連鎖超市采購(gòu)合同管理規(guī)范一、總則連鎖超市采購(gòu)活動(dòng)涉及多品類供應(yīng)商協(xié)作，采購(gòu)合同作為供需權(quán)責(zé)的核心載體，其管理水平直接影響供應(yīng)鏈穩(wěn)定性與企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。為系統(tǒng)規(guī)范采購(gòu)合同全周期管理，強(qiáng)化合規(guī)風(fēng)控能力，提升采購(gòu)效能，結(jié)合連鎖超市行業(yè)特性及企業(yè)運(yùn)營(yíng)實(shí)際，制定本規(guī)范。（一）適用范圍本規(guī)范適用于連鎖超市總部采購(gòu)部門、各連鎖門店及關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)單元的商品采購(gòu)（含生鮮、標(biāo)品、耗材等）、服務(wù)采購(gòu)（如物流配送、設(shè)備運(yùn)維、營(yíng)銷策劃等）合同管理，涵蓋合同訂立、履行、變更、終止及檔案管理等全流程。（二）管理原則采購(gòu)合同管理遵循“合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險(xiǎn)前置、效率協(xié)同”原則：合法合規(guī)：合同內(nèi)容及流程符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)制度；權(quán)責(zé)清晰：明確供需雙方及企業(yè)內(nèi)部各部門管理職責(zé)，避免推諉；風(fēng)險(xiǎn)前置：合同訂立前充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，履行中動(dòng)態(tài)防控糾紛；效率協(xié)同：平衡合規(guī)性與采購(gòu)響應(yīng)速度，保障門店商品供應(yīng)及時(shí)性。（三）管理職責(zé)1.總部采購(gòu)管理部門：統(tǒng)籌采購(gòu)合同發(fā)起、談判、文本擬定及履行跟蹤；負(fù)責(zé)供應(yīng)商準(zhǔn)入初審、采購(gòu)需求對(duì)接及訂單執(zhí)行監(jiān)控。2.法務(wù)部門：主導(dǎo)合同文本合規(guī)性審核，參與重大合同談判，提供法律意見，處理合同糾紛及訴訟事務(wù)。3.財(cái)務(wù)部門：審核合同價(jià)款支付條款、資金預(yù)算匹配性，負(fù)責(zé)價(jià)款結(jié)算、發(fā)票管理及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)把控。4.門店采購(gòu)崗：配合總部執(zhí)行合同，反饋門店收貨、驗(yàn)收及售后問題，參與供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察及評(píng)估。二、合同訂立管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理供應(yīng)商準(zhǔn)入是合同風(fēng)險(xiǎn)防控的前置環(huán)節(jié)，需建立“資質(zhì)+信用+能力”三維評(píng)估體系：資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證（如食品類需SC認(rèn)證、生鮮類檢疫證明）、質(zhì)檢報(bào)告等文件，審核其經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)有效期及主體合法性。實(shí)地考察：對(duì)年采購(gòu)額超[X]萬元或關(guān)鍵品類（如生鮮、進(jìn)口商品）供應(yīng)商，由采購(gòu)、法務(wù)、質(zhì)檢人員聯(lián)合實(shí)地考察，評(píng)估生產(chǎn)/倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)境、產(chǎn)能規(guī)模、品控流程等，形成考察報(bào)告作為準(zhǔn)入依據(jù)。信用評(píng)估：通過國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、第三方征信平臺(tái)查詢供應(yīng)商信用記錄，重點(diǎn)排查失信被執(zhí)行人、行政處罰記錄，對(duì)零售行業(yè)黑名單企業(yè)“一票否決”。（二）合同文本管理1.