檔案查閱制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工，以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護公司/組織的商業(yè)秘密和其他重要信息安全。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員和部門的檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱檔案。4.規(guī)范有序原則：檔案查閱應(yīng)按照規(guī)定的程序和流程進行，確保查閱工作有序開展。二、檔案查閱權(quán)限（一）內(nèi)部人員查閱權(quán)限1.公司高層管理人員：公司高層管理人員因工作需要，有權(quán)查閱公司各類檔案，包括但不限于財務(wù)檔案、人事檔案管理、業(yè)務(wù)合同、項目文檔等。2.部門負責(zé)人：部門負責(zé)人可查閱本部門及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，以了解工作進展、決策依據(jù)等情況。查閱范圍包括部門工作計劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)文件、會議記錄等。3.普通員工：普通員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案。查閱范圍一般限于本人參與的項目文檔、工作記錄等。（二）外部人員查閱權(quán)限1.合作單位：與公司/組織有合作關(guān)系的單位，因合作項目需要查閱相關(guān)檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點由專人陪同查閱。查閱范圍僅限于與合作項目直接相關(guān)的檔案。2.政府部門及其他監(jiān)管機構(gòu)：政府部門及其他監(jiān)管機構(gòu)依法履行職責(zé)需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織負責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。查閱范圍應(yīng)嚴格限定在監(jiān)管工作所需的檔案內(nèi)容。3.律師事務(wù)所等中介機構(gòu)：律師事務(wù)所等中介機構(gòu)因代理公司/組織相關(guān)法律事務(wù)需要查閱檔案的，應(yīng)提交律師事務(wù)所介紹信、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，經(jīng)公司/組織法律事務(wù)部門審核并報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在規(guī)定時間和地點查閱。查閱范圍應(yīng)與法律事務(wù)相關(guān)。三、檔案查閱申請與審批（一）申請流程1.內(nèi)部人員申請查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。申請表由申請人所在部門負責(zé)人簽字確認。2.外部人員申請查閱檔案時，應(yīng)按照上述權(quán)限要求提交相關(guān)證明文件，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核后報領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.《檔案查閱申請表》提交后，審批人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批。審批通過的，申請表交檔案管理部門備案，并安排查閱事宜；審批不通過的，應(yīng)及時向申請人說明理由。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，應(yīng)經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。四、檔案查閱方式與場所（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：一般情況下，檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，由檔案管理人員提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.復(fù)制查閱：對于因特殊原因需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制份數(shù)應(yīng)根據(jù)實際需要確定，不得超過合理范圍。（二）查閱場所檔案查閱應(yīng)在專門的檔案查閱室進行，查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，確保查閱工作的順利進行。查閱室應(yīng)保持安靜、整潔，不得在室內(nèi)吸煙、飲食等。五、檔案查閱登記與記錄（一）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對每一次檔案查閱進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息。2.查閱登記應(yīng)使用專門的《檔案查閱登記表》，登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。（二）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)記錄查閱人員在查閱過程中的行為，如是否遵守查閱規(guī)定、是否有損壞檔案等情況。查閱記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。六、檔案安全與保密要求（一）安全要求1.查閱人員在查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得隨意涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時向檔案管理人員報告。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還原位，由檔案管理人員進行核對和整理。（二）保密要求1.查閱人員應(yīng)對查閱過程中知悉的公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等信息予以保密，不得泄露給任何第三方。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案查閱情況進行保密，不得向無關(guān)人員透露查閱人員的信息及查閱內(nèi)容。七、檔案查閱期限（一）一般規(guī)定檔案查閱期限應(yīng)根據(jù)查閱目的和檔案性質(zhì)確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（二）特殊情況對于涉及重大項目或重要事項的檔案查閱，查閱期限可根據(jù)實際需要適當(dāng)延長，但最長不得超過[X]個工作日。延長查閱期限的申請應(yīng)詳細說明原因和預(yù)計查閱時間。八、違規(guī)處理（一）內(nèi)部人員違規(guī)處理1.內(nèi)部人員違反本制度規(guī)定查閱檔案的，由檔案管理部門給予警告，并責(zé)令其立即改正。2.因違規(guī)查閱導(dǎo)致檔案信息泄露或檔案損壞的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）外部人員違規(guī)處理1.外部人員違反本制度規(guī)定查閱檔案的，公司/組織有權(quán)終止查閱申請，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.因外部人員違規(guī)查閱給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究其賠償責(zé)任，并視情節(jié)輕重采取進一步的法律措施。九、附則（