檔案要事會(huì)商制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，規(guī)范檔案要事會(huì)商行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理相關(guān)要事處理過程中的會(huì)商活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)商活動(dòng)合法合規(guī)。2.實(shí)事求是原則：以客觀事實(shí)為依據(jù)，準(zhǔn)確反映檔案管理中的問題及解決方案。3.科學(xué)民主原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛征求意見，運(yùn)用科學(xué)方法進(jìn)行分析和決策。4.高效協(xié)作原則：明確各部門職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)作配合，提高會(huì)商效率，及時(shí)解決檔案要事。二、會(huì)商組織與職責(zé)（一）會(huì)商小組組成1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人：擔(dān)任會(huì)商小組組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)組織和主持會(huì)商會(huì)議，協(xié)調(diào)各方意見，推動(dòng)會(huì)商工作順利進(jìn)行。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表：根據(jù)檔案要事涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門選派熟悉業(yè)務(wù)的人員參加會(huì)商。3.檔案管理人員：負(fù)責(zé)提供檔案管理的專業(yè)意見和建議，協(xié)助整理和分析相關(guān)檔案資料。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)召集和主持會(huì)商會(huì)議，確定會(huì)商議題、時(shí)間、地點(diǎn)和參會(huì)人員。組織對(duì)檔案要事進(jìn)行全面分析，引導(dǎo)各方充分發(fā)表意見，形成會(huì)商結(jié)論。監(jiān)督會(huì)商結(jié)論的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表結(jié)合本部門業(yè)務(wù)實(shí)際，提供與檔案要事相關(guān)的業(yè)務(wù)背景、流程及需求等信息。對(duì)會(huì)商議題進(jìn)行深入研究，提出針對(duì)性的意見和建議，積極參與討論和決策。負(fù)責(zé)將會(huì)商結(jié)論傳達(dá)至本部門，并組織落實(shí)相關(guān)工作。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)收集、整理和提供與會(huì)商議題相關(guān)的檔案資料，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案資料進(jìn)行分析和解讀，為會(huì)商提供專業(yè)支持。記錄會(huì)商過程和結(jié)果，整理形成會(huì)商紀(jì)要，并按照規(guī)定進(jìn)行存檔。三、會(huì)商議題確定（一）議題來源1.檔案管理工作中的重大事項(xiàng)：如檔案管理制度的修訂、檔案信息化建設(shè)規(guī)劃、檔案庫房建設(shè)與改造等。2.涉及重要檔案的處置：包括重要檔案的鑒定、銷毀、移交等。3.檔案利用過程中出現(xiàn)的突出問題：如檔案查閱權(quán)限爭(zhēng)議、檔案信息安全事故等。4.公司內(nèi)部管理對(duì)檔案工作提出的新要求：如配合公司戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)重組等需要進(jìn)行的檔案管理工作調(diào)整。（二）議題提出與篩選1.各部門或員工可根據(jù)工作實(shí)際，向檔案管理部門提出會(huì)商議題建議。2.檔案管理部門對(duì)收到的議題建議進(jìn)行初步篩選，對(duì)于符合會(huì)商范圍且具有重要性、緊迫性的議題，提交會(huì)商小組討論確定。3.在確定會(huì)商議題時(shí)，應(yīng)明確議題的核心問題、背景情況、預(yù)期目標(biāo)以及需要重點(diǎn)討論的方面，以便參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。四、會(huì)商準(zhǔn)備（一）資料收集1.檔案管理部門根據(jù)會(huì)商議題，收集相關(guān)檔案資料，包括文件、記錄、報(bào)表、圖表等。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照要求提供與議題相關(guān)的業(yè)務(wù)資料，如業(yè)務(wù)流程文檔、項(xiàng)目資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。3.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，確保資料的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性，便于在會(huì)商中查閱和分析。（二）參會(huì)人員準(zhǔn)備1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人提前通知參會(huì)人員會(huì)商的議題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并明確參會(huì)人員需準(zhǔn)備的資料和發(fā)言要點(diǎn)。