重大決策檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重大決策檔案管理，確保重大決策過(guò)程和結(jié)果的真實(shí)記錄與有效保存，為公司發(fā)展提供可靠的決策依據(jù)和歷史參考，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及重大決策的事項(xiàng)，包括但不限于戰(zhàn)略規(guī)劃、投資決策、重大項(xiàng)目立項(xiàng)、重要政策制定等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：重大決策檔案應(yīng)如實(shí)反映決策過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋決策過(guò)程中的各類文件、資料、記錄等，保證檔案的全面性和完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的重大決策檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、重大決策檔案的定義與范圍（一）定義重大決策檔案是指公司在做出重大決策過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。（二）范圍1.決策前期調(diào)研資料市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等。政策法規(guī)研究資料、相關(guān)案例分析等。2.決策方案及論證材料決策方案文本，包括初稿、修改稿、定稿等。專家論證意見(jiàn)、內(nèi)部討論記錄、可行性研究報(bào)告等。3.決策過(guò)程中的會(huì)議記錄決策會(huì)議的議程、會(huì)議紀(jì)要、決議等。參會(huì)人員的發(fā)言記錄、表決情況等。4.決策審批文件決策事項(xiàng)的請(qǐng)示、批復(fù)文件。領(lǐng)導(dǎo)批示、簽字等相關(guān)文件。5.決策實(shí)施過(guò)程中的相關(guān)資料實(shí)施方案、執(zhí)行計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告等。調(diào)整決策的相關(guān)文件、記錄等。6.決策效果評(píng)估資料決策實(shí)施后的效果評(píng)估報(bào)告、總結(jié)材料等。反饋意見(jiàn)、改進(jìn)措施等相關(guān)資料。三、重大決策檔案的形成與收集（一）形成責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)重大決策事項(xiàng)相關(guān)文件材料的形成與收集工作。2.決策事項(xiàng)牽頭部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保決策過(guò)程中各類文件材料的及時(shí)形成與收集。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)重大決策文件材料的收集工作，確保收集工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)收集原件或與原件核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件，并確保其真實(shí)性和完整性。（三）收集時(shí)間1.在重大決策事項(xiàng)啟動(dòng)初期，應(yīng)同步啟動(dòng)文件材料的收集工作。2.決策過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集各階段形成的文件材料，確保檔案的連續(xù)性。3.決策事項(xiàng)結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成全部文件材料的收集與整理工作。四、重大決策檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同保管期限和密級(jí)，便于檔案的保管和利用。3.便于檢索和查閱，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類整理：按照決策事項(xiàng)的類別、階段等進(jìn)行分類，如分為戰(zhàn)略決策類、投資決策類等。2.編號(hào)編目：對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，并編制詳細(xì)的目錄，注明文件名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.數(shù)字化處理：對(duì)重要的文件材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于存儲(chǔ)和查閱。（三）歸檔要求1.整理好的重大決策檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照規(guī)定的檔案庫(kù)房和保管位置進(jìn)行存放。2.歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.建立檔案索引和檢索工具，方便快速查找和利用檔案。五、重大決策檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限1.重大決策檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和歷史價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括涉及公司核心利益、具有重大歷史意義和長(zhǎng)期利用價(jià)值的決策文件。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為30年，主要包括重要的投資決策、重大項(xiàng)目立項(xiàng)等文件。短期保管的檔案保管期限一般為10年，主要包括一般性的決策文件和階段性的決策資料。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的妥善保存。（二）保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)重大決策檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，限制無(wú)關(guān)人員接觸檔案，防止檔案信息泄露。六、重大決策檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案利用符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，為公司決策、管理、研究等工作提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱重大決策檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱重大決策檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，可對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，但應(yīng)確保復(fù)制件與原件一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱、復(fù)制檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。七、重大決策檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)重大決策檔案進(jìn)行鑒定工作，確保檔案的保存價(jià)值與公司實(shí)際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立由公司檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)重大決策檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。2.檔案的保管期限是否合理，是否已超過(guò)保管期限。3.檔案對(duì)公司當(dāng)前和未來(lái)發(fā)展的利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)