文本選用：優(yōu)先使用企業(yè)法務(wù)審定的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同文本，涵蓋商品/服務(wù)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如食品需符合GB2760等國(guó)標(biāo)，生鮮類明確農(nóng)殘、檢疫標(biāo)準(zhǔn)）、價(jià)款及結(jié)算方式（賬期、開票要求）、交貨方式（送貨到店、自提或第三方物流）、驗(yàn)收流程（到貨驗(yàn)收時(shí)限、不合格品處理）、違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量瑕疵、付款違約的責(zé)任界定及違約金比例）、爭(zhēng)議解決（優(yōu)先約定仲裁或訴訟管轄地）等核心條款。2.特殊條款設(shè)計(jì)：針對(duì)生鮮易損耗、促銷檔期供貨等特殊場(chǎng)景，需補(bǔ)充專項(xiàng)條款。例如：生鮮采購(gòu)可約定“到貨損耗率超[X]%時(shí)的補(bǔ)貨/扣款機(jī)制”；促銷檔期供貨需明確“備貨量浮動(dòng)區(qū)間（如±10%）及緊急調(diào)貨響應(yīng)時(shí)間”。3.法務(wù)審核：非標(biāo)準(zhǔn)文本或補(bǔ)充條款需經(jīng)法務(wù)部門逐字審核，重點(diǎn)核查違約責(zé)任對(duì)等性、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款（如商品包裝商標(biāo)授權(quán)）、不可抗力界定等易引發(fā)糾紛的內(nèi)容。（三）合同審批流程合同審批實(shí)行“部門會(huì)簽+分級(jí)授權(quán)”機(jī)制：1.初審：采購(gòu)部門完成供應(yīng)商準(zhǔn)入、合同條款談判后，提交合同草案及《采購(gòu)合同審批表》，注明采購(gòu)品類、預(yù)算、合作期限等核心信息。2.會(huì)簽：法務(wù)部門審核合規(guī)性，財(cái)務(wù)部門審核價(jià)款支付邏輯（如賬期是否符合資金規(guī)劃、發(fā)票類型是否合規(guī)），門店/業(yè)務(wù)部門反饋實(shí)際需求匹配度（如促銷商品供貨周期是否滿足檔期）。3.分級(jí)授權(quán)：?jiǎn)畏莺贤痤~≤[X]萬元的，由采購(gòu)總監(jiān)審批；[X]萬元<金額≤[X]萬元的，由分管副總審批；超[X]萬元的，提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署。三、合同履行管理（一）訂單執(zhí)行與監(jiān)控1.訂單銜接：采購(gòu)部門根據(jù)門店要貨計(jì)劃生成采購(gòu)訂單，訂單需與合同核心條款（如價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）保持一致，特殊需求（如定制包裝）需在訂單中單獨(dú)備注。2.交貨跟蹤：通過供應(yīng)商ERP系統(tǒng)對(duì)接、物流信息查詢或現(xiàn)場(chǎng)跟車等方式，跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，提前24小時(shí)通知門店做好收貨準(zhǔn)備。對(duì)生鮮、冷鏈商品，需監(jiān)控運(yùn)輸溫度、時(shí)效，確保到貨品質(zhì)。3.到貨驗(yàn)收：門店收貨崗按“合同+訂單”雙重標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，核對(duì)商品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量證明文件；生鮮類需現(xiàn)場(chǎng)抽檢農(nóng)殘、重量（如水果按件稱重抽檢比例≥5%）。驗(yàn)收合格后簽署《收貨確認(rèn)單》，不合格品按合同約定“退貨、換貨或折價(jià)接收”，并同步反饋采購(gòu)部門啟動(dòng)索賠流程。（二）合同變更與解除1.變更情形：因市場(chǎng)需求調(diào)整（如促銷增量）、供應(yīng)商產(chǎn)能變化等原因需變更合同的，由采購(gòu)部門發(fā)起《合同變更申請(qǐng)》，說明變更事由、條款調(diào)整內(nèi)容（如數(shù)量增減、交貨期變更），經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)審核后，與供應(yīng)商簽署書面變更協(xié)議，禁止口頭變更。