保安公司檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保安公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本保安公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指保安公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全。5.按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，并做好記錄。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案分類及編號(hào)（一）分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄；公司規(guī)章制度；行政公文；人事檔案；印章管理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類：保安服務(wù)合同；保安項(xiàng)目策劃方案；保安人員排班表；客戶信息資料；安全檢查記錄；突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表；會(huì)計(jì)憑證；審計(jì)報(bào)告；費(fèi)用報(bào)銷憑證等。4.教育培訓(xùn)類：保安人員培訓(xùn)計(jì)劃、教材、考核記錄；員工培訓(xùn)檔案等。5.其他類：不屬于以上分類的其他重要文件和資料。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政管理類的類別代碼，“001”表示該類別下的流水號(hào)。類別代碼如下：1.行政管理類：XZ2.業(yè)務(wù)管理類：YW3.財(cái)務(wù)管理類：CW4.教育培訓(xùn)類：JY5.其他類：QT四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.對(duì)于外來文件，如政府部門的通知、函件等，由綜合管理部門統(tǒng)一接收，并及時(shí)分發(fā)至相關(guān)部門。相關(guān)部門應(yīng)在處理完畢后將文件原件移交綜合管理部門歸檔。3.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件和資料，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等，應(yīng)及時(shí)交本部門兼職檔案員，由部門統(tǒng)一整理后移交綜合管理部門。（二）整理1.綜合管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案裝訂要求，將檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原檔案分開保管，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。（三）安全管理1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，及時(shí)查找并提供檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的員工，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)應(yīng)確保檔案的完整、整潔，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等。3.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請表》一同歸檔保存，以備查考。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，確保文件的可讀性和兼容性。3.對(duì)電子文件進(jìn)行命名時(shí)，應(yīng)遵循規(guī)范統(tǒng)一的命名規(guī)則，以便于識(shí)別和管理。命名規(guī)則應(yīng)包含文件主題、日期、版本等信息。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行分類存放。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）電子檔案的查閱與利用1.員工查閱電子檔案應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，經(jīng)授權(quán)后可在指定終端上查閱。查閱過程中應(yīng)遵守公司網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得擅自下載、傳播電子檔案。2.如需打印電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行打印，打印后的紙張應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。（四）電子檔案的安全管理1.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)措施，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。