。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等工作，確保檔案的安全。4.制定檔案安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力，確保檔案在緊急情況下的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.本公司/組織應建立內部檔案監(jiān)督檢查機制，定期對城建檔案接收、保管、利用等工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應定期對自身工作進行自查自糾，及時發(fā)現和解決存在的問題。3.對違反檔案管理規(guī)定的行為，應及時進行糾正，并按照規(guī)定進行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，及時匯報城建檔案管理工作情況，認真落