2.解除情形：供應(yīng)商出現(xiàn)“連續(xù)兩次逾期交貨且影響門店銷售”“提供商品質(zhì)量嚴(yán)重不合格且拒不整改”“被列入失信名單”等情形時(shí)，采購(gòu)部門可發(fā)起解除合同流程，法務(wù)部門出具解除法律意見書，按合同約定通知對(duì)方并明確責(zé)任承擔(dān)（如違約金追償、剩余貨款結(jié)算）。（三）糾紛處理合同履行中發(fā)生爭(zhēng)議，優(yōu)先通過協(xié)商解決。協(xié)商無果的，按合同約定啟動(dòng)仲裁或訴訟：證據(jù)留存：采購(gòu)部門需完整留存合同、訂單、驗(yàn)收單、溝通記錄（郵件、微信聊天需公證固化）、質(zhì)檢報(bào)告等證據(jù)，法務(wù)部門指導(dǎo)證據(jù)鏈整理。糾紛響應(yīng)：糾紛發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)，采購(gòu)、法務(wù)、財(cái)務(wù)成立專項(xiàng)小組，分析責(zé)任歸屬，制定應(yīng)對(duì)策略（如先發(fā)函催告、申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全）。涉及重大糾紛（如索賠金額超[X]萬元），需提交總經(jīng)理辦公會(huì)決策。四、合同檔案管理采購(gòu)合同檔案實(shí)行“一商一檔、全程留痕”管理：檔案分類：按供應(yīng)商名稱建立檔案盒，包含供應(yīng)商資質(zhì)文件、合同文本及變更協(xié)議、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證、溝通記錄等資料。保管要求：檔案由總部采購(gòu)部門指定專人保管，存儲(chǔ)于防火、防潮、防盜的專用檔案室；電子檔案同步備份至企業(yè)云盤，設(shè)置訪問權(quán)限（僅采購(gòu)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門授權(quán)人員可查閱）。借閱與銷毀：內(nèi)部借閱需填寫《檔案借閱單》，注明用途及歸還時(shí)間；檔案保管期限按“重要合同（如年采購(gòu)超[X]萬元）永久保存，一般合同保存至合同履行完畢后5年”執(zhí)行，銷毀前需經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)審核，出具《檔案銷毀清單》。五、監(jiān)督與考核（一）日常監(jiān)督1.動(dòng)態(tài)監(jiān)控：采購(gòu)部門每月匯總合同履行數(shù)據(jù)（交貨及時(shí)率、驗(yàn)收合格率、糾紛發(fā)生率），形成《采購(gòu)合同履行月報(bào)》，報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)。法務(wù)部門每季度抽查合同文本合規(guī)性，重點(diǎn)核查“違約責(zé)任條款缺失”“爭(zhēng)議解決約定不明”等問題。2.預(yù)警機(jī)制：建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如“供應(yīng)商信用評(píng)級(jí)下降”“連續(xù)三次驗(yàn)收不合格”“貨款逾期支付超15天”，觸發(fā)預(yù)警后，采購(gòu)部門需2個(gè)工作日內(nèi)提交風(fēng)險(xiǎn)處置方案。（二）考核機(jī)制將合同管理納入采購(gòu)人員KPI考核，核心指標(biāo)包括：合同合規(guī)率（標(biāo)準(zhǔn)文本使用率、條款審核通過率）；交貨及時(shí)率（≥95%為合格）；糾紛發(fā)生率（≤3%為優(yōu)秀）；成本節(jié)約率（通過談判降低采購(gòu)成本的比例）?？己私Y(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、職級(jí)晉升掛鉤。（三）責(zé)任追究對(duì)違反本規(guī)范的行為，視情節(jié)輕重追責(zé)：未按流程審批簽訂合同的，給予責(zé)任人記過處分，扣發(fā)季度績(jī)效20%；因?qū)徍耸殞?dǎo)致合同糾紛、企業(yè)損失的，法務(wù)、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人連帶扣發(fā)績(jī)效10%；故意隱瞞合同糾紛、篡改檔案的，予以辭退并追究