檔案指導(dǎo)聯(lián)系制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案指導(dǎo)聯(lián)系制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的指導(dǎo)與聯(lián)系工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門(mén)在檔案管理中的職責(zé)，確保檔案管理工作的一致性和規(guī)范性。3.全程指導(dǎo)原則：對(duì)檔案管理工作的全過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)，包括檔案的形成、收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目、上架等環(huán)節(jié)，確保檔案質(zhì)量。4.高效利用原則：注重檔案的開(kāi)發(fā)利用，提高檔案的查閱效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)各部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作。2.集中管理公司各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、上架等整理工作，確保檔案的有序存放。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收和征集工作，對(duì)各部門(mén)移交的檔案進(jìn)行審核和驗(yàn)收。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。7.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的形成、收集、整理和保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)形成的檔案移交公司檔案管理部門(mén)歸檔。4.積極配合公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)或公司檔案管理的具體工作，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，熟練運(yùn)用檔案管理軟件，做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目、上架等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的日常保管和維護(hù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。5.積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案。6.參加公司組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門(mén)在工作中應(yīng)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的文件材料，確保文件材料能夠反映工作的全過(guò)程和實(shí)際情況。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，字跡清晰，圖像完整，便于長(zhǎng)期保存。3.電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行形成和管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的文件材料；公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料；公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料；公司合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等文件材料；公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件材料；公司人事檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等文件材料；公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量管理等方面的文件材料；公司對(duì)外宣傳、交流、合作等活動(dòng)中形成的文件材料；其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）檔案收集時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行收集整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后一周內(nèi)收集齊全。3.對(duì)于年度性文件材料，應(yīng)在次年上半年完成收集整理并移交公司檔案管理部門(mén)歸檔。（四）檔案收集程序1.各部門(mén)檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集工作，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理。2.對(duì)整理后的文件材料進(jìn)行分類(lèi)，確定檔案類(lèi)別和保管期限。3.將分類(lèi)后的文件材料移交公司檔案管理部門(mén)，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（二）檔案整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成卷，編制案卷目錄。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成卷，編制項(xiàng)目檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案整理：按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄，裝訂成冊(cè)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）檔案歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門(mén)歸檔。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案整理符合規(guī)范要求。3.公司檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核和驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門(mén)重新整理。（四）檔案歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿后移交公司檔案管理部門(mén)歸檔。4.人事檔案應(yīng)在員工離職或檔案材料發(fā)生變動(dòng)后及時(shí)歸檔。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。2.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生安全事故。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。2.遵循方便利用原則，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。3.遵循依法依規(guī)原則，按照國(guó)家有關(guān)檔案利用的規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行檔案利用工作。（二）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。3.個(gè)人因特殊原因需要查閱本人檔案的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。（三）檔案借閱程序1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司檔案管理部門(mén)審核。3.公司檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并填寫(xiě)檔案借閱登記薄。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（四）檔案利用方式1.查閱檔案：借閱人可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。2.借閱檔案原件：借閱人如需借閱檔案原件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案原件，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失。3.檔案咨詢(xún)：公司員工可就檔案相關(guān)問(wèn)題向檔案管理部門(mén)咨詢(xún)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)給予解答。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定原則1.遵循全面審查原則，對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管狀況等進(jìn)行全面審查。2.遵循價(jià)值鑒定原則，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的鑒定結(jié)論。3.遵循集體鑒定原則，成立檔案鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)論的客觀性和公正性。（二）檔案鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員代表等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案鑒定意見(jiàn)。（三）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)文件的重要程度、保存價(jià)值、保管期限等因素進(jìn)行鑒定。對(duì)反映公司主要職能活動(dòng)、具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的文件，應(yīng)長(zhǎng)期保存；對(duì)一般性文件，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。2.科技檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)項(xiàng)目的重要性、技術(shù)水平、應(yīng)用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。對(duì)重大科技項(xiàng)目、關(guān)鍵技術(shù)文件等，應(yīng)長(zhǎng)期保存；對(duì)一般性科技文件，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。3.會(huì)計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行鑒定。對(duì)涉及財(cái)務(wù)收支、債權(quán)債務(wù)等重要會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等，應(yīng)長(zhǎng)期保存；對(duì)一般性會(huì)計(jì)檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。4.人事檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行鑒定。對(duì)員工的重要人事資料、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等，應(yīng)長(zhǎng)期保存；對(duì)一般性人事檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（四）檔案銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱和利用。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目、上架、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的自動(dòng)化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)加密、用戶(hù)認(rèn)證、訪問(wèn)控制、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息化建設(shè)實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定公司檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和措施。2.實(shí)施階段：按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，組織開(kāi)展檔案數(shù)字化、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)等工作。3.驗(yàn)收階段：對(duì)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，確保項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。4.運(yùn)行維護(hù)階段：建立檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)機(jī)制，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案利用情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合公司檔案管理部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供有關(guān)檔案管理工作的情況和資料。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)