部門文件檔案制度一、總則（一）目的為加強本部門文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門各科室在工作活動中形成的各種文件材料和檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門文件檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的文件材料應真實反映本部門的工作活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理本部門工作中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.準確性原則：文件材料的內(nèi)容和形式應準確無誤，便于長期保存和有效利用。5.安全性原則：采取必要的安全防護措施，確保文件檔案的實體安全和信息安全。二、文件檔案管理職責（一）檔案管理機構(gòu)及人員設置本部門設立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責文件檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機構(gòu)職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本部門文件檔案管理制度。2.負責制定本部門文件材料的歸檔范圍和保管期限表，指導各科室做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理本部門的各類文件檔案，進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的實體安全和信息安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，積極開展檔案的編研工作，為部門工作提供參考依據(jù)。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高本部門人員的檔案意識和業(yè)務水平。（三）各科室職責1.各科室應指定專人負責本科室文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的及時、完整和準確。2.按照本部門文件材料的歸檔范圍和保管期限表，對本科室形成的文件材料進行分類整理，定期向檔案管理室移交。3.協(xié)助檔案管理室做好檔案的查閱利用工作，提供必要的文件材料和相關(guān)信息。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料的形成1.本部門各科室在工作活動中應按照有關(guān)規(guī)定和要求，及時形成各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。2.文件材料的形成應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，內(nèi)容真實、準確、完整，格式規(guī)范統(tǒng)一。（二）文件材料的收集1.各科室應明確文件材料收集的責任人，負責本科室文件材料的日常收集工作。2.收集的文件材料應包括上級機關(guān)下發(fā)的文件、本部門制發(fā)的文件、與其他部門往來的文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、技術(shù)資料、聲像材料等。3.對于重要的文件材料，應及時收集并妥善保管，防止丟失或損壞。4.電子文件的收集應確保其原始性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進行保存。四、文件材料的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和手工檢索。（二）整理方法1.分類：按照文件的來源、時間、內(nèi)容、形式等進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類等。2.編號：對每一類文件進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制文件目錄和卷內(nèi)目錄，注明文件的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)文件進行裝訂，保持文件的整齊和牢固。（三）電子文件整理1.電子文件應按照其內(nèi)容和性質(zhì)進行分類，建立相應的文件夾和目錄結(jié)構(gòu)。2.對電子文件進行命名，命名應規(guī)范、準確，便于識別和查找。3.定期對電子文件進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立電子文件的元數(shù)據(jù)管理，記錄文件的形成時間、來源、作者、版本等信息，便于文件的檢索和利用。五、文件材料的歸檔（一）歸檔范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本部門工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門制發(fā)的各種文件，包括請示、報告、決定、通知、規(guī)定、辦法等。3.本部門召開的各種會議形成的文件材料，如會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.本部門與其他部門往來的文件，如函件、協(xié)議、合同等。5.本部門的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務報表等。6.本部門的技術(shù)資料、科研成果、產(chǎn)品樣本等。7.本部門的人事檔案材料，如干部任免、考核、獎懲、工資等文件。8.《中華人民共和國檔案法》及其他法律法規(guī)規(guī)定應歸檔的文件材料。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映本部門主要職能活動和基本歷史面貌的，對本部門、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是反映本部門一般工作活動，在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料列為定期保管。3.確定保管期限的原則：根據(jù)文件材料的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素綜合確定。（三）歸檔時間1.各科室應在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理室。2.對于一些重大項目或特殊工作形成的文件材料，應在項目結(jié)束或工作完成后及時歸檔。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全完整、分類準確、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.電子文件應與紙質(zhì)文件同時歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。3.檔案管理室應對歸檔的文件材料進行認真核對，不符合要求的應退回原科室重新整理。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理室應具備良好的保管條件，有專門的檔案庫房，庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等要求。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案管理室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應分開存放，并有明顯的標識。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并按照規(guī)定的存儲方式進行存放。（三）檔案保管期限的調(diào)整1.檔案管理室應定期對檔案的保管期限進行審查，根據(jù)實際情況對保管期限進行調(diào)整。2.對于保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應重新確定保管期限或進行鑒定后予以繼續(xù)保存。3.對于已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.檔案庫房應安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等，確保檔案的安全。3.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的實體安全和信息安全。七、檔案的查閱利用（一）查閱利用范圍1.本部門工作人員因工作需要查閱利用檔案的，可在檔案管理室進行查閱。2.外單位因工作需要查閱利用本部門檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱利用手續(xù)1.本部門工作人員查閱利用檔案，應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位查閱利用本部門檔案，應提前向本部門提出查閱申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負責人批準后，方可查閱。查閱時，應在檔案管理室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理室。3.查閱利用檔案應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）查閱利用方式1.檔案管理室應提供必要的查閱設備和環(huán)境，方便查閱人員查閱利用檔案。2.查閱人員可根據(jù)需要復印、摘抄檔案材料，但應經(jīng)檔案管理室工作人員同意，并登記復印、摘抄材料的內(nèi)容和份數(shù)。3.對于重要檔案或不宜公開的檔案，應按照規(guī)定進行限制查閱。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機構(gòu)負責人、相關(guān)業(yè)務科室負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對于保管期限已滿且失去保存價值的檔案，應予以銷毀。3.對于雖未到保管期限，但已失去利用價值或重復、多余的檔案，也可進行鑒定后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案