國企檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案借閱的范圍與條件（一）借閱范圍1.與公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動相關(guān)的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報表、技術(shù)資料、財務(wù)檔案等。2.經(jīng)公司領(lǐng)導批準，涉及對外提供證明、查閱等用途的檔案。（二）借閱條件1.因工作需要借閱檔案的員工，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。2.部門負責人對申請表進行審核，簽署意見后報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)檔案的密級、重要程度及借閱申請情況進行審批，批準后方可辦理借閱手續(xù)。三、檔案借閱的流程（一）申請借閱人需提前向檔案管理部門提交《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的原因、用途、預計歸還時間等內(nèi)容。申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負責人簽字確認。（二）審核檔案管理部門收到申請表后，對借閱申請進行審核。審核內(nèi)容包括借閱人身份、借閱用途的合理性、檔案密級與借閱權(quán)限的匹配性等。對于不符合借閱條件的申請，應(yīng)及時通知借閱人并說明理由。（三）審批經(jīng)檔案管理部門審核通過的借閱申請，報公司分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和實際工作情況進行審批，決定是否批準借閱申請。（四）借閱登記審批通過后，檔案管理部門對借閱檔案進行登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、密級、預計歸還日期等信息。同時，為借閱檔案建立專門的借閱記錄，以便跟蹤檔案的流向和歸還情況。（五）檔案交付借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)與借閱人當面核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，并向借閱人說明檔案的保管要求和注意事項。（六）歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提交《檔案延期歸還申請表》，說明延期原因和預計歸還時間，經(jīng)檔案管理部門審核并報分管領(lǐng)導批準后方可延期。歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完好無損，檔案管理人員對歸還的檔案進行認真核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱記錄中注明歸還日期。四、檔案借閱的權(quán)限與期限（一）借閱權(quán)限1.絕密級檔案原則上不對外借閱，確因特殊工作需要借閱的，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導批準。2.機密級檔案由公司分管領(lǐng)導批準后方可借閱。3.秘密級檔案由檔案管理部門負責人批準后借閱。4.一般檔案由部門負責人批準后借閱。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期，最長不超過[X]個工作日。2.重要檔案和密級較高檔案的借閱期限根據(jù)具體情況確定，但最長不超過[X]個工作日。五、檔案借閱的管理與監(jiān)督（一）檔案管理人員職責1.負責檔案借閱制度的宣傳、解釋和執(zhí)行工作。2.辦理檔案借閱的申請、審核、登記、交付、歸還等手續(xù)。3.對借閱檔案進行定期檢查，確保檔案的安全與完整。4.及時向公司領(lǐng)導匯報檔案借閱情況，提出改進檔案管理工作的建議。（二）借閱人職責1.嚴格遵守本制度的規(guī)定，按照申請的用途使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、泄露檔案內(nèi)容。2.妥善保管借閱的檔案，確保檔案不受損壞、丟失。3.在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)按規(guī)定辦理延期手續(xù)。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案借閱情況進行審計檢查，重點檢查檔案借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常等。2.檔案管理部門不定期對借閱檔案進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對于違反檔案借閱制度的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、檔案借閱的保密要求（一）借閱人應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對借閱檔案中涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和公司內(nèi)部敏感信息予以保密。（二）在借閱檔案過程中，如需摘錄、復印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照保密規(guī)定進行處理。摘錄、復印的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。（三）借閱人在使用檔案完畢后，應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的保密性。如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密情況，應(yīng)立即報告檔案管理部門，并采取相應(yīng)措施防止損失擴大。七、電子檔案借閱規(guī)定（一）電子檔案借閱參照本制度執(zhí)行，借閱人需通過公司內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)申請借閱電子檔案。（二）檔案管理部門應(yīng)確保電子檔案借閱的安全性，對借閱權(quán)限進行嚴格控制。借閱人應(yīng)使用公司指定的設(shè)備和軟件查閱電子檔案，不得擅自將電子檔案復制到其他存儲介質(zhì)或傳播給無關(guān)人員。（三）電子檔案借閱