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真研究會(huì)商議題，結(jié)合所掌握的資料和實(shí)際工作情況，準(zhǔn)備好個(gè)人發(fā)言內(nèi)容，提出切實(shí)可行的意見和建議。五、會(huì)商程序（一）會(huì)議開場(chǎng)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人介紹會(huì)商議題的背景、目的和議程安排。2.簡(jiǎn)要說明各方在檔案要事處理中的職責(zé)和期望，營(yíng)造良好的會(huì)商氛圍。（二）情況匯報(bào)與分析1.檔案管理人員對(duì)與議題相關(guān)的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)匯報(bào)，包括檔案現(xiàn)狀、存在問題、已采取的措施及效果等。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表介紹業(yè)務(wù)方面的情況，如業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)、對(duì)檔案工作的影響等，為會(huì)商提供業(yè)務(wù)背景支持。3.各方結(jié)合匯報(bào)內(nèi)容，對(duì)檔案要事進(jìn)行深入分析，查找問題根源，探討可能的解決方案。（三）討論與決策1.參會(huì)人員圍繞議題展開充分討論，可以從不同角度發(fā)表意見和建議，包括對(duì)現(xiàn)有方案的評(píng)價(jià)、新方案的構(gòu)思等。2.在討論過程中，應(yīng)注重溝通與交流，尊重他人意見，避免片面和主觀的判斷。3.會(huì)商小組根據(jù)討論情況，綜合考慮各種因素，進(jìn)行科學(xué)決策，形成會(huì)商結(jié)論。會(huì)商結(jié)論應(yīng)明確、具體，具有可操作性。（四）會(huì)議總結(jié)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)商會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，梳理會(huì)商過程中的主要觀點(diǎn)和達(dá)成的共識(shí)，再次強(qiáng)調(diào)會(huì)商結(jié)論的重要性和執(zhí)行要求。2.對(duì)會(huì)商過程中提出的意見和建議進(jìn)行歸納整理，以便后續(xù)參考和借鑒。六、會(huì)商紀(jì)要（一）記錄要求1.會(huì)商紀(jì)要由檔案管理人員負(fù)責(zé)記錄，應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)商過程中的發(fā)言內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。2.記錄語言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)和模糊的表述，確保紀(jì)要能夠真實(shí)反映會(huì)商情況。（二）內(nèi)容構(gòu)成1.會(huì)議基本信息：包括會(huì)商會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。2.議題概述：簡(jiǎn)要介紹會(huì)商議題的核心問題、背景情況及預(yù)期目標(biāo)。3.會(huì)商過程記錄：按照發(fā)言順序，記錄各方的主要觀點(diǎn)和意見，重點(diǎn)記錄討論的焦點(diǎn)問題及解決方案的探討過程。4.會(huì)商結(jié)論：明確記錄會(huì)商達(dá)成的最終結(jié)論，包括決策事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)間等。5.其他事項(xiàng)：記錄會(huì)議中提出的其他重要事項(xiàng)或需要后續(xù)跟進(jìn)的問題。（三）審核與存檔1.會(huì)商紀(jì)要初稿形成后，先由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.將審核后的會(huì)商紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員征求意見，如有異議，及時(shí)進(jìn)行修改完善。3.最終確定的會(huì)商紀(jì)要按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，作為檔案要事處理的重要依據(jù)和歷史記錄。七、會(huì)商結(jié)論執(zhí)行與監(jiān)督（一）任務(wù)分解與傳達(dá)1.根據(jù)會(huì)商結(jié)論，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任部門和責(zé)任人，制定詳細(xì)的任務(wù)分解表。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)將會(huì)商結(jié)論及任務(wù)分解表傳達(dá)至各責(zé)任部門，確保相關(guān)人員清楚了解工作要求和目標(biāo)。（二）執(zhí)行跟蹤1.責(zé)任部門按照任務(wù)分解表制定具體的工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.檔案管理部門定期對(duì)會(huì)商結(jié)論的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或偏差，及時(shí)提交會(huì)商小組進(jìn)行再次討論，調(diào)整解決方案，確保會(huì)商結(jié)論得到有效執(zhí)行。（三）效果評(píng)估1.在會(huì)商結(jié)論執(zhí)行完成后，檔案管理部門組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括工作目標(biāo)的完成情況、對(duì)檔案管理工作及公司業(yè)務(wù)的影響、成本效益分析等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，