檔案管理幾項制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負責、分類科學、方便利用的原則。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導公司的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和操作規(guī)范。3.對檔案進行分類、編號、編目，編制檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。6.對各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導和培訓。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確一名檔案兼職管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作。3.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等相關文件。2.公司年度工作計劃、總結、報告等。3.公司各類會議文件、記錄、紀要等。4.公司各項業(yè)務活動中形成的文件、合同、協(xié)議、報表等。5.公司財務、審計、稅務等方面的文件。6.公司人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料等。7.公司技術研發(fā)、產品生產、質量管理等方面的文件。8.公司市場營銷、客戶服務等方面的文件。9.公司對外宣傳、公關活動等方面的文件。10.其他對公司具有保存價值的文件。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類文件，確保文件的齊全、完整。2.對于重要文件和具有長期保存價值的文件，應一式兩份，一份由本部門保管，一份移交檔案管理部門。3.收集的文件應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等進行分類。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等。4.裝訂：對紙張破損、大小不一的文件進行修補和裝訂。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前，將本部門當年形成的檔案整理完畢，移交檔案管理部門。2.對于重要文件和緊急文件，應及時移交檔案管理部門。（二）歸檔要求1.移交的檔案應符合整理要求，分類準確、編號清晰、編目完整。2.檔案管理人員應對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的質量。3.檔案管理部門應建立檔案接收登記簿，記錄檔案的移交時間、名稱、數(shù)量等信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）保管方式1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應按照類別、保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱檔案，需持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導批準后，到檔案管理部門查閱。3.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經公司主要領導批準。（二）查閱要求1.查閱人員應遵守檔案查閱制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。2.查閱人員如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。3.查閱人員查閱檔案后，應及時歸還檔案管理部門，不得擅自轉借他人。（三）利用方式1.檔案管理部門應積極為公司各部門提供檔案利用服務，根據(jù)需要編制檔案資料匯編、專題資料等。2.對于涉及公司重大決策、重要業(yè)務活動等方面的檔案，檔案管理部門應主動提供信息，為公司領導決策提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的歷史觀點，從公司的實際出發(fā)，準確判定檔案的價值。2.以國家有關檔案鑒定的規(guī)定為依據(jù)，結合公司的具體情況，確定檔案的保管期限和鑒定銷毀標準。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門檔案兼職管理人員及相關業(yè)務人員組成。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否反映公司的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案的保存價值和現(xiàn)實利用價值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出鑒定意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經公司分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、方式、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應定期報送公司領導和上級檔案管理部門。（二）移交工作1